Bureaux Virtuels à Bangkok : Avantages, Tarifs, Emplacements

La Thaïlande a toujours été un lieu idéal pour les nomades numériques et est actuellement aussi un point chaud pour les startups. Cela dit, les bureaux virtuels sont la solution parfaite lorsque vous démarrez une entreprise mais que vous n’êtes pas encore prêt à louer un espace de bureau. 

De cette façon, vous pouvez établir une adresse d’entreprise, trouver des clients et faire croître votre entreprise sans avoir à vous soucier de tous les coûts généraux supplémentaires.

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Qu’est-ce qu’un Bureau Virtuel ?

Si vous avez une entreprise à distance en Thaïlande qui s’occupe d’affaires internationales, vous pourriez vouloir un bureau virtuel. Au lieu d’un bureau physique, vous pouvez louer une adresse professionnelle que vous pouvez utiliser pour recevoir du courrier et gérer d’autres tâches liées aux affaires.

Les bureaux virtuels offrent généralement des services tels que la gestion du courrier, la réponse téléphonique et le soutien administratif virtuel.

Cela signifie que vous pouvez gérer une entreprise en Thaïlande avec une adresse professionnelle thaïlandaise, mais vous n’avez pas d’espace physique réel.

Avantages

Il y a de nombreux avantages à avoir un bureau virtuel.

• Coût : Louer un bureau virtuel peut réduire considérablement vos dépenses de bureau. Pour économiser de l’argent pendant la pandémie, un ami a choisi de quitter son espace de bureau loué et de relocaliser son agence de branding numérique virtuellement en 2021. Un an plus tard, il pense que c’était la meilleure décision car les revenus supplémentaires qu’il a économisés en supprimant le loyer mensuel et les charges lui ont permis de développer son entreprise plus rapidement que s’il était resté dans son bureau à 60 000 bahts par mois sur Rama 9. 
• Praticité : Le deuxième avantage est la commodité. Vous obtenez tout ce dont vous avez besoin pour créer une entreprise et cela facilite un peu les démarches administratives.
• Création d’entreprise : Troisièmement, si vous êtes une nouvelle entreprise, établir un bureau virtuel est un excellent moyen de mettre un pied en Thaïlande et de commencer à générer des prospects.

C’est particulièrement utile pour les entreprises détenues par des étrangers en Thaïlande, un emplacement physique transmet l’idée aux clients locaux, aux fournisseurs et aux employés que votre entreprise est établie ici en Thaïlande plutôt que de fonctionner à partir d’une adresse résidentielle. 

Certains bureaux virtuels faisant partie d’un bureau avec services offriront des forfaits où vous pouvez utiliser les salles de réunion et les salons d’affaires quelques fois par mois. Vous pouvez essentiellement profiter de bénéfices similaires à un bureau avec services pour une fraction du prix.

En savoir plus : Bureaux avec services à Bangkok : Prix, Avantages et Emplacements

Exigences

Comparé à la location d’un espace de bureau à Bangkok, créer un bureau virtuel est un processus beaucoup plus simple qui implique quelques contrats et documents.

Le processus est facile et rapide si tout ce dont vous avez besoin est une adresse professionnelle temporaire pour la correspondance officielle de l’entreprise, y compris les mailings, les sites Web et les cartes professionnelles.

Cependant, si vous souhaitez créer une adresse enregistrée en Thaïlande pour votre entreprise ou obtenir un permis de travail et un visa, il y a quelques conditions préalables qui doivent être remplies avant de créer un bureau virtuel ici. 

Entreprises enregistrées

Les bureaux virtuels sont idéaux pour ceux qui ont une entreprise enregistrée et cherchent à réduire les coûts généraux, ainsi que pour ceux qui exploitent une entreprise basée en Thaïlande depuis l’étranger.

De plus, les bureaux virtuels peuvent aider ceux qui souhaitent enregistrer une entreprise en Thaïlande et ont besoin d’une adresse approuvée pour l’enregistrement de l’entreprise auprès du Département du Développement des Entreprises (DBD) ou du Département des Recettes (TVA).

Si vous avez déjà une entreprise enregistrée dans un autre pays et souhaitez l’enregistrer en Thaïlande, il y a des avocats ici qui peuvent vous aider dans ce processus. Vous pouvez utiliser notre formulaire d’Aide Légale en Thaïlande pour entrer en contact direct avec des cabinets d’avocats qui répondent à vos besoins. 

En savoir plus :

• Enregistrement de société en Thaïlande pour les étrangers
• Comment obtenir un certificat d’enregistrement de TVA en Thaïlande

En tant qu’entreprise enregistrée en Thaïlande, votre adresse de bureau virtuel peut servir de siège social légal pour votre entreprise. Un panneau portant le nom de votre entreprise sera installé à l’emplacement du bureau. 

De plus, le hall d’entrée de votre immeuble de bureaux comportera un panneau d’annuaire où le nom de votre entreprise sera affiché. 

Voici les étapes à suivre pour créer votre bureau virtuel :

1. Choisissez votre forfait de bureau virtuel et la durée du contrat
2. Soumettez une copie de votre passeport ou pièce d’identité
3. Soumettez une copie de la Réservation du Nom de votre Société (si votre entreprise n’est pas encore enregistrée auprès du DBD mais est en cours de création)
4. Soumettez une copie de l’Acte de Société (si votre entreprise est déjà enregistrée)

Vous devrez généralement acheter un forfait de Bureau Virtuel plus premium pour l’utiliser comme une adresse enregistrée approuvée par le DBD et la TVA. 

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Entreprises non enregistrées

En Thaïlande, la majorité des fournisseurs de bureaux virtuels vous permettront de créer un bureau virtuel même sans avoir une entité légale ou entreprise enregistrée en Thaïlande.

En tant qu’entreprise non enregistrée, vous pouvez toujours utiliser un bureau virtuel pour la gestion des courriers et le traitement ou le transfert des appels.

Malheureusement, il n’y aura pas d’indication ou de panneau de votre entreprise répertorié dans l’annuaire du fournisseur de bureaux ou à l’emplacement du bureau. Donc, si un de vos clients devait se rendre à votre adresse professionnelle, il ne verrait pas le nom de votre entreprise sur la liste.

De notre expérience, beaucoup de prestataires peuvent être un peu réticents à vous laisser créer un bureau virtuel sans entité légale en Thaïlande. Par conséquent, ils pourraient vous demander le type de courrier ou de colis que vous allez recevoir, la nature de votre entreprise, etc.

Dans ce cas, voici les étapes et les documents dont vous aurez besoin pour établir votre bureau virtuel en Thaïlande. Tout peut être complété par email en quelques jours tout au plus. 

1. Soumettez une demande pour le forfait qui vous intéresse (adresse postale uniquement, service de traitement des appels téléphoniques, etc.)
2. Fournissez une copie de votre passeport ou pièce d’identité
3. Signez un contrat

Types de forfaits de Bureaux Virtuels

La plupart des fournisseurs de bureaux virtuels réputés en Thaïlande offriront ces types de services :

gestion du courrier, service téléphonique, espace de bureau physique, personnel de soutien virtuel. Ces options varient en prix et en qualité selon chaque prestataire. Il est préférable de faire vos recherches pour voir quel service convient à vos besoins. 

Enregistrement de société

C’est peut-être le service le plus populaire pour les bureaux virtuels. Vous pouvez l’utiliser pour enregistrer une entreprise en Thaïlande auprès du Département du Développement des Entreprises. Nous l’avons utilisé une fois pour notre entreprise en Thaïlande et l’avons trouvé très pratique.

Le bureau virtuel vous fournit un ensemble de documents que vous pouvez utiliser pour enregistrer votre entreprise en Thaïlande. En ce qui concerne les services postaux et téléphoniques, le bureau virtuel gère tout. Nous ne devons le visiter qu’une fois par mois pour récupérer un peu de courrier.

Gestion du courrier

C’est généralement le service le moins coûteux et le plus populaire offert par un bureau virtuel. Vous aurez une adresse professionnelle pour recevoir et gérer le courrier et les colis. Si du courrier arrive pour vous, vous serez notifié par email. Ils conserveront également tout colis pour vous afin que vous puissiez le récupérer à tout moment.

Certaines entreprises réexpédieront même votre courrier moyennant des frais supplémentaires.

Service téléphonique

Ce service garantit que les appels entrants de votre entreprise seront traités de manière professionnelle par un centre d’appels dédié qui accueillera les appelants et les redirigera vers la personne appropriée. Vous avez la possibilité de contrôler où, quand et comment vos appels sont pris en charge. C’est particulièrement utile lorsque vous voyagez ou n’êtes pas disponible pour répondre aux appels téléphoniques.

Espace de bureau physique

Même si votre entreprise est entièrement gérée en ligne, il y aura toujours des moments où des interactions en face à face sont nécessaires. 

Si vous souscrivez à un package de bureau virtuel complet, vous recevrez probablement une allocation mensuelle de temps (souvent 6 heures) pour utiliser leur salle de réunion, leur bureau privé ou leur hot desk.

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Il s’agira d’un espace de coworking avec des équipements de bureau standard tels qu’un écran de projecteur, le WIFI et d’autres commodités. Si vous avez besoin de plus de temps au bureau, vous devrez peut-être envisager un bureau équipé 

Personnel de soutien virtuel 

Certains services de bureau virtuel incluent l’accès à un personnel de soutien administratif, comme des assistants virtuels, des avocats ou des comptables. C’est idéal pour les entreprises qui démarrent et n’ont pas les moyens d’embaucher un personnel à temps plein. 

Ils peuvent vous mettre en relation avec du personnel entièrement formé, talentueux et qualifié pour vous aider avec les besoins de votre entreprise que vous avez payés sur une base projet ou mensuelle.

Fournisseurs de bureaux virtuels

Voici une liste d’entreprises réputées de services de bureau virtuel à Bangkok. Le prix variera en fonction du statut de l’immeuble de bureaux et de l’adresse. N’hésitez pas à les contacter par téléphone ou par email pour en savoir plus sur leurs services. Avant de signer un contrat d’un an, vous devriez profiter des essais gratuits ou des visites qui pourraient être disponibles.

UnionSpace 

UnionSpace est l’un des plus grands fournisseurs multinationaux d’espaces de coworking en Asie. Ils ont actuellement quatre emplacements à Bangkok : Ekkamai, Ratchada, Chidlom, et Silom. Le site de Chiangmai ouvrira également dans un avenir proche. 

Caractéristiques

• Adresse enregistrée pour DBD & TVA 
• Gestion du courrier 
• Réponse téléphonique + Numéro local
• Utilisation de la salle de conférence
• Utilisation du studio photo
• Personnel de support disponible
• Assistance à l’enregistrement de l’entreprise 

Coûts

Le service d’adresse postale de base commence à 960 bahts par mois. L’ajout du service de réponse aux appels coûte un supplément de 1 000 THB par mois. Vous pouvez économiser jusqu’à 15 % si vous signez un contrat d’un an. Si vous souhaitez utiliser cette adresse pour l’enregistrement TVA et DBD, vous devez vous engager sur un contrat d’au moins un an à partir de 50 000 THB. 

Servcorp

Servcorp est une entreprise internationale de bureaux équipés fondée en Australie. Si vous recherchez une adresse d’affaires prestigieuse, les bureaux de Servcorp à Bangkok sont situés dans certains des immeubles de bureaux les plus populaires et haut de gamme de la ville. Les emplacements actuels se trouvent à Ploenchit, Wireless Road, Centralworld et Silom. 

Caractéristiques

• Adresse enregistrée pour DBD & TVA 
• Gestion du courrier
• Réponse téléphonique + Numéro local
• Utilisation de la salle de réunion
• Salons d’affaires en coworking
• Accès aux bureaux Servcorp dans le monde entier 
• Personnel de support disponible 
• Assistance à l’enregistrement de l’entreprise & au permis de travail 

Coûts

Le forfait de base d’adresse de Servcorp coûte 2 320 THB par mois, tandis que le forfait complet de bureau virtuel coûte 3 920 THB par mois et inclut toutes les caractéristiques énoncées ci-dessus.

Spaces

Spaces est un autre espace de travail hybride international offrant des espaces de coworking, des bureaux équipés et des bureaux virtuels. Spaces est assez similaire à WeWork en termes de communauté et de design. 

Ils font partie de la même entreprise que Regus, le plus grand fournisseur d’espaces de travail au monde. Spaces dispose actuellement de quatre emplacements à Bangkok : Empire Tower, Chamchuri Square, Summer Hill, et Phahon 19. 

Caractéristiques

• Adresse enregistrée
• Gestion du courrier
• Réponse téléphonique 
• Accès aux événements de réseautage
• Accès aux salons d’affaires Spaces dans le monde entier
• Utilisation de bureaux privés & Hot Desks
• Réductions sur certains produits et services à l’échelle mondiale 

Coûts

Les tarifs mensuels débutent à 3 390 THB. Si vous souhaitez assister à des événements de réseautage et utiliser les salons d’affaires de Spaces, vous devez au moins acheter leur forfait Virtual Office Plus, qui commence à 4 790 THB par mois.

Antares

Antares Office est une société de bureaux équipés boutique à Bangkok. Ils n’ont qu’un seul emplacement à Phrom Pong, à côté du centre commercial EmQuartier. Ils font partie du groupe Antares, qui est une entreprise de services complets fournissant des services juridiques, fiscaux, comptables et d’enregistrement d’entreprises aux entrepreneurs et sociétés étrangers en Thaïlande et en Chine. 

Caractéristiques

• Boîte aux lettres
• Réponse téléphonique + Numéro local 
• Adresse enregistrée pour DBD & TVA 
• Accès au salon d’affaires
• Utilisation de Hot Desk
• Personnel de support disponible via Antares Group 
• Réductions sur certains produits et services à Bangkok

Coûts

Antares n’autorise que des contrats de 6 mois et 12 mois. Le service de boîte aux lettres commence à 900 THB par mois pour un contrat de 12 mois. Cependant, si vous souhaitez utiliser l’adresse Antares pour créer une société, cela vous coûtera 7 000 THB par mois.

Ils facturent des frais d’installation unique de 6 000 THB qui incluent tous les documents dont vous avez besoin pour créer votre entreprise et également placer votre enseigne d’entreprise devant votre bureau et sur leur panneau d’annuaire.

Mentions honorables

Bangkok abrite de nombreux fournisseurs de bureaux virtuels. Voici quelques autres options réputées au cœur de la ville qui offrent une adresse d’affaires de choix et toutes les commodités que vous pourriez souhaiter d’un bureau virtuel.

• Regus – 23 emplacements à Bangkok, départ en moyenne à 2 500 THB par mois

• CEO Suite – Ploenchit, à partir de 1 250 THB par mois

• The Urban Office – Sukhumvit, à partir de 2 300 THB par mois

• Linuxx Office – Phrom Phong, à partir de 3 000 THB par mois

• Commonground – Rama 9 & Central World, à partir de 1 800 THB par mois 

Maintenant, à vous

Avec l’augmentation du nombre de petites entreprises ces dernières années, la popularité des bureaux virtuels a également grimpé. Bien que les bureaux virtuels soient une option économique et simple pour lancer et développer une entreprise en Thaïlande, vous devriez réfléchir à l’impact sur la satisfaction des clients. Essayez différents bureaux virtuels jusqu’à ce que vous trouviez celui qui convient à votre clientèle. Examinez l’emplacement en ligne et en personne pour voir s’il correspond à l’image de votre entreprise. 

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