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Il y a plusieurs choses à faire pour déménager votre bureau vers un nouvel endroit, en dehors du traitement de vos effets personnels.
Gérer Votre Contrat Actuel
Selon votre contrat, vous devez généralement informer le propriétaire par écrit un ou deux mois avant de déménager.
Votre propriétaire devrait vous rendre votre dépôt de garantie quelques semaines après votre départ. Ne vous attendez pas à le récupérer en totalité, car vous devez encore payer les frais de nettoyage, de réparation, de peinture et de rénovation.
Ces coûts seront déduits du dépôt de garantie.
Vendre Les Objets Inutilisés
La toute première chose à faire lors d’un déménagement de bureau est de décider quels articles vous devez déplacer et lesquels vendre.
Il y a généralement deux choses à faire pour se débarrasser des objets dont vous n’avez plus besoin : soit les vendre, soit les donner.
Normalement, nous donnons ou vendons les objets inutilisés à nos employés d’abord. Ensuite, nous informons les femmes de ménage du bâtiment que nous déménageons. Ces dernières ont souvent de nombreux contacts.
Elles peuvent rapidement diffuser l’information, et vous devriez pouvoir vendre rapidement le mobilier et les appareils électroniques inutilisés.
Vous devriez toujours fournir un reçu même en vendant des articles. Si vous êtes une entreprise enregistrée pour la TVA, vous devez aussi inclure la TVA. C’est requis par la loi.
Donner Les Objets Inutilisés
Si vous ne souhaitez pas vendre, le don est également une bonne option. Vous pouvez faire un don à des temples et des fondations en Thaïlande.
Vous devriez toujours demander au temple ou à la fondation de vous fournir un reçu pour tous les objets que vous donnez à des fins de comptabilité.
Stocker Des Documents
Gérer une entreprise en Thaïlande implique beaucoup de documentation. Au moment où vous avez besoin de déménager dans un nouveau bureau, il pourrait y avoir une pile de documents à traiter.
Ce que nous faisons habituellement, c’est stocker nos documents chez DataSafe, un service de stockage de données.
Nous ne gardons que les deux dernières années de documents comptables avec nous et d’autres documents que nous pourrions utiliser de temps en temps, tels que les contrats et les dossiers des employés. Le reste va en stockage.
Trouver Un Déménageur
Vous avez deux options pour les déménageurs : des déménageurs professionnels ou des déménageurs indépendants.
Ce que nous faisons habituellement, c’est demander à notre secrétaire de trouver un déménageur indépendant. C’est beaucoup moins cher et ils peuvent faire le travail tout aussi bien. Vous pouvez également parler aux femmes de ménage ou à l’administration du bâtiment pour des recommandations aussi.
Notre déménageur préféré est Tonnam. C’est un déménageur à Bangkok qui est bon et assez bon marché. De plus, vous pouvez aussi utiliser l’application Lalamove.
Vous pouvez également lire notre article complet sur comment trouver une entreprise de déménagement domestique en Thaïlande.
Mettre à Jour Le Forfait Téléphonique et Internet
N’oubliez pas de mettre à jour ou d’annuler votre forfait téléphonique fixe et internet avant de déménager.
Vérifiez avec votre nouveau bureau quel fournisseur d’accès Internet ils utilisent, et concernant les options de téléphone fixe, car ils peuvent être liés à un fournisseur spécifique.
Si c’est le même fournisseur que vous utilisez actuellement, il pourrait être possible de conserver votre forfait Internet et votre numéro de téléphone actuels dans votre nouveau bureau.
Mettre à Jour L’adresse
Mettre à jour votre adresse est la partie la plus fastidieuse du déménagement. Vous devez vous rendre dans chaque organisation vous-même ou envoyer quelqu’un avec une procuration.
Habituellement, nous mettons à jour l’adresse nous-mêmes sans externaliser. C’est un processus simple mais qui peut prendre du temps.
Voici une liste des organisations avec lesquelles vous devez traiter lors de la mise à jour de l’adresse de l’entreprise.
Veuillez noter que les documents mentionnés dans cette section sont susceptibles de changer. Vous devez vérifier auprès de chaque organisation avant de le faire.
Direction générale des impôts
Vous devez contacter la Direction générale des impôts de votre région au moins 15 jours avant de déménager.
Si vous déménagez dans une nouvelle région, vous devez contacter la Direction générale des impôts dans les deux régions.
Par exemple, si votre entreprise est à Ratchada et que vous souhaitez déménager à Sathorn, vous devez contacter les Directions générales des impôts à Ratchada et à Sathorn.
Pour mettre à jour votre adresse auprès de la Direction générale des impôts, voici ce dont vous avez généralement besoin :
- 3 copies du formulaire PP9 disponible en téléchargement sur le site de la Direction générale des impôts
- PP20
- Contrat de location (obtenu auprès du propriétaire de votre nouveau bureau)
- Lettre de consentement (obtenue auprès du propriétaire de votre nouveau bureau)
- Plan du nouveau bureau
- Photos de votre nouveau bureau. Elles doivent inclure l’ensemble de l’immeuble de bureaux, la signalisation de votre entreprise et votre espace bureau
Veuillez noter que chaque Direction générale des impôts exige un ensemble de documents différent. Parfois, différents agents du même département exigent aussi des documents différents. Il est donc important de continuer à traiter avec le même agent de la Direction générale des impôts tout au long du processus. C’est pourquoi vous devriez demander son nom et ses coordonnées.
Vous pouvez établir une procuration et demander à quelqu’un de mettre à jour votre adresse à la Direction générale des impôts pour vous.
Une fois que vous avez soumis tous les documents, vous devriez obtenir un PP20 mis à jour dans quelques semaines.
Vous ne devez pas changer les informations de facturation à la nouvelle adresse sauf si vous obtenez un PP20 mis à jour de la Direction générale des impôts.
Direction générale du développement des entreprises
Après la Direction générale des impôts, vous devez mettre à jour votre adresse à la Direction générale du développement des entreprises. Vous devez enregistrer l’entreprise mise à jour pour mettre à jour votre adresse auprès d’autres organisations.
C’est assez simple de mettre à jour votre adresse à la Direction générale du développement des entreprises. Ils ont des instructions complètes et des formulaires disponibles sur leur site Web.
Il vous suffit de remplir ces formulaires puis de vous rendre à la Direction générale du développement des entreprises.
Veuillez noter que vous devez y aller par vous-même pour mettre à jour l’adresse. Sinon, vous pouvez donner une procuration et demander à une société de comptabilité de le faire, car vous avez besoin de leur signature et tampon.
Sécurité Sociale
La mise à jour de votre adresse à la Sécurité Sociale est un processus simple. Une fois que vous avez mis à jour l’enregistrement de l’entreprise, allez au bureau de la Sécurité Sociale dans votre région actuelle avec les documents suivants :
- Formulaire SPS. 6-15 (สปส.6-15), disponible en téléchargement sur le site de la SSO
- Plan du nouveau bureau
- Une copie signée de l’enregistrement de l’entreprise
- PP20 ou PP9 de la Direction générale des impôts
- Procuration
Conseil d’Investissement
Si vous êtes une entreprise promue par le BOI, vous devez alors mettre à jour votre adresse auprès du BOI à leur siège social.
Voici ce dont vous avez généralement besoin :
- Une lettre avec le logo de votre entreprise au BOI, leur indiquant que vous avez déménagé dans un nouveau bureau
- Une copie signée de l’enregistrement de l’entreprise
- Certificat BOI
- Procuration
Ensuite, vous devriez recevoir le certificat BOI mis à jour dans quelques semaines.
Banques
Vous devez vous rendre à la succursale bancaire où vous avez ouvert votre compte d’entreprise pour mettre à jour l’adresse de l’entreprise.
Chaque banque requiert des documents différents. Habituellement, ils ont besoin de :
- Une copie signée de l’enregistrement de l’entreprise
- Leur propre formulaire pour mettre à jour l’adresse
- Une lettre avec le logo de votre entreprise pour les informer de votre déménagement vers un nouveau bureau*
*Elle doit contenir les termes exacts exigés par les banques.
Veuillez noter que chaque compte bancaire et carte de crédit nécessite un ensemble de documents séparé.
Par exemple, si vous avez deux comptes bancaires et 3 cartes de crédit, cela signifie que vous devez préparer 5 ensembles de documents, même si tous proviennent de la même banque.
Selon chaque banque, vous pouvez être amené à vous y rendre personnellement ou non.
Fournisseurs de services
Une fois que vous avez terminé avec les banques, il est temps de mettre à jour votre adresse auprès de chaque fournisseur de service que vous utilisez.
Ils peuvent vous demander de remplir certains formulaires et de leur fournir une copie signée de l’enregistrement de l’entreprise. En général, c’est tout.
Gestion du courrier
Même après avoir mis à jour l’adresse de votre entreprise auprès de toutes les organisations auxquelles vous pouvez penser, il y a encore une chance que certaines personnes envoient du courrier à votre ancienne adresse.
Il se peut donc que vous souhaitiez encore visiter votre ancienne adresse de temps en temps pour récupérer tout votre courrier. Si vous entretenez une bonne relation avec une personne sur place, vous pouvez lui demander de surveiller votre courrier pour vous.
