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La Thaïlande est le pays de la paperasse. C’est vrai lorsque vous gérez une entreprise ici. Tout ce que vous faites nécessite des tonnes de paperasse. Même s’il s’agit de mettre à jour votre adresse à la banque, vous avez besoin d’au moins cinq documents différents.
Lorsque la paperasse s’accumule, à la fin, votre bureau sera plein de documents.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers les types de documents que vous devriez conserver en Thaïlande, et comment.
Licences et Certificats
À la réception de toute licence et certificat, vous devriez les scanner et les conserver en lieu sûr en permanence.
Cela inclut votre certificat d’immatriculation de l’entreprise et d’autres documents que vous obtenez lors de la création d’une société, le certificat d’enregistrement à la TVA, le certificat de promotion BOI, et d’autres licences pour gérer votre activité.
La plupart du temps, vous n’en aurez pas besoin. Mais quelqu’un pourrait vous les demander de temps en temps.
Documents Comptables
Vous devriez conserver tous les documents comptables pendant au moins 10 ans. Vous pourriez entendre certaines personnes dire que sept ans suffisent.
Bien qu’il soit vrai à un certain moment, la loi stipule que les agents d’audit du Département des Recettes ont le pouvoir d’inspecter les documents comptables jusqu’à 10 ans.
Si votre bureau n’a pas assez d’espace pour conserver les documents pendant 10 ans, vous devriez avoir au moins la dernière année de documents comptables avec vous. Les autres neuf ans peuvent être conservés dans un centre de stockage personnel.
Dans ce contexte, les documents comptables signifient tous les documents relatifs aux dépenses de votre entreprise, aux revenus, aux récépissés de déclaration fiscale, aux états financiers, etc.
Contrats
Conserver les contrats vous protège si des poursuites judiciaires ou des litiges surviennent à l’avenir.
Le nombre d’années pendant lesquelles vous devez les conserver dépend de l’objectif et de la durée du contrat.
En général, cela se passe comme suit :
- si c’est un contrat commercial impliquant une rémunération, conservez-le pendant 10 ans
- si c’est lié à la déclaration fiscale, conservez-le pendant 10 ans
- si c’est lié à un employé, y compris un contrat d’employé, salaire, heures supplémentaires, etc., conservez-le pendant deux ans
Documents des Employés
Vous devriez conserver tous les documents relatifs aux employés pendant deux ans après que l’employé ait quitté l’entreprise pour la même raison que la conservation du contrat : éviter qu’un certain employé ne dépose un recours contre vous devant le tribunal.
Mais lorsqu’il s’agit de documents d’employés liés à la déclaration fiscale, vous devriez les conserver pendant 10 ans.
Autres Documents
Pour les autres documents non importants, y compris les candidatures, vous devez les conserver pendant un an avant de les détruire.
Sociétés de Self-Stockage
Avec tous les documents que vous devez conserver, il est difficile de tout garder dans votre bureau. C’est là que les sociétés de self-stockage entrent en jeu.
Pour notre entreprise, nous utilisons DataSafe. Ils facturent 10-15 baht par boîte, par mois. Chaque boîte peut contenir 1 000 feuilles de papier A4.
Nous les appelons pour qu’ils nous fournissent leurs boîtes. Nous élaborons notre code interne dans chaque boîte, mettons nos documents à l’intérieur, et les appelons pour venir le récupérer.
Nous avons un fichier séparé pour le code interne afin de savoir quels documents sont conservés chez eux.
Lorsque nous avons besoin d’un document, nous leur communiquons le code, et ils nous le livrent dans les 24 heures.
Un point crucial est que si vous stockez vos documents comptables chez eux, vous devez le déclarer chaque année au Département des Recettes. C’est requis par la loi thaïlandaise.
DataSafe nous indique quels documents nous avons besoin et nous rappelle quand nous devons le faire.
