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Lorsque vous changez l’adresse de votre entreprise, vous ne pouvez pas déménager et utiliser une nouvelle adresse immédiatement. Au lieu de cela, vous devez informer les organismes gouvernementaux, les organisations non gouvernementales, les banques et vos clients de votre nouvelle adresse.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers tout ce que vous devez faire et quels documents vous sont nécessaires pour changer l’adresse de votre entreprise.
Notez que les documents requis dépendent de la branche avec laquelle vous traitez. Vous devriez vérifier avec chaque organisation avant de soumettre.
Après avoir mis à jour l’adresse de votre entreprise, vous devriez encore vérifier votre ancien bureau pendant les deux premières années après votre déménagement. Certaines personnes pourraient encore y envoyer du courrier.
Département des Revenues
Si vous êtes une entreprise enregistrée à la TVA, le Département des Revenues est la première organisation avec laquelle vous devriez traiter. Sur le papier, vous devez les en informer au moins 15 jours avant de déménager.
En pratique, c’est difficile à faire. Le Département des Revenues exige de nombreux documents liés à votre nouvelle adresse. La plupart du temps, vous obtenez tous ces documents une fois que vous vous y êtes installé.
Pour gérer cela, après avoir déménagé dans un nouveau bureau, vous devriez encore utiliser votre ancienne adresse sur tous les documents comptables, y compris les factures, les reçus et les certificats de retenue à la source.
Vous pouvez utiliser votre nouvelle adresse une fois que tout avec le Département des Revenues est complété.
Si vous ne mettez pas à jour votre adresse avec le Département des Revenues, vous ne serez pas pénalisé, mais vous aurez de nombreux problèmes fiscaux.
Voici les documents dont vous avez besoin pour mettre à jour l’adresse de votre entreprise auprès du Département des Revenues :
- 3 jeux de formulaires PP09* – ils peuvent être téléchargés depuis le site du Département des Revenues
- Certificat d’enregistrement à la TVA (PP20) et une copie signée
- copie signée du passeport de tous les administrateurs autorisés à entrer les signatures engageant l’entreprise (page des informations du passeport et page contenant le visa non-immigrant valide)
- copie signée du permis de travail de tous les administrateurs autorisés à entrer la signature engageant l’entreprise
- copie signée de l’enregistrement de l’entreprise datant de moins de six mois
- procuration avec un timbre de 10 bahts (si l’administrateur autorisé n’est pas présent)
- plan du nouveau bureau
- photo du nouveau bureau incluant :
- bâtiment de bureaux
- salle de bureau avec signalétique de l’entreprise
- espace de travail à l’intérieur d’un bureau
- preuve du nouveau bureau incluant* :
- contrat de location incluant une copie de la carte d’identité et de l’enregistrement de la maison du propriétaire
- lettre de consentement
- enregistrement de la maison du nouveau bureau
- plan du nouveau bureau
*Ce jeu de documents est préparé par votre fournisseur de bureau. Ils pourraient facturer quelques milliers de bahts pour cela.
Remarques :
- La date de déménagement et de dépôt du PP09 devrait être laissée vide et remplie uniquement sur conseil d’un agent du Département des Revenues.
- Toutes les copies doivent être signées par le directeur autorisé et tamponnées avec le cachet de l’entreprise.
- Le nouveau certificat d’enregistrement à la TVA devrait être envoyé au nouveau bureau dans les 30 jours.
Où le faire
Rendez-vous au Département des Revenues dans la zone de votre entreprise. Si vous déménagez dans une nouvelle zone, vous devez d’abord informer le Département des Revenues dans votre ancienne zone. Une fois cela fait, vous devez déposer le même jeu de documents auprès du Département des Revenues dans la nouvelle zone.
Département du Développement des Entreprises
Une fois que vous avez terminé avec le Département des Revenues, il est temps de mettre à jour votre adresse auprès du Département du Développement des Entreprises.
Il est recommandé de le faire le plus rapidement possible car vous devez obtenir un enregistrement mis à jour de l’entreprise avec la nouvelle adresse de leur part. Cet enregistrement mis à jour est nécessaire pour mettre à jour l’adresse de votre bureau auprès de chaque autre organisation.
L’exigence majeure pour la mise à jour de l’adresse auprès du Département du Développement des Entreprises est que le directeur autorisé à entrer la signature engageant l’entreprise doit être présent et signer devant l’agent.
Sinon, vous devez demander à votre vérificateur de l’entreprise de le faire. Ils facturent quelques milliers de bahts pour cela.
Voici les documents dont vous avez besoin :
- BOJ 1
- formulaire d’enregistrement de l’entreprise
- BOJ 4
- plan du nouveau bureau
- copie signée du passeport de tous les administrateurs autorisés à entrer la signature engageant l’entreprise (page des informations du passeport et page contenant le visa non-immigrant valide)
Si l’administrateur autorisé n’est pas présent, vous avez également besoin de :
- ensemble de documents de procuration avec un timbre de 10 bahts
- copie de la pièce d’identité du vérificateur
Vous pouvez télécharger tous les formulaires requis et voir un exemple sur le site du DBD.
Où le faire
N’importe quel bureau du Département du Développement des Entreprises dans la province où votre entreprise est située.
Caisse de Sécurité Sociale
Une fois que vous avez mis à jour l’adresse de l’entreprise auprès du Département du Développement des Entreprises, vous devez en informer la Caisse de Sécurité Sociale avant le 15 du mois suivant.
Voici ce dont vous avez besoin :
- formulaire SPS 6-15, qui peut être téléchargé ici
- enregistrement de l’entreprise mis à jour avec la nouvelle adresse
- copie signée du certificat d’enregistrement à la TVA avec une nouvelle adresse — en cas d’attente, vous pouvez utiliser le reçu de document du Département des Revenues
- plan du nouveau bureau
- ensemble de documents de procuration avec un timbre de 10 bahts si l’administrateur autorisé n’est pas présent
Où le faire
Au bureau de la Caisse de Sécurité Sociale dans la zone de votre entreprise. Si vous déménagez dans une nouvelle zone, vous devez déposer le document auprès de la Caisse de Sécurité Sociale dans votre ancienne zone. Ils transféreront vos informations à la Caisse de Sécurité Sociale dans la nouvelle zone pour vous.
Conseil de l’Investissement
Si votre entreprise est promue par le Conseil de l’Investissement, vous devez également les en informer.
Voici ce dont vous avez besoin :
- certificat de promotion du BOI — envoyez le fichier original bleu à couverture rigide
- un en-tête de lettre de l’entreprise informant le BOI de votre nouvelle adresse — il n’y a pas de formulaire pour cela, vous devez le faire vous-même
- enregistrement de l’entreprise mis à jour avec la nouvelle adresse
Une fois les documents déposés, un agent du BOI vous indiquera la date à laquelle vous pourrez obtenir le certificat de promotion du BOI avec l’adresse de bureau mise à jour. Cela devrait être dans quelques jours.
Où le faire
Siège du BOI sur Vibhavadi-Rangsit Road à Bangkok.
Ministère du Travail
Vous devez également mettre à jour l’adresse de votre entreprise sur le permis de travail pour vous et vos employés expatriés.
Pour ce faire, vous devez télécharger le formulaire TT6 à partir du Ministère du Travail et préparer tous les documents indiqués.
Si vous êtes une entreprise promue par le BOI, vous pouvez le faire au One-Stop Service Center. Pour les entreprises non-BOI, vous pouvez le faire au Ministère du Travail.
Avec l’arrivée des permis de travail numériques, les entreprises promues par le BOI n’auront qu’à mettre à jour leurs adresses en ligne sur Single Window for Visa and Work Permit.
Banques
Une fois que vous avez terminé avec les organismes gouvernementaux, il est temps de s’occuper des banques. Vous ne voulez pas qu’elles envoient vos informations financières à votre ancien bureau.
Vous ne pouvez mettre à jour l’adresse qu’auprès de la succursale exacte de la banque où vous avez ouvert un compte.
Chaque banque a ses propres exigences et documents. Vous devriez les vérifier avec elles.
Certaines banques, dont Kasikorn, exigent que le directeur autorisé soit présent lors de la demande ou de la signature des documents.
Mais il est possible de négocier avec elles pour prendre les documents, les faire signer et les retourner plus tard. « Actuellement, le directeur autorisé n’est pas en Thaïlande » est une bonne raison.
Dans une banque comme Bangkok Bank, une procuration suffit. Le directeur autorisé n’aura pas besoin d’être présent.
Voici ce dont vous avez besoin :
- les notes de réunion mentionnant votre nouvelle adresse et votre numéro de compte — les notes doivent contenir le libellé précis requis par les banques
- l’enregistrement mis à jour de l’entreprise avec la nouvelle adresse
- livret de banque
- formulaire bancaire
Toutefois, vous devez préparer tous les documents mentionnés ci-dessus pour chaque compte. Si vous avez trois comptes bancaires, deux cartes de crédit et un compte bancaire en ligne, même dans la même banque, vous devez préparer six ensembles de documents.
Fournisseurs de services
Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus, il est temps d’informer les fournisseurs de services.
Voici ce dont vous avez besoin :
- enregistrement de l’entreprise mis à jour avec la nouvelle adresse
- la demande du fournisseur de services
- ensemble de documents de procuration avec un timbre de 10 bahts si le directeur autorisé n’est pas présent
