Einen guten Hersteller in China finden: der komplette Leitfaden

Als ich zum ersten Mal online verkaufte, war der Traum, wie bei vielen, direkt vom Hersteller zu kaufen, um den besten Preis zu erzielen und meinen Gewinn zu maximieren.

Den Mittelsmann auszuschalten, wie man so sagt, aber den Importeur, Distributor und/oder Großhändler zu überspringen und die Produkte direkt dort zu bekommen, wo sie sie kaufen. 

Auch wenn es stimmt, dass der direkte Einkauf beim Hersteller die günstigsten Preise in der Lieferkette sichert, ist dies nicht kostenlos. Du musst deine Einstellung und Erwartungen anpassen, um neue Aufgaben und Arbeitsabläufe zu berücksichtigen.

Schauen wir uns an, was du tun musst, um erfolgreich bei Fabriken in China einzukaufen.

Transparenz-Hinweis: In diesem Artikel findest Du möglicherweise Links zu Produkten oder Services unserer Partner. Wenn Du über einen dieser Links etwas kaufst, erhalten wir eine kleine Provision. Dies hat keinen Einfluss auf unsere Produktauswahl: Wir empfehlen ausschließlich Produkte, die wir selbst in Deiner Situation nutzen würden. Weitere Informationen dazu findest Du in unserem Werbe-Hinweis.

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Anpassung deiner Einstellung und Erwartungen

Hier sind die Einstellungen und Erwartungen, die du anpassen musst.

Längere Vorlaufzeit

Wenn du es gewohnt bist, einfach einen schnellen Anruf oder eine E-Mail an deinen lokalen Großhändler oder Distributor zu senden und in ein paar Tagen ein paar Kartons in dein Lager zu bekommen – bereite dich darauf vor, beim Einkauf direkt ab Werk in China mindestens ein paar Monate hinzuzufügen, oder sogar bis zu einem halben Jahr!

Der direkte Einkauf bei einem Hersteller bedeutet, dass dein Unternehmen sich darauf vorbereiten muss, größere Mengen zu bestellen und auch längere Vorlaufzeiten in Kauf nehmen muss.

Das bedeutet, dass du mehr Geld auf der Bank haben musst, um zu kaufen und zu warten, oder Zugang zu Finanzierungen haben musst, um die Zeit zu überbrücken, die du warten musst, bis die Waren hergestellt, verschifft und dann verkauft werden.

Mehrere Dienstanbieter und Schritte

Während die Einstellung besteht, direkt vom Hersteller zu kaufen, wird ein kluger Käufer (Importeur) ein Netzwerk vertrauenswürdiger Dienstleister haben, die er nutzt. Dies schützt dich vor „direkt ab Werk“-Problemen und ist eine indirekte Art von Versicherung, um sicherzustellen, dass das, was du kaufst, von guter Qualität und in gutem Zustand geliefert wird.

Beispiele für Dienstleister sind:

• Beschaffungsagenten, um die Fabrik zu finden und in deinem Namen zu verhandeln
• Qualitätskontrollunternehmen, um eine QS-Checkliste zu erstellen und die Waren zu überprüfen
• Logistikunternehmen, die deine Waren per Luft und See verschiffen
• Zollmakler in deinem Heimatland, die bei der Klassifizierung der importierten Produkte helfen und die Einfuhrzölle anmelden

Ein gutes Netzwerk von Dienstleistern an deiner Seite schützt dich und deine Waren, und sie sind keine „Mittelsmänner“, die von deinen Gewinnen abzwacken.

Kenntnisse über dein Produkt in- und auswendig

Es ist wichtig, dein Produkt in- und auswendig zu kennen. Wenn du in deinem Heimatland von Großhändlern kaufst, haben sie das Produkt bereits. Sie haben die klare Liste der Produktspezifikationen und haben die erforderliche Sorgfaltspflicht geleistet.

Wenn du jetzt direkt vom Hersteller kaufst, liegt es in deiner Verantwortung zu wissen, was genau das Produkt ist, das du kaufst – nicht einfach „iPhone-Hüllen“, sondern welches Material, welche Maße, Verpackung und eine Vielzahl anderer Details, die du sicherstellen musst, dass die Fabrik von Anfang an weiß. 

Sobald du in der richtigen Denkweise bist und Verantwortung dafür übernimmst, dein Produkt zu kennen und diesen Prozess vom Anfang bis zum Ende zu verfolgen, kannst du zum nächsten Schritt deines Beschaffungsweges übergehen. 

Vorbereitung auf dein Beschaffungsprojekt

Es geht um die Informationen und Materialien, die du zuerst vorbereiten musst, bevor du Kontakt zu den Fabriken aufnimmst.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Dieser Satz gilt umso mehr im internationalen Handel. Diejenigen, die mit dem Arbeiten mit Freelancern online und Entwicklern vertraut sind, wissen – ein SOP oder ein Anforderungskatalog wird entscheidend für den Erfolg der Zusammenarbeit sein.

Das Gleiche gilt für die Zusammenarbeit mit einem Hersteller im Ausland.

Wir empfehlen normalerweise, mit einem Google-Dokument, Google-Bildern und einer Screenshot-Software deiner Wahl zu beginnen. Finde Bilder auf Google, mache einen Screenshot von einem, das dem, was du suchst, ähnlich ist – und zeichne Pfeile und Text darüber.

Mach dir keine Sorgen, zu offensichtlich zu sein! 

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Dies wird ein langes Dokument mit verschiedenen Blickwinkeln des Produkts, Größenanforderungen, Verpackungskonzepten und auch dem, was du NICHT möchtest. Zu zeigen, was du nicht möchtest, ist fast genauso effektiv wie zu zeigen, was du möchtest. Sie werden wissen, worauf sie in ihrem Herstellungsprozess verzichten können. 

Dieses Dokument wird zu deinem größten Kapital. Erinnerst du dich, dass wir sagten, du musst dein Produkt in- und auswendig kennen? Dieses Dokument ist der Beweis für deine zukünftige Fabrik, dass du der richtige Partner für sie bist.

Ein gebildeter Käufer zu sein, wird ihnen beweisen, dass du weißt, was du tust, und nicht nur ein opportunistischer Schaufensterbummler bist. 

Deine Suche starten

Zeit, etwas „Beschaffungs“-Arbeit zu leisten. Aber bitte stelle sicher, dass du Zeit in die vorherigen Abschnitte investierst – zu viele Leute springen einfach in ein B2B-Suchverzeichnis, das wir hier besprechen, und senden unvollständige RFQs (Request for Quotes) an Herstellern und erhalten keine Antwort. 

Gehen wir davon aus, dass du ein gutes Spezifikationsdokument fertiggestellt hast, großartige Arbeit. Beginne mit der Suche auf den typischen Alibaba- oder Global Sources-Websites und habe eine klare und kurze E-Mail oder Anfrage, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen. 

Diese Fabriken sind beschäftigt, und leider – könnten sie dich nicht allzu ernst nehmen. Also komme auf den Punkt und rede über Zahlen. Was ist deine Zielmenge und hast du einen Zielpreis?

Lasse sie auch wissen, welchen Zeitrahmen du im Auge hast, wann du es benötigst, und in welchen Markt du importierst. Dies gibt ihnen die Informationen, die sie benötigen, um dir eine gute Antwort zu geben.

Chinesische Menschen nutzen keine E-Mails. Jahre fragte ich mich, warum Chinesen nicht auf meine E-Mails antworteten, und ich war so frustriert. Erst nachdem Umzug nach China und das Sehen ihrer Arbeitsweise verstand ich – sie haben es im Wesentlichen mit den QQ- und jetzt Wechat-Chat-Tools übersprungen. 

Du wirst Wechat, QQ und andere Tools, die Chinesen zur Kommunikation nutzen, annehmen müssen. Wenn du nicht bereit bist, die Werkzeuge zu nutzen, die die Fabrik nutzt, wirst du im Nachteil sein und erhebliche Kommunikationsverzögerungen haben. Also nimm diese neue Welt des chinesischen Internets und der Tools für deinen Fertigungserfolg an.

Beachte, während du viel Zeit mit deiner Recherche verbracht und ein Spezifikationsblatt erstellt hast – sende es NICHT an jede einzelne Fabrik in diesen Handelsverzeichnissen.

Beginne ein kurzes Gespräch mit ihnen, sieh, wie sie dir antworten, und wenn du dich mit ihnen wohlfühlst – dann sende eine PDF-Version deines Dokuments. Manchmal sende ich sowohl .docx als auch .pdf-Dateien, sodass sie es auch bearbeiten und Fragen und Antworten direkt ins Dokument einfügen können (für diejenigen, die es nicht wissen – Google ist in China gesperrt, erwarte also nicht, dass sie ein Google Docs-Konto haben).

Das Suchen nach Fabriken in diesen Verzeichnissen ist einfach, der schwierige Teil ist es, durch das Volumen zu sortieren. Indem du ein kurzes Skript mit „Zahlen“ und dann das Spezifikationsblatt anhängst für „warme Leads“ – hast du eine gewinnbringende Kombination. 

Verhandlungen mit dem Hersteller

Es gibt Bücher über Verhandlungen und dann gibt es Bücher, die speziell über chinesische Verhandlungen geschrieben wurden – es wird also schwer, das heute umfassend zu behandeln, aber hier sind einige Highlights. 

Welche Position hast du in deiner Firma? Bist du der „große Boss“ oder bist du ein Einkaufsbeauftragter? Das musst du früher entscheiden, da du eine „Guter Bulle, Böser Bulle“-Verhandlungstechnik anwenden kannst.

Wenn der Preis höher ist, als du erwartet hast, kannst du deinen „großen Boss“ als den bösen Bullen verwenden, der diesen Preis nicht akzeptieren kann, und während du als Einkaufsleiter von dieser Fabrik kaufen möchtest, musst du auf deinen Chef hören.

Persönliche Beziehungen aufzubauen – auch wenn es während COVID-19 schwer sein mag, China zu besuchen – ist wichtig, also nutze jede Gelegenheit, die Fabrik zu besuchen. 

Fragt du dich, wann die beste Zeit für eine Reise ist? Die Messe-Saison ist die Antwort, die im Frühling und Herbst stattfindet. Wir haben einen ganzen Canton Fair-Bereich für die größte Messe der Welt, und der Besuch von Messen war der Grund, warum ich persönlich zuerst nach Asien gereist bin. 

Eine Messe zu besuchen ist eine sehr intensive (und anstrengende) Art, viele Lieferanten in ein paar Tagen zu besuchen, persönliche Beziehungen aufzubauen und neue Produktideen zu bekommen. Trage bequeme Schuhe und bereite dich im Voraus vor. Indem du mit den Fabriken vor der Messe sprichst, kannst du dir einen Überblick darüber verschaffen, welche Stände auf der Messe du besuchen möchtest. 

Indem du eine persönliche Beziehung aufbaust, kannst du besser verhandeln – nicht nur beim Preis, sondern auch bei Bedingungen wie Durchlaufzeit und Zahlung. Überleg dir, ihnen ein kleines Geschenk aus deiner Heimatstadt zu geben, mit einer Geschichte dazu.

Einmal brachte ein Geschäftspartner von mir eine Kiste BBQ-Sauce aus Kansas City mit, um sie in Fabriken zu verteilen, die er auf seiner Chinareise besuchte. Die Fabriken waren begeistert und er erzählte die ganze Geschichte, woher er die Sauce hatte und warum sie in seiner Heimatstadt etwas Besonderes ist.

Du möchtest herausstechen, mehr sein als nur eine E-Mail-Adresse.

Optimierung des Transaktionsflusses

Alles klar, nun hast du eine Fabrik gefunden, sie haben deine Spezifikationen und du hast verhandelt, es ist Zeit, es geschehen zu lassen. Wir empfehlen, einen Vertrag zu machen, sowohl auf Chinesisch als auch auf Englisch.

Je nach Bestellgröße musst du damit rechnen, dass du wahrscheinlich nicht wirklich klagen kannst, aber es geht mehr darum, sicherzustellen, dass beide Seiten den Bedingungen zustimmen.

Wir empfehlen auch, eine Liste mit QC-Elementen für Qualitätskontrollen zu erstellen.

Mit einem QC-Unternehmen zu arbeiten ist wie eine Versicherung für dein Geschäft – sie inspizieren die Fabrik und stellen sicher, dass das Produkt so hergestellt wird, wie du es benötigst, bevor es in dein Heimatland geschickt wird.

Was die Zahlung betrifft, sind die meisten dieser Transaktionen eine 50%ige Überweisung, um die Produktion zu starten, und dann die restlichen 50%, um die Waren mit dem Frachtbrief (Bill of Lading) aus dem chinesischen Hafen freizugeben.

Wie lange dauert es nach der Zahlung?

Das hängt wirklich von der Komplexität des Produkts ab, wie viele andere Aufträge die Fabrik hat und von der Größe deiner Bestellung. Fabriken wollen größere Bestellungen und priorisieren diese. Es sollte auch in deinem Angebot und im Vertrag festgelegt sein. Eine grobe Schätzung ist normalerweise 30 bis 60 Tage nach deiner ersten Zahlung.

Umgang mit „Schwierigkeiten“ und gängigen Problemen

Viele Käufer von Fabriken halten die Ordnung im Auge. Man kann nicht einfach die 50% Anzahlung leisten und sich um andere Dinge kümmern. Du solltest dich bei deinem Fabrikvertreter melden, um sicherzustellen, dass die Produktion noch im Zeitplan liegt.

Du solltest auch ein QC-Unternehmen buchen, das die Fabrik besucht, sobald die Produktion fast abgeschlossen ist. Schätze dein Qualitätskontrollunternehmen dahingehend ein, was du bei deinem Produkt suchst, und stelle sicher, dass sie deine Spezifikationen und Checklisten haben.

Vorsicht bei Nachbestellungen

Der letzte Punkt, den ich ansprechen möchte – werde bei den Nachbestellungen nicht zu bequem. Bei der ersten Bestellung weiß die Fabrik, dass du alles genau beobachtest, und oft verdienen sie an der ersten Bestellung nicht viel Geld, um dich als langfristigen Kunden zu gewinnen.

Sobald du im System bist, suchen sie nach Wegen, um ihre Margen zu erhöhen, entweder durch Anhebung der Preise oder durch Senkung der Produktionskosten.

Bleib also über die Fabrik auf dem Laufenden, habe immer QC-Kontrollen bei Nachbestellungen und besuche sie oft in ihren Fabriken oder auf Messen.

Betrachte deine Fabrik als Geschäftspartner. Du verlässt dich auf ihre pünktliche Produktion und hervorragende Qualität für die langfristige Gesundheit deines Unternehmens, also kümmere dich gut darum.

Fazit

Wir hoffen, dass dieser Einführungskurs über die Vorbereitung des Einkaufs von einer Fabrik, das Finden des Herstellers, den Abschluss des Deals und die zu vermeidenden Fallstricke dir auf deiner Reise geholfen hat, direkt von einer Fabrik zu kaufen.

Wenn du eine Full-Service-Beschaffungsagentur möchtest, die dir hilft, eine Fabrik zu finden, sowie bei der Verhandlung und Vertragsvorbereitung, dann füll das Formular hier aus.

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