Oficinas virtuales en Bangkok: beneficios, precios, ubicaciones

Tailandia siempre ha sido un lugar ideal para los nómadas digitales y actualmente es un punto de referencia para las start-ups también. Dicho esto, las oficinas virtuales son la solución perfecta cuando estás iniciando una empresa pero aún no estás listo para alquilar un espacio de oficina. 

De esta manera, puedes establecer una dirección de empresa, encontrar clientes y hacer crecer tu empresa sin tener que preocuparte por todos los costes generales adicionales.

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¿Qué es una Oficina Virtual?

Si tienes una empresa remota en Tailandia que se ocupa de negocios internacionales, es posible que desees obtener una oficina virtual. En lugar de una oficina física, puedes alquilar una dirección comercial profesional que puedes usar para recibir correo y manejar otras tareas relacionadas con el negocio.

Las oficinas virtuales suelen ofrecer servicios como recepción de correo, contestación telefónica y soporte administrativo virtual.

Esto significa que puedes gestionar un negocio en Tailandia con una dirección comercial tailandesa, pero simplemente no tienes un espacio físico real.

Beneficios

Hay muchos beneficios al obtener una oficina virtual.

• Costo: Alquilar una oficina virtual puede disminuir significativamente los gastos de oficina. Como una forma de ahorrar dinero durante la pandemia, un amigo optó por dejar su espacio de oficina alquilado y trasladar virtualmente su agencia de branding digital en 2021. Un año después, cree que fue la mejor decisión ya que los ingresos extra que ahorró al eliminar el alquiler mensual y los gastos de utilidades le permitieron construir su negocio más rápidamente que si se hubiera quedado en su espacio de oficina de 60,000 bahts al mes en Rama 9. 
• Comodidad: El segundo punto a favor es la comodidad. Obtienes todo lo que necesitas para establecer una empresa y hace que los trámites sean un poco más sencillos. 
• Establecimiento de Empresa: En tercer lugar, si eres una empresa nueva, establecer una oficina virtual es una excelente manera de abrirte camino en Tailandia y comenzar a generar clientes potenciales. 

Esto es particularmente útil para las empresas extranjeras en Tailandia, ya que una ubicación física transmite la idea a los clientes locales, proveedores y empleados de que tu empresa está establecida aquí en Tailandia en lugar de operar desde una dirección residencial. 

Algunas oficinas virtuales que forman parte de una oficina de servicios ofrecerán paquetes donde puedes usar las salas de reuniones y salones de negocios unas cuantas veces al mes. Básicamente, puedes disfrutar de beneficios similares a los de una oficina con servicios a una fracción del precio. 

Leer más: Oficinas con Servicios en Bangkok: Precios, Beneficios y Ubicaciones

Requisitos 

Al comparar con Alquilar un espacio de oficina en Bangkok, establecer una oficina virtual es un proceso mucho más simple que involucra algunos contratos y documentación.

El proceso es fácil y rápido si todo lo que necesitas es una dirección comercial temporal para correspondencia oficial de la empresa, incluyendo envíos de correo, sitios web y tarjetas de presentación.

Sin embargo, si deseas crear una dirección registrada en Tailandia para tu empresa o recibir un permiso de trabajo y visa, hay algunos requisitos previos que deben cumplirse antes de establecer una oficina virtual aquí. 

Empresas Registradas 

Las oficinas virtuales son ideales para aquellos que tienen una empresa registrada y buscan reducir los costos generales, así como para aquellos que operan un negocio con base en Tailandia desde el extranjero. 

Además, las oficinas virtuales pueden ayudar a aquellos que desean registrar una empresa en Tailandia y requieren una dirección aprobada para el registro de la empresa con el Departamento de Desarrollo Empresarial (DBD) o el Departamento de Ingresos (IVA).

Si ya tienes una empresa registrada en otro país y deseas registrarla en Tailandia, hay abogados aquí que pueden ayudarte con este proceso. Puedes utilizar nuestro Obtener Asistencia Legal en Tailandia formulario para contactar directamente con despachos legales que se ajusten a tus necesidades. 

Aprende más: 

• Registro de Empresas en Tailandia para Extranjeros 
• Cómo obtener un certificado de registro de IVA en Tailandia

Como empresa registrada en Tailandia, la dirección de tu oficina virtual puede usarse como la sede legal de tu empresa. Habrá un cartel con el nombre de tu empresa instalado en la ubicación de la oficina. 

Además, el vestíbulo de tu edificio de oficinas contará con un tablón de directorio donde aparecerá el nombre de tu empresa. 

Aquí están los pasos a seguir para configurar tu oficina virtual:

1. Elige tu paquete de oficina virtual y la duración del contrato
2. Envía una copia de tu pasaporte o identificación
3. Envía una copia de la Reserva del Nombre de tu Empresa (si tu empresa aún no está registrada en el DBD pero actualmente está en proceso)
4. Envía una copia de la Escritura de tu Empresa (si tu empresa ya está registrada)

Por lo general, necesitarás adquirir un paquete de Oficina Virtual más premium para usarlo como una dirección registrada aprobada por el DBD y el IVA. 

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Empresas No Registradas 

En Tailandia, la mayoría de los proveedores de oficinas virtuales te permitirán configurar una oficina virtual incluso sin tener una entidad legal o empresa registrada en Tailandia. 

Como una empresa no registrada, aún puedes utilizar una oficina virtual para manejo de correo y contestación o desvío de llamadas. 

Desafortunadamente, no habrá indicación ni señalización de tu empresa en el directorio del proveedor de oficinas o la ubicación del espacio de oficinas. Entonces, si uno de tus clientes llegara a tu dirección comercial, no vería el nombre de tu empresa listado.

Nuestra experiencia muestra que muchos proveedores pueden estar un poco cautelosos al permitir que configures una oficina virtual sin tener una entidad legal en Tailandia. Por lo tanto, pueden preguntar sobre el tipo de correo o paquetes que recibirás, la naturaleza de tu empresa, etc.

En este caso, aquí están los siguientes pasos y documentos que necesitarás para configurar tu oficina virtual en Tailandia. Todo se puede completar por correo electrónico en unos pocos días como máximo. 

1. Envía una solicitud para el paquete en el que estás interesado (solo dirección de correo, servicio de correo y respuesta telefónica, etc.)
2. Proporciona una copia de tu pasaporte o identificación
3. Firma un acuerdo de contrato

Tipos de Paquetes de Oficinas Virtuales

La mayoría de los proveedores de oficinas virtuales de renombre en Tailandia ofrecerán estos tipos de servicios:

manejo de correo, servicio telefónico, espacio de oficina físico, personal de apoyo virtual. Estas opciones varían en precio y calidad según el proveedor. Es mejor que investigues para ver qué servicio se adapta a tus necesidades. 

Registro de Empresa

Este podría ser el servicio más popular para oficinas virtuales. Puedes usarlo para registrar una empresa en Tailandia con el Departamento de Desarrollo Empresarial. Lo usamos una vez para nuestra empresa en Tailandia y nos resultó muy conveniente.

La oficina virtual te proporciona un conjunto de documentos que puedes usar para registrar tu empresa en Tailandia. En cuanto a los servicios de correo y telefonía, la oficina virtual lo maneja todo. Solo necesitamos visitar una vez al mes para recoger algo de correo.

Gestión de Correo

Este es típicamente el servicio más económico y popular ofrecido por una oficina virtual. Tendrás una dirección profesional para recibir y gestionar correo y paquetes. Si llega algún correo para ti, serás notificado por correo electrónico. También guardarán cualquier paquete para que lo recojas en cualquier momento.

Algunas empresas incluso enviarán tu correo por una tarifa adicional. 

Servicio Telefónico

Este servicio asegura que las llamadas entrantes de tu empresa sean gestionadas profesionalmente por un centro de llamadas dedicado que recibirá a los llamantes y los redirigirá a la persona adecuada. Tienes la capacidad de controlar dónde, cuándo y cómo se contestan tus llamadas. Es particularmente útil cuando estás de viaje o no disponible para recibir llamadas telefónicas. 

Espacio de Oficina Física

Incluso si tu negocio se gestiona completamente en línea, aún habrá ocasiones en las que las interacciones cara a cara son necesarias. 

Si te suscribes a un paquete completo de oficina virtual, lo más probable es que recibas una asignación mensual de tiempo (a menudo 6 horas) para usar su sala de reuniones, oficina privada o hot desk.

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Esta será un área de coworking con servicios de oficina estándar, como una pantalla de proyector, WIFI y otras comodidades. Si necesitas más tiempo en la oficina, quizás debas ver una oficina con servicios 

Personal de Apoyo Virtual 

Algunos servicios de oficinas virtuales incluyen acceso a personal de apoyo administrativo, como asistentes virtuales, abogados o contables. Es ideal para empresas que están empezando y no tienen los medios para contratar personal a tiempo completo. 

Pueden conectarte con personal completamente capacitado, talentoso y calificado para ayudar con cualquier necesidad de la empresa que hayas pagado por proyecto o mensualmente.

Proveedores de Oficinas Virtuales

Aquí una lista de empresas de servicios de oficinas virtuales reputadas en Bangkok. El precio variará dependiendo del estado de la torre de oficinas y la dirección. No dudes en contactarlos por teléfono o correo electrónico para obtener más información sobre sus servicios. Antes de firmar un contrato de un año, deberías aprovechar cualquier prueba gratuita o tour que pueda estar disponible.

UnionSpace 

UnionSpace es uno de los mayores proveedores multinacionales de espacios de coworking en Asia. Actualmente tienen cuatro ubicaciones en Bangkok: Ekkamai, Ratchada, Chidlom y Silom. La ubicación en Chiangmai se abrirá en un futuro próximo también. 

Características

• Dirección Registrada para DBD & IVA 
• Recepción de Correo 
• Contestación Telefónica + Número Local
• Uso de Sala de Conferencias
• Uso del Estudio Fotográfico
• Personal de Apoyo Disponible
• Asistencia para Registro de Empresas 

Costos

El servicio básico de dirección postal comienza en 960 bahts al mes. Agregar el servicio de contestación telefónica cuesta 1,000 THB adicionales al mes. Puedes ahorrar hasta un 15% si firmas un contrato de un año. Si estás buscando usar esta dirección para la inscripción de IVA y DBD, debes comprometerte a un contrato de al menos un año que comienza en 50,000 THB. 

Servcorp

Servcorp es una empresa internacional de oficinas con servicios fundada en Australia. Si buscas una dirección comercial premium, las oficinas de Servcorp en Bangkok están situadas en algunas de las torres de oficinas más populares y de alto nivel de la ciudad. Las ubicaciones actuales están en Ploenchit, Wireless Road, Centralworld y Silom. 

Características

• Dirección Registrada para DBD & IVA 
• Gestión de Correo
• Contestación Telefónica + Número Local
• Uso de Sala de Reuniones
• Salones de Negocios Coworking
• Acceso a oficinas de Servcorp en todo el mundo 
• Personal de Apoyo Disponible 
• Asistencia para el Registro de Empresas y Permisos de Trabajo 

Costos

El paquete de dirección básica de Servcorp cuesta 2,320 THB al mes, mientras que el paquete completo de oficina virtual cuesta 3,920 THB al mes e incluye todas las características antes mencionadas.

Spaces

Spaces es otro espacio de trabajo híbrido internacional que ofrece espacios de coworking, oficinas con servicios y oficinas virtuales. Spaces es bastante similar a WeWork en términos de comunidad y diseño. 

Están bajo la misma empresa que Regus, el mayor proveedor de espacios de trabajo en el mundo. Spaces actualmente tiene cuatro ubicaciones en Bangkok: Empire Tower, Chamchuri Square, Summer Hill y Phahon 19. 

Características

• Dirección Registrada
• Gestión de Correo
• Contestación Telefónica 
• Acceso a Eventos de Networking
• Acceso a los Salones de Negocios de Spaces a nivel mundial
• Uso de oficina privada & Hot Desk
• Descuentos en productos y servicios seleccionados en todo el mundo 

Costos

Las tarifas mensuales comienzan en 3,390 THB. Si deseas asistir a eventos de networking y utilizar los salones de negocios de Spaces, debes adquirir al menos su paquete de Oficina Virtual Plus, que comienza en 4,790 THB al mes.

Antares

Antares Office es una empresa boutique de oficinas con servicios en Bangkok. Solo tienen una ubicación en Phrom Pong, al lado del centro comercial EmQuartier. Son parte del Antares Group, que es una firma de servicio completo que proporciona servicios legales, fiscales, contables y de registro de empresas a empresarios y corporaciones extranjeras en Tailandia y China. 

Características

• Buzón
• Contestación Telefónica + Número Local 
• Dirección Registrada para DBD & IVA 
• Acceso al Salón de Negocios
• Uso del Hot Desk
• Personal de Apoyo Disponible a través del Grupo Antares 
• Descuentos en productos y servicios seleccionados en Bangkok

Costos

Antares solo permite contratos de 6 meses y 12 meses. El servicio de buzón comienza en 900 THB al mes por un contrato de 12 meses. Sin embargo, si deseas usar la dirección de Antares para establecer una empresa, te costará 7,000 THB al mes.

Cargan una tarifa adicional de configuración única de 6,000 THB que incluye todos los documentos necesarios para establecer tu empresa y también tener la señalización del nombre de tu empresa colocada frente a tu oficina y en su directorio.

Menciones Honorables

Bangkok es el hogar de varios proveedores de oficinas virtuales. Aquí hay algunas opciones más reputadas en el corazón de la ciudad que ofrecen una dirección comercial de primera y todas las comodidades que podrías desear de una oficina virtual.

• Regus – 23 ubicaciones en Bangkok, promedio a partir de 2,500 THB al mes

• CEO Suite – Ploenchit, empieza en 1,250 THB al mes

• The Urban Office – Sukhumvit, empieza en 2,300 THB al mes

• Linuxx Office – Phrom Phong, comienza en 3,000 THB al mes

• Commonground – Rama 9 & Central World, empieza en 1,800 THB al mes 

Ahora, es tu turno

A medida que el número de pequeñas empresas ha crecido en los últimos años, también lo ha hecho la popularidad de las oficinas virtuales. Aunque las oficinas virtuales son una opción económica y sin complicaciones para lanzar y expandir un negocio en Tailandia, deberías considerar el impacto en la satisfacción del cliente. Prueba diferentes oficinas virtuales hasta que encuentres una que funcione para tu cliente. Examina la ubicación en línea y en persona para ver si se ajusta a la imagen de tu empresa.