Le guide complet pour embaucher du personnel virtuel

Dans le monde actuel, l’embauche de personnel virtuel est devenue une méthode acceptée pour les entrepreneurs et les entreprises de trouver des employés compétents.

Beaucoup se tournent vers le personnel virtuel pour les aider à accomplir des projets quotidiens et à long terme — et maintenant vous pouvez faire de même. Mais avant de commencer vos recherches, il est judicieux d’en apprendre le plus possible sur l’embauche de personnel virtuel.

Ceci dit, ce guide vous guide pas à pas à travers le processus de recherche et d’embauche pour que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre temps et embaucher le bon personnel virtuel.

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Qu’est-ce que le personnel virtuel ?

Le personnel virtuel est composé de personnes qui travaillent pour votre entreprise depuis un endroit distant. Ils s’occupent de tâches comme vérifier et répondre aux emails, gérer votre emploi du temps, concevoir des sites web, éditer des vidéos, et plus encore.

Le personnel virtuel travaille généralement pour vous en tant que freelance. Ils peuvent travailler pour vous à plein temps ou bien pour vous et d’autres employeurs.

C’est à vous de décider combien de temps vous avez besoin de quelqu’un, et vous pouvez trouver des employés qui ont la disponibilité pour répondre à vos besoins.

De plus, vous pouvez embaucher des personnes pour faire un travail continu, des missions ponctuelles ou un mélange des deux.

Le personnel virtuel peut effectuer des tâches que vous ne seriez normalement pas en mesure de vous offrir car ils vivent dans des pays où le coût de la vie est beaucoup plus bas qu’aux États-Unis ou dans d’autres pays occidentaux.

Cela signifie que vous pouvez vous verser un salaire décent tout en embauchant d’autres personnes en respectant votre budget.

Comment votre entreprise peut bénéficier du personnel virtuel

Votre entreprise peut bénéficier de l’embauche de personnel virtuel de plusieurs manières.

En ayant des personnes pour prendre en charge certaines des tâches plus fastidieuses qui occupent une partie ou une grande partie de votre journée, vous pouvez libérer du temps pour vous concentrer sur la vision d’ensemble de votre entreprise afin de la faire avancer.

Si vous gérez votre entreprise seul ou avec un partenaire, vous pouvez vous sentir dépassé par la quantité de travail à accomplir chaque jour.

Si vous ne faites pas attention, vous pouvez souffrir d’épuisement professionnel, ce qui peut avoir un impact négatif sur votre entreprise. Le personnel virtuel peut libérer du temps dans votre journée pour que vous puissiez établir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

De plus, vous pouvez utiliser du personnel virtuel pour rationaliser vos processus.

Par exemple, si vous avez une petite entreprise avec seulement quelques employés sur place, et que chacun prend à tour de rôle les questions de service client, vous pouvez manquer de constance d’une personne à l’autre.

Cependant, en ayant un assistant virtuel dédié, vous pouvez vous assurer que tous vos clients obtiennent les mêmes réponses.

Lorsque vous embauchez du personnel virtuel, vous avez la possibilité d’employer des personnes du monde entier. Vous pouvez pourvoir chaque poste avec quelqu’un qui possède exactement le jeu de compétences dont votre entreprise a besoin.

Ce bénéfice est particulièrement important pour les propriétaires d’entreprises qui vivent dans des régions où les locaux peuvent ne pas avoir les compétences requises pour leur entreprise.

Enfin, comme votre personnel est à distance, vous pouvez économiser de l’argent de plusieurs façons.

Vous pouvez embaucher et former rapidement et facilement du nouveau personnel sans jamais avoir à vous rencontrer en personne. Étant donné que votre personnel virtuel ne vient pas travailler physiquement, vous n’avez pas à payer des locaux et des services pour les accueillir.

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Emplois populaires pour le personnel virtuel

Le personnel virtuel peut effectuer un grand nombre de tâches, qu’il s’agisse de tâches non qualifiées et répétitives ou de travaux créatifs hautement qualifiés. Voici quelques-unes des tâches que votre personnel virtuel peut gérer.

Assistant à distance

Un des emplois virtuels les plus populaires est celui d’assistant à distance. De nombreux propriétaires d’entreprise ont réalisé qu’un assistant à distance peut faire le même travail qu’une secrétaire pour moitié prix.

Vous pouvez embaucher un assistant à distance pour répondre au téléphone, envoyer et répondre aux e-mails, gérer les problèmes de service client de routine et gérer votre emploi du temps.

Un assistant à distance peut également aider avec des tâches de routine comme payer les factures et renouveler les abonnements. Si quelque chose peut être fait en ligne ou par téléphone, votre assistant à distance peut s’en occuper.

Marketing Digital

Vous pouvez embaucher du personnel virtuel pour gérer toute votre stratégie de marketing digital. Ils peuvent aider à la planification stratégique, à la recherche de mots-clés et aux annonces Google.

Vous pourriez également vouloir que quelqu’un gère vos comptes de médias sociaux. La bonne personne virtuelle peut créer vos publications sur les réseaux sociaux et autres contenus.

Rédaction

À moins d’avoir une passion pour la rédaction, cela peut être une tâche fastidieuse et chronophage. Vous pouvez trouver du personnel virtuel pour faire la rédaction pour vous. Ils peuvent prendre en charge tous vos besoins rédactionnels, y compris les articles de blog, les newsletters et le contenu de votre site web.

Bien que vous puissiez être inquiet que beaucoup de vos employés virtuels ne parlent pas l’anglais comme langue maternelle, vous pouvez toujours trouver des personnes qui maîtrisent l’anglais. Beaucoup ont suivi des cours de conversation et d’écriture en anglais.

Vous pouvez également embaucher des rédacteurs virtuels américains si vous voulez vous assurer que la grammaire et le choix des mots sont corrects.

Graphisme

Les graphistes peuvent gérer tous vos supports visuels. Ils peuvent créer des images pour les réseaux sociaux, des logos, des mises en page de newsletters, et plus encore.

Ils peuvent également vous aider à maintenir une cohérence à travers votre marque et s’assurer que tout votre contenu a un aspect professionnel.

Conception de sites Web

Toutes les entreprises ont besoin d’un site Web. Vous pouvez embaucher un concepteur web virtuel pour vous aider à créer un site Web d’aspect professionnel.

Il ou elle peut également vous aider à gérer votre site en le tenant à jour et en veillant à ce qu’il soit fonctionnel.

Où trouver du personnel virtuel

Maintenant que vous savez pourquoi vous devez embaucher du personnel virtuel, il est temps de commencer à trouver quelqu’un qui convient à vos souhaits et vos besoins. Lisez la suite pour découvrir certains des meilleurs endroits pour trouver du personnel virtuel.

VirtualStaff.ph

VirtualStaff.ph est un excellent site avec une base de données de plus de 100 000 travailleurs philippins. Il permet de trouver facilement exactement la personne dont vous avez besoin. Vous pouvez parcourir par compétence, et chaque travailleur dispose d’une description de ce qu’ils offrent et des classements de compétences. Vous pouvez également voir leurs tarifs.

VirtualStaff.ph offre deux plans de recrutement pour répondre à vos besoins. Vous pouvez choisir un abonnement et ensuite publier une offre d’emploi ou contacter directement des personnes. Vous avez également la possibilité d’interviewer avant d’embaucher.

Une fois que vous avez votre personnel en place, vous êtes libre de mettre fin à votre abonnement ou de le garder ouvert si votre processus d’embauche est en cours.

UpWork

UpWork est l’un des plus grands sites pour trouver des travailleurs virtuels. Vous pouvez embaucher des personnes du monde entier pour traiter à peu près toutes les tâches virtuelles dont vous pourriez avoir besoin.

Pour commencer, vous pouvez publier un emploi ou parcourir les emplois disponibles pour trouver ce dont vous avez besoin. Vous pouvez aussi obtenir l’aide d’UpWork pour être dirigé vers ses meilleurs talents.

Les chercheurs d’emploi sur UpWork ont généralement des évaluations et des avis et vous pouvez organiser une interview pour vous assurer d’embaucher la bonne personne.

Il est important de noter que n’importe qui peut rejoindre UpWork, donc vous pouvez rencontrer des personnes qui ne fournissent pas le niveau de qualité que vous pourriez exiger.

Une fois que vous embauchez quelqu’un via UpWork, vous êtes essentiellement lié à leur système. Vous ne pouvez pas déplacer votre relation professionnelle en dehors de la plateforme sans payer des frais de conversion basés sur ce que votre membre du personnel gagne.

Fiverr

Fiverr, comme son nom l’indique, a initialement commencé en tant que plateforme où les utilisateurs pouvaient payer des gens pour réaliser une petite tâche pour 5 USD. Bien que vous puissiez encore faire beaucoup de choses sur le site pour ce coût, il s’est également élargi pour inclure des projets beaucoup plus importants.

Vous pouvez embaucher des travailleurs du monde entier pour une grande variété de tâches. De plus, vous pouvez parcourir les profils des membres à la recherche du type de travail dont vous avez besoin ou vous pouvez publier une offre d’emploi et les travailleurs postuleront.

En outre, Fiverr vous permet de réaliser des entretiens vidéo directement sur la plateforme.

Bien que vous puissiez embaucher des personnes à l’heure sur Fiverr, il est un peu plus difficile d’engager quelqu’un pour un travail continu. Les chercheurs d’emploi proposent différents forfaits que vous pouvez choisir, mais peu d’entre eux sont continus.

Vous devrez les réembaucher une fois qu’ils auront terminé un projet ou atteint leur maximum d’heures.

Belay

Belay est une bonne option si vous souhaitez que quelqu’un d’autre recrute votre personnel virtuel pour vous. Vous commencez par une consultation avec une personne de l’entreprise afin qu’elle puisse comprendre vos désirs et vos besoins.

Ensuite, vous collaborez avec un consultant en réussite client qui vous aide à trouver votre personnel et vous guide à chaque étape.

Belay ne travaille qu’avec des freelances américains et préfère qu’ils aient au moins un diplôme de licence, ce qui les rend un peu plus chers. Cependant, cela peut être une bonne option si vous souhaitez recruter uniquement des anglophones natifs.

Belay ne propose que des assistants virtuels, des comptables, des développeurs web et des stratèges en médias sociaux.

WoodBows

WoodBows est principalement connu pour aider les propriétaires d’entreprise à trouver des assistants virtuels, mais ils se sont récemment diversifiés avec d’autres types de freelances. Vous pouvez obtenir de l’aide pour la conception web, le développement d’applications, l’entrée de données, la rédaction de contenu et plus encore.

WoodBows fonctionne un peu différemment de certaines autres plateformes mentionnées ici, car vous ne choisissez pas votre propre assistant. Au lieu de cela, vous indiquez à l’entreprise ce dont vous avez besoin et elle trouve un assistant pour réaliser la tâche pour vous.

Elle possède des bureaux supervisés aux États-Unis, aux Philippines et en Inde. Lorsque vous passez une commande, ils choisissent le meilleur assistant virtuel pour le travail.

De plus, WoodBows est une bonne option pour ceux qui ont besoin de services d’assistant virtuel de temps en temps. Mais si vous souhaitez embaucher votre propre équipe et avoir plus de contrôle, vous voudrez utiliser une autre plateforme.

Toptal

Toptal (contraction de Top Talent) dispose de travailleurs à distance hautement qualifiés qui conviennent bien aux entreprises prêtes à payer un peu plus pour du personnel virtuel. Tous leurs freelances suivent un processus de sélection rigoureux et ils n’acceptent que les trois pour cent les meilleurs.

Toptal se spécialise dans les services nécessitant un niveau élevé de compétences, tels que le développement web ou mobile, la finance, la gestion de produit et la gestion de projet.

Si vous avez un projet d’envergure, Toptal peut assembler et superviser une équipe pour vous.

FlexJobs

FlexJobs est un autre acteur majeur dans le domaine du recrutement à distance. La société existe depuis 2007, donc ils ont rationalisé le processus et offrent des services de qualité. Vous pouvez publier vos besoins sur leur plateforme et les travailleurs qualifiés postuleront.

Vous devrez faire un peu de travail supplémentaire avec FlexJobs pour sélectionner les personnes qui postulent à votre annonce, mais les freelances sur FlexJobs paient pour voir votre offre d’emploi, donc vous savez qu’ils sont sérieux.

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Outsourcely

Outsourcely aide les entreprises en phase de démarrage à trouver des employés virtuels. Ils peuvent vous mettre en relation avec des freelances de plus de 180 pays et disposent d’un vivier de plus de 400 000 employés virtuels.

Vous pouvez trouver des membres du personnel pour réaliser pratiquement n’importe quelle tâche dont vous avez besoin, y compris la conception web, la création de contenu, le montage vidéo, des tâches administratives et plus encore.

Sa plateforme vous offre plusieurs moyens de communiquer avec votre personnel. Vous pouvez parcourir les profils des employés ou publier une offre d’emploi.

De plus, Outsourcely ne prend pas de pourcentage sur le salaire de votre personnel, et vous permet de gérer le processus d’embauche, de formation et de paiement.

Comment Choisir le Bon Personnel Virtuel

Lorsqu’il s’agit de choisir du personnel virtuel, tenez compte des facteurs suivants. En fait, le processus est similaire à l’embauche d’employés non-virtuels.

Budget

Vous devez avoir une idée claire de combien vous pouvez dépenser pour votre personnel et comment vous voulez allouer votre argent.

Pensez aux parties de votre entreprise qui nécessitent le plus d’aide — il peut être important d’avoir quelqu’un pour vous aider dans les activités quotidiennes avant de procéder à une refonte complète de votre site web.

Où Embaucher

Vous pouvez embaucher du personnel virtuel de presque n’importe quel pays du monde avec bien sûr des avantages et des inconvénients pour chaque région.

Si vous cherchez à maintenir vos coûts bas, vous pouvez trouver des professionnels qualifiés dans des régions comme l’Amérique du Sud et l’Asie. Votre argent peut aller beaucoup plus loin dans ces régions, ce qui signifie que vous dépenserez moins pour un travail de qualité.

Niveau de Compétence

Bien qu’il serait idéal d’embaucher du personnel virtuel au plus haut niveau de compétence, plus une personne a d’expérience et de compétences, plus vous devrez payer. Vous voudrez peut-être décider quelles sont les parties de votre entreprise qui nécessitent le plus de compétences et allouer votre budget en conséquence.

En outre, vous pouvez souvent économiser de l’argent en trouvant des personnes qui sont nouvelles dans le travail virtuel mais qui ont néanmoins beaucoup de talent. Elles peuvent prendre un peu de temps supplémentaire pour s’adapter, mais peuvent finir par vous fournir un travail de haute qualité pour un bien meilleur prix.

Entretiens

Il est important d’interviewer chaque personne que vous envisagez d’embaucher. Vous voulez avoir une idée de qui ils sont et du type de relation que vous aurez tous les deux.

Une personne peut être hautement qualifiée et sembler parfaite sur le papier, mais si vous ne travaillez pas bien ensemble, elle peut ne pas être le meilleur choix pour votre entreprise.

Tirer le Meilleur de Votre Personnel Virtuel

Vous avez embauché une excellente équipe virtuelle — que faire maintenant ?

Bien que vous puissiez leur envoyer du travail et les laisser commencer immédiatement, vous profiterez bien davantage en prenant le temps de les former.

Assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend ce qu’on attend d’eux et sait comment utiliser les programmes que votre entreprise utilise.

Si vous prévoyez d’embaucher de nombreux membres du personnel virtuel au fil du temps, vous pourriez envisager de mettre en place un processus d’accueil. Ainsi, vous n’aurez pas à consacrer autant d’énergie à la formation chaque fois que vous embauchez quelqu’un de nouveau.

Mettez en place un système qui facilite la communication entre votre personnel virtuel, vous-même et les autres membres de l’équipe. Des plateformes comme Slack vous permettent de discuter, partager des fichiers, et plus encore.

Si vous embauchez du personnel virtuel d’autres pays, il est important que vous soyez conscient des différents fuseaux horaires. La majeure partie de votre journée de travail peut se dérouler en pleine nuit pour eux. Vous voudrez coordonner les horaires pour trouver des moments de réunion convenant à vous deux.

De plus, assurez-vous que vos attentes sont raisonnables. Vous ne voulez pas donner à votre personnel virtuel plus de travail qu’il ne peut en gérer, mais en même temps, vous ne voulez pas leur en donner trop peu et finir par payer plus que ce que vous souhaitez.

Essayez de trouver un juste milieu et évaluez après quelques semaines.

Enfin, assurez-vous que chacun se sente membre de l’équipe. Le personnel virtuel se sent souvent déconnecté du reste de l’entreprise, car il ne voit pas tout le monde en personne.

Établissez une méthode pour permettre à chacun de partager des informations sur sa vie personnelle ou même simplement de plaisanter sur votre secteur. Si possible, organisez un voyage de team building pour que tout le monde puisse se rencontrer en personne.

Suivi des Heures

Lorsque vous embauchez du personnel virtuel, vous devrez déterminer comment les payer.

Pour certaines tâches, vous voudrez peut-être payer à la tâche. Par exemple, vous pouvez payer un montant forfaitaire pour que quelqu’un conçoive un logo, développe un site web ou rédige un article de blog.

D’autres travaux peuvent nécessiter un paiement à l’heure. Par exemple, si quelqu’un gère vos e-mails, vous voudrez peut-être payer à l’heure, car certains jours, il peut avoir une boîte de réception bien remplie tandis que d’autres jours, seulement quelques e-mails.

Suivre les heures peut être un défi. Si vous travaillez avec des personnes que vous ne connaissez pas, vous voudrez certainement utiliser quelque chose qui peut suivre leurs heures de manière objective.

Il existe de nombreuses applications que vous pouvez utiliser pour suivre les heures des employés. Vous pouvez obtenir un programme gratuit ou payant pour vous aider.

Toggl est l’une des applications de suivi du temps les plus populaires car elle s’intègre à de nombreux autres programmes. Elle offre des versions gratuites et payantes.

Hubstaff prend même des captures d’écran pour vous assurer que vos employés restent concentrés sur la tâche. Certaines applications vous avertiront s’il y a une période d’inactivité prolongée alors qu’un employé virtuel est en service.

Payer le Personnel Virtuel

Il y a souvent une certaine confusion sur comment et quand payer votre personnel virtuel. Heureusement, une fois que vous avez mis en place un système, le processus peut être simplifié.

Taux de Rémunération

Les taux de rémunération peuvent sembler déroutants, surtout lorsque vous embauchez des personnes du monde entier. Cependant, les salaires décents sont basés sur les différents pays.

Il est conseillé de commencer par rechercher le coût de la vie des pays d’où vous embauchez des personnes. Une bonne source pour cela est Numbeo. La raison principale est que cela vous permettra de contextualiser les tarifs que vous payez : un designer graphique travaillant pour 25 USD de l’heure depuis la Serbie (où c’est un revenu exceptionnellement bon) sera très différent d’un designer graphique travaillant pour 25 USD de l’heure aux États-Unis (où c’est un salaire d’entrée de gamme au mieux).

Vous devrez également faire des recherches en fonction du poste.

Certaines tâches nécessitent beaucoup plus de compétences et de formation, telles que le développement d’applications ou la comptabilité. Vous devrez payer ces employés plus que ceux qui effectuent des tâches d’assistant virtuel plus basiques.

Comme mentionné dans les sections ci-dessus, vous avez de nombreux sites web à votre disposition pour vous aider à trouver et embaucher votre personnel virtuel. Ces sites web vous aideront en vous fournissant des tarifs basés sur le niveau de compétence d’une personne et son pays de résidence.

À l’inverse, vous pouvez être en mesure de publier une offre d’emploi et laisser les gens soumissionner afin que vous puissiez trouver quelqu’un dans votre budget.

Fréquence de Paiement

Si vous payez par tâche, vous paierez généralement une fois la tâche terminée. S’il s’agit d’une tâche plus importante, vous pouvez fixer des jalons.

Les jalons peuvent être particulièrement utiles si vous venez de commencer à travailler avec un employé virtuel. Vous pourrez établir une relation de confiance.

En cas de paiement à l’heure, vous pouvez choisir entre des paiements hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuels. Vous voudrez peut-être élaborer un système de paiement qui convient à la fois à vous et à votre personnel virtuel.

Il est courant de commencer par payer votre personnel de manière hebdomadaire, puis de passer à un programme bihebdomadaire ou mensuel.

Méthodes de Paiement

Si vous êtes aux États-Unis, vous devez d’abord déterminer si vos employés virtuels sont considérés comme des indépendants ou des employés, en particulier si vous avez des assistants virtuels qui travaillent à l’heure.

Si votre personnel virtuel doit suivre un programme de formation formel, est tenu d’utiliser certains outils ou de suivre des directives, et doit travailler un certain nombre d’heures par semaine, ils peuvent être considérés comme des employés.

Cela dit, examinons quelques méthodes fiables que vous pouvez utiliser pour payer votre personnel virtuel.

Wise

Wise est un excellent moyen de payer votre personnel virtuel. Vous pouvez envoyer de l’argent directement sur leurs comptes bancaires pour des frais bien moins chers que PayPal. Wise est également disponible dans plus de 60 pays.

Cependant, Wise n’est pas aussi pratique que PayPal car il nécessite plus d’étapes. Vous devez d’abord vous connecter à votre compte Wise, créer un ordre de transfert, puis vous connecter à votre compte bancaire en ligne pour payer Wise et leur demander de traiter le transfert.

PayPal

PayPal est l’une des méthodes les plus courantes pour payer le personnel virtuel. Elle est utilisée dans de nombreux pays du monde entier et est facile à utiliser. Les employés apprécient le fait qu’il soit facile de dépenser directement depuis leur compte PayPal ou de transférer facilement les paiements sur leur banque.

Lorsque vous envoyez de l’argent via PayPal, vous devez payer des frais uniquement si vous alimentez les fonds avec une carte de crédit. Vous paierez 2,9 % et 0,30 USD pour chaque paiement que vous envoyez.

Si votre compte est soutenu par un compte bancaire, vous ne payez pas de frais. Vos employés paieront toujours des frais de transaction de 2,9 % et 0,03 USD, cependant.

Payoneer

Si vous avez des employés virtuels situés dans un pays qui n’a pas PayPal, vous voudrez peut-être découvrir Payoneer. Vos employés peuvent le relier à leur banque, et s’il n’est pas disponible dans leur pays, Payoneer leur fournit une carte de débit rechargeable pour qu’ils puissent facilement accéder à leur argent.

Vous n’avez pas à payer de frais pour envoyer de l’argent à vos employés virtuels, mais ils paieront 3 USD par transaction.

Si vous chargez une carte de débit, vous devrez payer des frais allant de 2 USD à 4 USD. Vos employés devront également payer des frais de conversion s’ils doivent changer de devises.

Maintenant, à Vous

Embaucher du personnel virtuel peut être le point tournant pour votre entreprise. Rappelez-vous, vous n’avez pas à gérer chaque tâche commerciale vous-même ou même à demander à votre équipe sur place de le faire.

Les entreprises fonctionnent mieux lorsque chacun utilise le meilleur de ses talents, et le personnel virtuel permet à chacun de votre équipe de faire ce qu’il fait le mieux, y compris vous.

Lorsque tout le monde joue sur ses forces, y compris votre personnel en personne et virtuel, votre entreprise commencera à avancer.

Vous serez surpris de ce que vous pouvez accomplir et de l’amélioration de votre équilibre travail-vie une fois que vous aurez en place du personnel virtuel.