Trouver un Bon Fabricant en Chine : le Guide Complet

Quand j’ai commencé à vendre en ligne, comme beaucoup, mon rêve était d’acheter des produits directement en usine pour obtenir le meilleur prix et maximiser mes bénéfices.

Comme on dit, pour couper l’intermédiaire, en évitant l’importateur, le distributeur et/ou le grossiste et acheter directement là où ils se fournissent. 

Bien qu’il soit vrai qu’acheter directement auprès d’une usine garantit l’obtention des prix les plus bas de la chaîne d’approvisionnement, cela n’est pas sans contrepartie. Vous devrez ajuster votre mentalité et vos attentes pour prendre en compte de nouvelles tâches et de nouveaux flux de travail.

Examinons ce que vous devez faire pour acheter avec succès auprès des usines en Chine.

 

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Ajuster Votre Mentalité et Vos Attentes

Voici les mentalités et attentes que vous devez ajuster.

Délais de livraison plus longs

Si vous avez l’habitude de simplement passer un appel rapide ou envoyer un email à votre grossiste ou distributeur local pour recevoir des cartons livrés dans votre entrepôt en quelques jours – préparez-vous à ajouter au moins quelques mois lorsque vous achetez auprès d’une usine en Chine, voire jusqu’à un semestre !

Acheter directement auprès d’une usine obligera votre entreprise à se préparer à commander des quantités plus importantes et entraînera également des délais de livraison plus longs.

Cela signifie que vous devez avoir plus de liquidités en banque pour acheter et attendre, ou bien accéder à un financement pour combler le temps nécessaire pour que les marchandises soient fabriquées, expédiées et ensuite vendues.

Multiples prestataires de services et étapes

Même si l’idée est d’acheter directement à l’usine, un acheteur avisé (importateur) disposera d’une liste d’adresses de prestataires de services de confiance qu’il utilise. Cela vous protège des problèmes « usine directe » et constitue une sorte d’assurance indirecte pour vous assurer que ce que vous achetez est de bonne qualité et livré en bon état.

Quelques exemples de prestataires de services sont :

• des agents de sourcing pour trouver l’usine et négocier en votre nom
• des entreprises de contrôle qualité pour établir une checklist CQ et vérifier les marchandises
• des entreprises de logistique pour acheminer vos marchandises par air et mer
• des courtiers en douane dans votre pays qui vous aideront à classifier le produit que vous importez et vous aideront à gérer les droits d’importation

Avoir un bon réseau de prestataires de services à vos côtés vous protège, vous et vos biens, et ils ne sont pas des « intermédiaires » qui réduisent vos profits.

Connaître Parfaitement Votre Produit

Il est important de connaître votre produit, dans les moindres détails. Lorsque vous achetez dans votre pays auprès de grossistes, ils ont déjà le produit. Ils ont décrit clairement les spécificités du produit et ont effectué la diligence raisonnable.

Lorsque vous achetez directement en usine, il vous incombe de connaître précisément le produit que vous achetez – pas simplement « coques d’iPhone », mais quel matériau, quelles dimensions, quel emballage, et une multitude d’autres détails que vous devez préciser à l’usine dès le départ. 

Une fois que vous êtes dans le bon état d’esprit et que vous assumez la responsabilité de connaître votre produit et de suivre ce processus du début à la fin, vous pouvez passer à l’étape suivante de votre parcours de sourcing. 

Préparation de Votre Projet de Sourcing

C’est à propos des informations et matériaux que vous devez préparer avant de contacter les usines.

Une photo vaut mille mots. Cette phrase prend encore plus de sens lorsqu’il s’agit de commerce international. Ceux qui ont l’habitude de travailler avec des freelances en ligne et des développeurs le savent – avoir un PSO ou une fiche de spécifications est essentiel au succès d’une collaboration fluide.

Cela vaut aussi pour le travail avec un fabricant à l’étranger.

Il est généralement recommandé de commencer par un document Google, des images Google et le logiciel de capture d’écran de votre choix. Trouvez des images sur Google, faites une capture d’écran de celle qui correspond à ce que vous recherchez – et ajoutez des flèches et du texte partout.

Ne vous inquiétez pas d’être trop explicite ! 

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Ce sera un long document avec divers angles du produit, les exigences de taille, les demandes de concept d’emballage et aussi – ce que vous NE VOULEZ PAS. Montrer ce que vous ne voulez pas est presque aussi efficace que de montrer ce que vous voulez. Ils sauront repérer les défauts dans leur processus de fabrication qu’ils peuvent éviter. 

Ce document devient votre plus grand atout. Souvenez-vous, nous avons dit plus tôt que vous devez connaître votre produit, dans les moindres détails ? Ce document est la preuve pour votre future usine que vous êtes le bon partenaire pour eux.

Être un acheteur informé leur prouvera que vous savez ce que vous faites et que vous n’êtes pas simplement un opportuniste curieux de vitrine. 

Démarrer Votre Recherche

Il est temps de faire une partie du travail de « sourcing ». Mais assurez-vous de passer du temps sur les sections précédentes – trop de gens se contentent de se lancer sur un annuaire de recherche B2B que nous évoquons ici et commencent à envoyer des appels d’offres (RFQ) incomplets aux usines sans obtenir de réponse. 

Supposons que vous ayez complété un bon document de spécifications, excellent travail. Commencez à chercher sur les sites web typiques d’Alibaba ou de Global Sources et préparez un email ou une demande claire et concise pour attirer leur attention. 

Ces usines sont occupées, et malheureusement – elles ne vous prendront peut-être pas très au sérieux. Allez droit au but, et parlez de chiffres. Quelle est votre quantité cible, et avez-vous un prix cible.

Aussi, faites-leur savoir le délai que vous envisagez pour le recevoir et sur quel marché vous souhaitez l’importer. Cela leur fournira les informations nécessaires pour vous répondre de manière adéquate.

Les Chinois n’utilisent pas les emails. Pendant des années, je me suis demandé pourquoi ils ne répondaient pas à mes emails et j’en étais très frustré. Ce n’est qu’après mon déménagement en Chine et en voyant comment ils travaillent que j’ai compris – ils ont essentiellement sauté cette étape avec QQ, et maintenant les outils de chat social Wechat. 

Vous devrez adopter Wechat, QQ, et d’autres outils utilisés par les Chinois pour communiquer. Si vous n’êtes pas prêt à utiliser les outils de l’usine, vous serez désavantagé et aurez des retards importants dans la communication. Adoptez donc ce nouveau monde de l’internet et des outils chinois pour réussir votre fabrication.

N’oubliez pas, bien que vous ayez passé beaucoup de temps à faire vos recherches et créé une fiche de spécifications – ne l’envoyez PAS à toutes les usines sur ces annuaires commerciaux.

Entamez d’abord une courte conversation avec eux, voyez comment ils vous répondent, et lorsque vous êtes à l’aise avec eux – envoyez alors une version PDF de votre document. Parfois, j’envoie à la fois des fichiers .docx et .pdf afin qu’ils puissent également le modifier et ajouter directement des questions et réponses dans le document (pour ceux qui ne le savent pas – Google est bloqué en Chine, donc ne vous attendez pas à ce qu’ils aient un compte Google Docs).

Rechercher des usines dans ces annuaires est facile, le plus difficile est de trier le volume. En ayant un court script de « chiffres » puis la feuille de spécifications à joindre pour les « leads chauds » – vous avez une combinaison gagnante. 

Négocier avec le Fabricant

Des livres ont été lus sur la négociation, et d’autres sont écrits spécifiquement sur la négociation avec les Chinois – il sera donc difficile de couvrir cela en profondeur aujourd’hui, mais voici quelques points clés. 

Quelle est votre position dans votre entreprise ? Êtes-vous le « grand patron » ou êtes-vous un agent d’achat ? C’est quelque chose que vous devez décider à l’avance, car vous pouvez utiliser une technique de négociation « bon flic, mauvais flic ».

Si le prix est plus élevé que ce à quoi vous vous attendiez, vous pouvez utiliser votre « grand patron » comme le mauvais flic qui ne peut pas accepter ce prix alors que vous, en tant qu’agent d’achat, souhaitez acheter auprès de cette usine, mais devez écouter votre patron.

Construire une relation personnelle – bien qu’il puisse être difficile de visiter la Chine, surtout pendant le COVID-19 – est important, alors chaque fois que vous avez une chance de visiter l’usine, saisissez-la. 

Vous vous demandez quand est le meilleur moment pour faire un voyage ? La réponse est la saison des salons commerciaux, qui a lieu au printemps et à l’automne. Nous avons une section complète pour la Foire de Canton, le plus grand salon au monde, et assister aux salons a été la raison pour laquelle je me suis personnellement aventuré en Asie au départ. 

Assister à un salon est une façon hyperactive (et épuisante) de visiter des tonnes de fournisseurs en quelques jours, de nouer des relations en face à face, et de trouver de nouvelles idées de produits. Portez des chaussures confortables et préparez-vous à l’avance. En discutant avec les usines avant le salon, vous pouvez planifier quels stands du salon vous souhaitez visiter. 

En ayant une relation personnelle, vous pouvez mieux négocier – pas seulement sur le prix, mais aussi sur des conditions telles que le délai de réalisation et le paiement. Pensez à leur offrir un petit cadeau de votre ville natale avec une histoire.

Une fois, un associé d’affaires a apporté une caisse de sauce barbecue de Kansas City pour la distribuer aux usines qu’il a rencontrées lors de son voyage en Chine. Les usines ont adoré, et il avait toute une histoire sur l’origine de la sauce et pourquoi elle est spéciale dans sa ville natale. 

Vous voulez vous démarquer, être une personne plutôt qu’une simple adresse e-mail.

Optimiser le flux de transaction

Bien, maintenant que vous avez trouvé une usine, qu’elle a vos spécifications et que vous avez négocié, il est temps de passer à l’action. Nous suggérons de rédiger un contrat et de l’avoir en chinois et en anglais.

Selon la taille de votre commande, vous devez réaliser qu’il est peu probable que vous puissiez réellement intenter un procès, mais le but est surtout que les deux parties soient d’accord sur les termes. 

Nous suggérons également d’avoir une liste d’éléments de contrôle qualité pour les vérifications.

Travailler avec une entreprise de contrôle qualité, c’est comme avoir une assurance pour votre entreprise – ils inspecteront l’usine et s’assureront que le produit est fabriqué comme vous le souhaitez – avant qu’il ne parte vers votre pays d’origine.

Pour le paiement, la plupart de ces transactions nécessitent un virement de 50 % pour lancer la production, puis les 50 % restants pour libérer les marchandises du port chinois avec le connaissement (bill of lading).

Combien de temps après le paiement cela prendra-t-il ?

Cela dépend vraiment de la complexité du produit, du nombre de commandes que l’usine a et de la taille de votre commande. Les usines préfèrent les commandes plus importantes et les priorisent. Cela devrait également être indiqué sur votre devis et dans le contrat. Une estimation approximative est généralement de 30 à 60 jours à partir de votre paiement initial.

Gérer les « imprévus » et les problèmes courants

De nombreux acheteurs d’usines restent au courant des commandes. On ne peut pas simplement payer l’acompte de 50 % et s’occuper d’autres choses. Vous devriez rester en contact avec le représentant de votre usine pour vous assurer que la production est toujours dans les délais. 

Vous devriez également réserver une société de contrôle qualité pour visiter l’usine une fois la production presque terminée. Informez votre entreprise de contrôle qualité de ce que vous attendez de votre produit et assurez-vous qu’elle dispose de vos spécifications et listes de vérification.

Faites attention aux réassortiments

Le dernier point que je souhaite souligner – ne soyez pas trop à l’aise avec les réassortiments. Pour la première commande, l’usine sait que vous surveillez tout de près, et souvent, elle ne fera pas beaucoup de bénéfices sur cette première commande – dans le but de vous fidéliser en tant que client à long terme.

Une fois que vous êtes dans le système, ils chercheront des moyens d’augmenter leurs marges, soit en augmentant le prix, soit en réduisant leurs coûts de production.

Par conséquent, restez vigilant avec l’usine, effectuez toujours des contrôles qualité sur les réassortiments et visitez-les souvent dans leur usine ou lors de salons professionnels. 

Considérez votre usine comme votre partenaire commercial. Vous comptez sur leur production en temps voulu et leur performance de qualité supérieure pour la santé à long terme de votre entreprise, alors prenez-en bien soin.

Conclusion

Nous espérons que ce cours intensif sur la préparation à l’achat auprès d’une usine, la recherche du fabricant, la conclusion de l’accord et les pièges à éviter vous a aidé dans votre démarche d’achat direct à l’usine.

Si vous souhaitez qu’une agence de sourcing à service complet vous aide à trouver une usine suivant les étapes ci-dessus, ainsi que pour la négociation et la préparation du contrat, veuillez remplir le formulaire ici.

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