Comment obtenir un permis de travail (Work Pass) en Malaisie

Une fois que vous avez décidé d’explorer des opportunités de carrière en Malaisie, il est important de vous familiariser avec le processus pour trouver un emploi dans ce pays dynamique. Nous avons rédigé un guide complet sur le sujet, Un guide de l’expatrié pour trouver du travail en Malaisie, et nous vous encourageons à le lire ! Après avoir assisté à des entretiens et reçu une offre d’emploi prometteuse, votre prochaine étape est d’obtenir un Work Pass légal pour commencer à travailler ici.

Dans cet article, nous allons examiner les différents types de Work Pass, en particulier le permis de travail pour les expatriés, et comment en faire la demande. Allons droit au but !

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Qu’est-ce qu’un Work Pass ?

Pour les non-Malaisiens qui souhaitent travailler en Malaisie, certaines exigences doivent être remplies et des procédures doivent être suivies pour obtenir un work pass. Selon la loi malaisienne sur l’immigration, les employés ou entreprises qui enfreignent la loi risquent une amende pouvant aller jusqu’à 10 000 RM (2 500 USD ; en arrondissant le taux de change de 10 RM = 2,50 USD) ou une peine de prison d’au plus cinq ans, ou les deux.

Le work pass est une autorisation formelle délivrée par le Département de l’Immigration qui permet aux expatriés et autres travailleurs étrangers d’être employés légalement en Malaisie. Le work pass dépend du contrat de travail proposé au travailleur, qui peut durer jusqu’à 60 mois ou 5 ans. Il permet de vivre et travailler légalement dans le pays.

Notez que ce pass est valable uniquement en Malaisie péninsulaire ou Ouest Malaisie.

Quelles sont les exigences ?

La société d’embauche comme le chercheur d’emploi doivent satisfaire à certaines exigences avant même de pouvoir demander un work pass. Examinons ceci de plus près.

Exigences pour les entreprises

Pour qu’une entreprise soit éligible à l’embauche d’expatriés, elle doit d’abord s’enregistrer auprès de la Division des Services aux Expatriés (ESD). Les deux exigences suivantes doivent être satisfaites par les entreprises avant de s’enregistrer auprès d’ESD :

Premièrement, l’entreprise doit être enregistrée auprès de

1. La Commission des sociétés de Malaisie (SSM) selon la Loi sur les Sociétés de 1965 ; ou
2. Le Registre des Sociétés de Malaisie selon la Loi sur les Organisations de 1966 ; ou
3. Des entreprises incorporées sous des lois spécifiques. Par exemple, des cabinets d’avocats et bureaux comptables ; ou
4. Des organisations soutenues par des ministères ou agences gouvernementales ; ou
5. Des organisations internationales certifiées par le Ministère des Affaires étrangères.

Deuxièmement, le capital apporté par l’entreprise doit être comme indiqué ci-dessous :

Capitaux Propres	Capital Apporté
100% Propriété Locale	250 000 RM (62 500 USD)
Coentreprise (la participation étrangère minimale est de 30%)	350 000 RM (87 500 USD)
Propriété Étrangère à 100%	500 000 RM (125 000 USD)
Les entreprises à propriété étrangère gérant une licence de commerce de gros, de détail et de commerce (WRT) sont obligatoires. Se référer à la directive sur la demande de licence WRT du Ministère du Commerce intérieur, des Coopératives et de la Consommation	1 000 000 RM (250 000 USD)

*Cela ne s’applique pas aux sociétés à responsabilité publique, sociétés avec garantie et associations ou organisations qui sont incorporées en vertu de lois spécifiques.

Exigences individuelles

Avant de postuler pour des emplois en Malaisie, notez les exigences suivantes :

1. Votre passeport doit être valable pour au moins 18 mois.
2. Vous devez avoir au moins 27 ans. Lors de la candidature pour un emploi dans le secteur IT, vous devez avoir au moins 23 ans.
3. Vous devez être fluent en anglais ou en malais.
4. Les membres de votre famille doivent avoir un passeport valide chacun.

Vous devrez également remplir les critères d’éligibilité suivants pour être qualifié pour travailler ici :

1. Vous devez avoir les qualifications académiques appropriées (licence ou plus) requises pour le poste.
2. Vous devez avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine concerné. Il peut être exigé plus d’années d’expérience pertinente si vos qualifications académiques sont insuffisantes.
3. Vous devez travailler dans un poste de direction, exécutif ou technique nécessitant des compétences spécifiques.
4. Votre offre d’emploi doit répondre aux exigences salariales.
5. Vous ne devez pas travailler dans un secteur jugé restreint.

Types de Pass

En Malaisie, il existe trois principaux types de work pass délivrés par le Département de l’Immigration. En tant qu’étranger, vous pouvez demander l’un d’eux.

Permis de Travail

Le Permis de Travail (EP) est pour les personnes disposant de compétences spécifiques pour des postes techniques ou de gestion. Le EP se divise en 3 catégories : Catégorie I, II et III.

EP Catégorie I est pour les postes clés dans une entreprise. Cela inclut des rôles tels qu’exécutifs, PDG, directeurs généraux, chefs de projet, etc.

Exigence salariale minimale : 10 000 RM (2 500 USD)

Durée du contrat de travail proposé : jusqu’à 5 ans

Renouvelabilité : Oui

EP Catégorie II est pour les postes de gestion et professionnels dans une entreprise. Cela inclut des rôles tels que chefs de département, architectes, ingénieurs, etc.

Exigence salariale minimale : entre 5 000 RM (1 250 USD) et 9 999 RM (2 499,75 USD)

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Durée du contrat de travail proposé : jusqu’à 2 ans

Renouvelabilité : Oui

EP Catégorie III est pour les postes non exécutifs nécessitant une expérience professionnelle suffisante et des compétences techniques ou pratiques spécifiques. Cela inclut des rôles tels que techniciens, consultants, artisans, designers, etc.

Exigence salariale minimale : entre 3 000 RM (750 USD) et 4 999 RM (1 499,75 USD)

Durée du contrat de travail proposé : Ne doit pas excéder plus de 12 mois/1 an

Renouvelabilité : ne peut être renouvelé plus de 2 fois

Permis de Travail Temporaire

Ce pass est délivré pour deux catégories de travailleurs. Celles-ci sont :

1. Le Permis de Travail Temporaire pour les Travailleurs Étrangers

Ce pass n’est valide que pour une durée de 12 mois, mais l’employeur peut demander une prolongation de 3 mois avant la date d’expiration. Les ressortissants étrangers sont autorisés à travailler uniquement dans ces secteurs : fabrication, construction, plantation, agriculture et services. Ces travailleurs doivent avoir au moins 18 ans et pas plus de 45 ans au moment de la candidature.

Les travailleurs étrangers doivent provenir d’une liste de pays approuvés. Pour plus d’informations et une explication détaillée sur la façon de postuler à ce titre, visitez la page officielle de l’immigration malaise.

2. Le Pass Temporaire de Travail pour les Aides Ménagères Étrangères (FDH) 

Les travailleuses FDH ne peuvent être que des femmes âgées d’au moins 21 ans et de maximum 45 ans. Elles doivent provenir d’une liste de pays approuvés. Si vous souhaitez embaucher une FDH ou envisagez de le devenir, consultez la page FDH fournie par le département d’immigration malaisien.

Pass Visite Professionnelle

Avec le Pass Visite Professionnelle, vous pouvez travailler jusqu’à 12 mois en Malaisie. La demande doit être soumise par un sponsor en Malaisie avant votre entrée dans le pays.

Les catégories de travail sous le Pass Visite Professionnelle auxquelles vous pouvez postuler incluent les artistes étrangers, les travailleurs de tournage et de spectacle, les religieux, les étudiants en formation, les fonctionnaires ou les bénévoles. Pour plus d’informations complètes sur le Pass Visite Professionnelle, vous pouvez consulter le département d’immigration malaisien.

Permis de Travail pour le Conjoint d’un Citoyen Malaisien

Pour ceux qui sont mariés ou vont se marier avec un Malaisien, vous pouvez toujours travailler avec le Permis de Travail pour le Conjoint d’un Citoyen Malaisien. Cela est également appelé l’Endossement de Travail ici.

Cet endossement de travail peut être demandé lors ou après votre demande de Pass Visite Sociale Longue Durée (LTSVP). La durée du Permis de Travail correspond à la durée du contrat de travail qui vous est donné. Cela dépendra également de la validité de votre LTSVP.

Selon mon expérience avec le Permis de Travail, les différentes branches du pays ont des listes de conditions différentes pour la demande du LTSVP et du Permis de Travail.

Ainsi, vous devez visiter le bureau d’immigration de l’état où vous résidez pour obtenir les derniers formulaires et listes de conditions, afin de pouvoir postuler avec succès.

Comment Postuler

Ici, nous nous concentrerons sur le Pass d’Emploi (EP) pour les expatriés. Notez que vous ne pouvez pas et n’avez pas à postuler vous-même pour l’EP. Cela doit être fait par l’entreprise qui vous embauche. Ainsi, l’entreprise doit d’abord être enregistrée auprès de la Division des Services aux Expatriés (ESD), comme nous l’avons mentionné plus tôt.

Si vous êtes un candidat pour la première fois qui souhaite venir travailler en Malaisie, vous devez postuler pour un emploi et la demande d’EP correspondante dans votre pays d’origine. L’entreprise qui vous embauche demandera vos documents par e-mail. Ensuite, l’entreprise s’occupera de l’ESD en votre nom.

Une fois que l’entreprise obtient le feu vert pour votre EP, alors seulement vous pourrez venir en Malaisie pour obtenir le tampon EP sur votre passeport, ce que vous devrez faire en visitant le bureau de l’ESD.

Il convient de noter que je connais certaines personnes qui ont commencé à chercher un emploi alors qu’elles étaient en Malaisie (avec d’autres types de visas) et ont réussi à obtenir des EPs. 

Cependant, c’est une démarche très risquée et ce n’est pas conseillé, car il y a toujours un risque que vous ne receviez aucune offre d’emploi et qu’on vous demande alors de quitter le pays.

Documents de l’Entreprise

L’entreprise qui souhaite s’enregistrer en ligne peut postuler via le site de l’ESD. Avant cela, l’entreprise doit préparer ces documents :

1. Copie de la carte MyKad (carte d’identité) ou du passeport de tous les directeurs actuels de l’entreprise par enregistrement SSM
2. Profil de l’entreprise qui doit inclure les détails suivants :
1. Historique de l’entreprise
2. Activités commerciales
3. Structure organisationnelle
4. Emplacement de l’entreprise et nombre de succursales, y compris leurs adresses
5. Photos des locaux (façade et intérieur)
6. Photos des produits et/ou services proposés
3. Copie de la dernière facture de téléphone de l’entreprise
4. Contrat de location/Accord de Vente et d’Achat (S&P)
5. Impression e-SSM
6. Formulaire SSM 9 (copie certifiée conforme)
7. Formulaire SSM 24 (copie certifiée conforme)
8. Formulaire SSM 49 (copie certifiée conforme)
9. Rapport financier audité le plus récent
10. Copie de la licence des autorités locales – Lesen Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), le cas échéant
11. Autres licences commerciales (WRT, CIDB, autres formulaires SSM, ou tout autre document à l’appui)
12. Autres documents divers spécifiés sur demande

Il faut 14 jours ouvrables pour que le processus soit achevé après la soumission de tous les documents nécessaires. Pour plus d’informations détaillées, lisez le Guide ESD en ligne.

Documents Individuels

Pour obtenir un EP, votre employeur doit soumettre la demande d’EP à l’ESD. Voici une liste des documents requis que l’entreprise doit fournir en votre nom :

1. Formulaire de demande d’EP
2. Photo d’identité récente avec un fond bleu; 35mm x 50mm (1,38 x 1,97 pouces)
3. Copie de votre passeport (toutes les pages y compris la couverture)
4. Copie de vos diplômes d’études les plus élevés ; incluez une copie des certificats professionnels (si applicable). Remarque : ceux-ci doivent être traduits en anglais et être une Copie Certifiée Conforme (CTC) par l’Ambassade/Haut Commissariat/Consulat Général en Malaisie, ou le chef des ressources humaines de l’entreprise qui embauche
5. La version la plus récente de votre CV
6. Copie du contrat de travail (signée et estampillée par le Service des Impôts Malaisien) et description de l’emploi 
7. Le document de soutien de l’agence d’approbation ou de l’organisme de réglementation, le cas échéant
8. Tous les autres documents qui peuvent être demandés lors du processus de demande

Une fois tous les documents requis soumis, les demandes seront traitées dans les 5 jours ouvrables. Pour une liste plus détaillée des exigences pour les candidats à l’EP, vous pouvez lire le Guide ESD mentionné précédemment dans la section précédente. Ci-dessous, dans la section « Processus », vous apprendrez ce qui se passera après la soumission de la demande d’EP par l’employeur.

Si vous avez des membres de famille à charge que vous devez emmener en Malaisie, ils devront avoir un Pass Dépendant (DP). La demande des dépendants peut être soumise en même temps que la demande d’EP. Alternativement, vous pouvez ajouter votre ou vos dépendants une fois que votre EP est approuvé.

Les dépendants sont le conjoint légal du titulaire de l’EP ou les enfants de moins de 18 ans. Les enfants biologiques, les beaux-enfants et les enfants légalement adoptés par le titulaire de l’EP sont tous acceptés. Les enfants handicapés de TOUT âge sont également éligibles pour demander un DP.

Voici les documents requis pour le DP :

1. Une photo d’identité récente
2. Copie de leur passeport (toutes les pages y compris la couverture)
3. Copie du certificat de mariage pour le conjoint légal*
4. Copie de l’acte de naissance pour les enfants de moins de 18 ans*
5. Tous les autres documents demandés lors du processus de demande

* Doit être traduit en anglais (par l’Ambassade/le Haut Commissariat/le Consulat Général respectif/ou l’Institut Terjemahan Buku Malaysia) et être une Copie Certifiée Conforme (CTC) de l’Ambassade/le Haut Commissariat/le Consulat Général en Malaisie

Processus

L’EP est demandé par l’employeur via le site Internet de l’ESD. Voici comment se déroule le processus.

1. L’entreprise remplit les informations requises de l’expatrié (et de leurs dépendants si applicable).
2. Tous les documents justificatifs requis sont téléchargés.
3. L’entreprise soumet la demande complète. Une notification vous sera envoyée une fois que le système aura reçu la demande.
4. Les informations sont vérifiées et validées.
5. Le statut, qu’il s’agisse d’une approbation ou d’un rejet, sera envoyé par le système.
6. Si vous obtenez l’approbation, vous pourrez imprimer la lettre d’approbation qui est disponible en ligne.
7. Les candidats qui sont entrés en Malaisie auront 30 jours à partir de la date d’entrée pour endosser l’autocollant EP.
8. Présentez-vous au Centre MYXpats et soumettez les documents pertinents pour l’apposition de l’autocollant du titre de séjour sur votre passeport. Les documents nécessaires lors de l’authentification sont :
1. Passeport original
2. Copie de la lettre d’approbation
3. Reçu de paiement
4. Formulaire DP11/DP11A avec tampon et détails de l’entreprise original concernant l’endosseur désigné conformément à la Lettre d’Engagement (signataire)
9. Effectuez le paiement des frais d’immigration au guichet du Centre MYXpats.
10. Vous pourrez récupérer votre passeport dans les 3 jours ouvrables.

Si vous avez encore des doutes sur les étapes et les exigences, nous vous suggérons de lire avec attention le guide ESD, afin de ne sauter aucun document, exigence ou procédure importants dans votre demande.

Voici l’emplacement du Centre MYXpats :

Niveau 4, Tour Surian, No 1, Jalan PJU 7/3, Mutiara Damansara, 47810 Petaling Jaya, Selangor

Coordonnées GPS : 3° 9′ 20.0412″ N, 101° 36′ 32.9724″ E

Combien Ça Coûte ?

Selon le Centre MYXpats, le tableau ci-dessous montre les derniers coûts. Veuillez vérifier auprès de votre employeur ou du centre car les informations peuvent changer lorsque vous souhaiterez postuler. Les frais de demande de l’EP sont à la charge de l’employeur tandis que le DP sera payé par vous, sauf si votre employeur est généreux et couvre également les frais des personnes à charge.

Discutez de ces questions avec votre employeur pour savoir combien vous dépenserez au cas où vous auriez des frais à votre charge.

Frais de Demande ESD

Titre de séjour (EP)	318 RM (79,50 USD)
Passe dépendant (DP)	74,20 RM (18,55 USD)

Frais d’immigration pour l’authentification 

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Frais pour le Titre de séjour (EP)	200 RM (50 USD) par an
Frais de traitement pour l’EP	125 RM (31,25 USD) par demande
Frais pour le Passe dépendant (DP)	90 RM (22,50 USD) par an
Frais de traitement pour le DP	50 RM (12,50 USD) par demande

Voici le tableau officiel des frais fourni par l’ESD.

Comment Prolonger ?

Pour l’extension ou le renouvellement de l’EP, les entreprises enregistrées avec succès auprès de l’ESD peuvent le faire en ligne. Certaines exigences doivent être remplies pour que l’entreprise puisse le faire. Les voici :

1. Toutes les demandes de renouvellement doivent être accompagnées des trois derniers bulletins de salaire mensuels, du numéro de dossier fiscal et de la dernière déclaration fiscale e-BE.
2. Avant la soumission, l’entreprise doit s’assurer que le candidat a un passeport valide d’au moins 6 mois ; et
3. Le Titre de séjour actuel doit être encore valide pendant au moins un mois au moment de la soumission.
4. Toute demande de renouvellement de Passe dépendant ne peut être soumise que si le demandeur principal a été traité via le système en ligne de l’ESD auparavant.

Que Faire Lorsqu’on Change de Travail

Avant de discuter de ce qu’il se passe lorsque vous perdez votre emploi, voyons ce qu’il se passe si vous changez de travail. Demandez à votre nouvel employeur de commencer la procédure de demande de votre nouvel EP avant de démissionner de votre emploi actuel, car le processus et l’approbation de l’EP peuvent prendre beaucoup de temps.

Vous ne voulez pas que votre EP actuel soit annulé avant d’en obtenir un nouveau, car les séjours prolongés ne sont pas tolérés.

Que Se Passe-t-il si Vous Perdez Votre Emploi ?

Supposons que vous démissionniez ou que votre entreprise vous licencie pour une raison quelconque. Dans ce cas, votre EP, ainsi que tous les titres détenus par les membres de votre famille accompagnants, doivent être annulés. La demande d’annulation doit être faite par l’entreprise parrainante du titulaire de l’EP au moins 3 jours ouvrables avant ou dans le mois suivant la date de départ ou de résiliation prévue, la date la plus proche étant retenue.

Demandez aux banques de fermer votre compte ou de changer votre adresse avant votre départ. Pour les dossiers fiscaux, votre employeur devra remplir un formulaire CP21 et l’envoyer à l’Agence des Recettes Intérieures de Malaisie au moins un mois avant votre date de départ.

Assurez-vous de vérifier les termes qui sont inclus dans votre contrat de location si vous devez résilier votre location plus tôt que prévu. Concluez un accord à l’amiable pour annuler le bail avec votre propriétaire afin d’assurer une expérience sans conflit.

Assurez-vous de régler et de payer toutes les factures de services publics finales et de les faire déconnecter avant de partir. D’autres arrangements similaires et nécessaires devront également être faits pour votre courrier, vos assurances, vos écoles, vos voitures ou d’autres biens, ainsi que vos animaux de compagnie.

N’oubliez aucun détail pour partir l’esprit tranquille.

Maintenant, à Vous

Si vous êtes déjà embauché et en cours d’obtention de votre EP, racontez-nous votre expérience. Tout s’est-il bien passé pour vous et votre famille ? Nous aimerions entendre vos histoires !