Comment Obtenir une Apostille pour la Résidence au Costa Rica en 2024

Lors de la demande de résidence au Costa Rica, un des défis est que certains de vos documents devront être accompagnés d’une « apostille ».

Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est une apostille, la différence entre une apostille et un document notarié, quels documents de résidence nécessitent une apostille, et comment apostiller des documents aussi bien depuis les États-Unis que depuis le Costa Rica.

Nous avons également quelques indications pour les lecteurs canadiens et britanniques.

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Qu’est-ce qu’une apostille ?

Une apostille est une certification qui prouve qu’un document public est authentique.

Le certificat d’apostille confirme que la signature, le sceau ou le timbre sur un document public sont authentiques pour qu’il soit accepté lorsqu’il est présenté dans un autre pays.

Le certificat est un document distinct qui accompagne le document public original et porte la signature et le tampon de quelqu’un autorisé par son gouvernement à certifier l’authenticité d’un document public.

Seuls les documents émis par des autorités publiques ou des fonctionnaires publics peuvent obtenir une apostille.

Pour faire simple, une apostille est utilisée pour permettre à un gouvernement d’informer un autre gouvernement que le contenu du document est authentique pour l’utilisation internationale des documents.

Apostille et notaire

Il y a parfois une confusion entre avoir une apostille pour un document et avoir le document notarié.

Un notaire ne peut confirmer que la signature d’un client est authentique car il/elle observe la personne signer un document.

Un notaire ne peut pas confirmer que les informations, tampons, sceaux ou autres signatures du document sont authentiques.

Le service notarial est généralement effectué par un cabinet d’avocats.

Quels documents nécessitent une apostille pour la résidence au Costa Rica ?

Lors de la demande de résidence et pour devenir expatrié au Costa Rica, ces trois documents sont normalement nécessaires avec une apostille :

• Acte de naissance
• Certificat de mariage
• Casier judiciaire (par exemple, le résumé d’antécédents FBI (vérification des antécédents par le FBI))

Vous pouvez obtenir votre document apostillé tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du Costa Rica.

Comment obtenir des apostilles depuis les États-Unis

Il y a trois étapes principales pour obtenir une apostille :

• Obtenir une copie certifiée conforme
• La faire notarier
• Obtenir l’apostille

Voyons ce que vous devez faire pour chaque document.

Certificat de naissance et de mariage

La première étape consiste à obtenir des copies certifiées conformes des documents dont vous avez besoin.

Veuillez noter que les copies certifiées conformes des actes de naissance et des certificats de mariage doivent être soumises pour les apostilles. Les photocopies non certifiées ne sont pas acceptées par les agents d’apostille.

Pour obtenir des copies certifiées conformes des actes de naissance et des certificats de mariage, visitez le site Web du CDC.

Il liste par état les coûts, les informations de contact, et les procédures de demande pour obtenir des copies certifiées conformes.

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Le site fournit également des liens directs vers les sites Web des bureaux des statistiques de l’état civil de chaque état afin que vous puissiez vous assurer que les informations sont à jour.

Normalement, vous devez signer un formulaire de demande et envoyer un paiement au Département des archives d’état. Cela coûte environ 5 USD à 30 USD par document.

Notarié

Les certificats de naissance et de mariage doivent être notariés par un notaire agréé. Utilisez un notaire commissionné par un état américain. Le notaire facturera des frais pour ce service.

De nombreuses banques et entreprises offrent ce service gratuitement pour les clients, ou pour une somme modique pour les non-clients.

Notarize.com offre également des services de notariat en ligne. (J’ai personnellement utilisé ce service, et il était excellent.)

Certaines États exigent que le document soit notarié par un notaire commissionné par l’état qui a émis le document, donc si vous utilisez des notaires en ligne, assurez-vous qu’ils peuvent notarier pour cet état.

Une fois ces deux documents notariés, vous êtes maintenant prêt à obtenir les apostilles.

Obtenir les apostilles

Étant donné que les apostilles doivent être octroyées par les secrétaires d’état pour les documents émis par l’état (certificats de naissance et de mariage), les demandeurs devront contacter le secrétaire d’état de l’état qui a émis les documents.

A web browser search for « secretary of state in [name the state] » should provide the contact information. 

Ou vous pouvez consulter cette page Web pour une liste des coordonnées des secrétaires d’état. (Descendez pour trouver la liste.)

Chaque état énumérera les exigences pour une apostille sur le site Internet de son secrétaire d’état. Il est conseillé de vérifier cela tôt pour vous assurer que vous êtes préparé aux exigences de cet état.

Dans la plupart des cas, il suffit d’avoir une copie certifiée conforme de votre document et de l’avoir notariée, mais certains états exigent une notarisation dans l’état où le document a été délivré.

Suivez les instructions données par le secrétaire d’état. La plupart des demandes d’apostille ne sont acceptées que par courrier. Vous devrez fournir un retour postal prépayé avec votre demande. Des frais seront facturés pour ce service.

Vérification des antécédents par le FBI

Dans le cas d’une vérification des antécédents par le FBI ou preuve de l’absence de casier judiciaire, les demandeurs américains devront se rendre sur ce site : https://www.edo.cjis.gov/.

Suivez les étapes de la section « Obtention de votre résumé historique d’identité ». Cela vous dira tout ce que vous devez savoir pour obtenir les empreintes digitales officielles requises pour le rapport ainsi que les étapes à suivre pour obtenir le rapport.

Le gouvernement du Costa Rica exige également que les vérifications des antécédents par le FBI soient apostillées.

Étant donné qu’il s’agit d’un document fédéral, il devra obtenir une apostille du Département d’État américain. Les instructions pour ce processus sont décrites ici selon les informations du Département d’État sur le site du Département d’État américain.

Les demandes d’apostille ne peuvent être faites que par courrier au Département d’État. Incluez les éléments suivants dans votre paquet de courrier :

1. Un document original de Résumé d’Histoire d’Identité (vérification des antécédents du FBI ou antécédents criminels) du FBI, pas une photocopie.
2. Le formulaire de demande imprimé complété à : https://eforms.state.gov/Forms/ds4194.PDF. Indiquez le pays d’utilisation du document dans la Section 4.
3. Les frais requis. Les frais d’authentification sont de 20 dollars par document pour tous les services. Les frais sont payables au Département d’État américain par chèque ou mandat. Ils ne peuvent accepter des chèques temporaires, de démarrage ou complétés par la banque. Tous les numéros de chèque doivent être supérieurs à 100 et datés des six derniers mois.
4. Une enveloppe auto-adressée et prépayée pour le retour de votre document à une adresse aux États-Unis. Utilisez USPS ou UPS. Veuillez ne pas utiliser FedEx. Le courrier traçable de l’USPS est recommandé. Vous recevrez une mise à jour lorsque votre courrier aura atteint le centre de distribution postale à Sterling, VA, mais pas l’emplacement physique du bureau à Washington, DC.
5. Envoyez le paquet avec tout ce qui est listé ci-dessus à l’adresse suivante : Office of Authentications U.S. Department of State CA/PPT/S/TO/AUT 44132 Mercure Circle P.O. Box 1206 Sterling, VA 20166-1206

Le site du Département d’État indique que les demandes d’apostille seront traitées 11 semaines à partir de la date de réception.

Service d’apostille

Il convient de noter qu’il existe des entreprises de service d’apostille qui prendront en charge tous les détails ci-dessus pour vous si vous ne souhaitez pas effectuer le processus vous-même.

Les certificats de naissance, les certificats de mariage et les rapports de vérification des antécédents du FBI doivent toujours être obtenus personnellement, mais les services en ligne peuvent gérer le reste de la procédure pour l’obtention de l’apostille moyennant des frais.

Comment obtenir des apostilles depuis le Costa Rica

Que le demandeur soit aux États-Unis ou au Costa Rica, il doit toujours obtenir les copies certifiées des certificats de naissance et de mariage ainsi que la vérification des antécédents du FBI.

Il existe deux façons de procéder : 

• demander à quelqu’un ayant une adresse aux États-Unis de le faire pour vous
• Utiliser un avocat spécialisé en immigration

Faites-le à votre place

Il est possible pour les individus de suivre le même processus que ci-dessus (depuis les États-Unis) tout en étant au Costa Rica, mais cela exige que vous ayez quelqu’un avec une adresse aux États-Unis qui puisse recevoir votre certificat de naissance ou de mariage certifié, ainsi que votre vérification des antécédents du FBI par courrier, puis vous l’envoyer au Costa Rica soit par des services tels que DHL ou US Mail (très lent) ou via un coursier personnel.

Ensuite, les documents seraient soumis avec votre demande de résidence au Costa Rica.

Utiliser un avocat spécialisé en immigration

La plupart des gens au Costa Rica qui ont besoin d’apostilles pour des documents américains utilisent des avocats spécialisés en immigration ou des services équipés pour obtenir des apostilles.

Cela réduit le temps, la confusion et les erreurs.

Si vous utilisez un avocat ou un service d’immigration, vous pouvez généralement faire envoyer directement les certificats certifiés et la vérification des antécédents du FBI à l’avocat ou au service, qui prend ensuite le relais et guide vos documents tout au long du processus d’apostille.

Ils ont généralement des bureaux aux États-Unis, ce qui leur permet de simplifier les démarches. Cela peut être un processus compliqué à gérer seul, donc il est recommandé de faire appel à un avocat ou un service d’immigration qualifié et expérimenté dans l’obtention d’apostilles.

Si vous utilisez un avocat ou un service d’immigration pour votre processus de résidence en général, choisissez-en un qui peut vous aider avec le processus d’apostille. S’ils ne le peuvent pas, demandez-leur qui peut vous aider.

Un service d’apostille réputé au Costa Rica pour les documents américains est William Edward Licht. Vous trouverez des informations sur ses services, ses tarifs et ses exigences sur son site Web. 

Il peut vous assister tout au long du processus, y compris pour faciliter l’obtention des certificats de naissance/mariage certifiés et des vérifications des antécédents du FBI. 

Je n’ai pas personnellement utilisé ce service ; cependant, j’ai correspondu directement avec lui à plusieurs reprises. Il est bien connu au Costa Rica et est réputé pour offrir des services d’apostille efficaces et professionnels.

Les apostilles spécifiquement pour un Résumé d’Historique d’Identité du FBI (vérification des antécédents) peuvent être obtenues en ligne sur https://fbiapostilleservices.com/. Ce service traite des centaines d’apostilles du FBI chaque mois et a un délai de traitement de 2 à 3 semaines. Le coût est de 150 $ par document. Ils savent exactement ce qu’il faut faire pour obtenir une apostille du FBI rapidement et efficacement.

Puis-je obtenir un service d’apostille à l’ambassade ?

Les services d’apostille ne sont pas fournis par les ambassades des États-Unis, du Canada ou du Royaume-Uni au Costa Rica.

Apostille pour les Canadiens

Les procédures pour les apostilles et autres services d’authentification pour les documents canadiens ont changé de manière significative le 11 janvier 2024, suite à l’adhésion du Canada à la Convention de la Haye.

Des informations sur les apostilles et l’authentification des documents peuvent être trouvées sur le site du gouvernement du Canada.

Apostille pour les citoyens britanniques

Les procédures pour les apostilles du Royaume-Uni peuvent être consultées sur le site du gouvernement du Royaume-Uni. 

Les prix sont indiqués et varient de 35 à 100 livres sterling, selon qu’il s’agit de documents papier ou électroniques.

Maintenant, à vous de jouer

Bien que le processus semble compliqué, il est en réalité simple.

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Cependant, si vous êtes déjà au Costa Rica, avoir recours à un avocat spécialisé en immigration peut être votre seule option restante.

Ainsi, si vous prévoyez de demander la résidence au Costa Rica, il est préférable de faire apostiller tous vos documents à l’avance avant de vous y rendre.