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Thailand ist das Land der Bürokratie. Das trifft auch zu, wenn du hier ein Geschäft führst. Alles, was du machst, erfordert einen Haufen Papierkram. Selbst wenn es nur darum geht, deine Adresse bei einer Bank zu aktualisieren, brauchst du mindestens fünf verschiedene Dokumente.
Wenn sich der Papierkram ansammelt, wird am Ende dein Büro voll mit Dokumenten sein.
In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Arten von Dokumenten du in Thailand aufbewahren solltest und wie.
Lizenzen und Zertifikate
Sobald du eine Lizenz oder ein Zertifikat erhältst, solltest du sie scannen und jederzeit an einem sicheren Ort aufbewahren.
Das beinhaltet deine Firmenregistrierungsurkunde und andere Dokumente, die du bei der Gründung einer Firma bekommst, das Mehrwertsteuer-Registrierungszertifikat, das BOI-Förderungszertifikat und andere Lizenzen, die du zum Führen deines Geschäfts benötigst.
Die meiste Zeit wirst du sie nicht brauchen. Aber jemand könnte sie von Zeit zu Zeit verlangen.
Buchhaltungsdokumente
Du solltest alle Buchhaltungsdokumente mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Du wirst vielleicht hören, dass sieben Jahre ausreichen.
Auch wenn das in gewisser Weise stimmt, besagt das Gesetz, dass Revisionsbeamte des Finanzministeriums das Recht haben, Buchhaltungsdokumente bis zu 10 Jahre lang zu überprüfen.
Wenn dein Büro nicht genug Platz hat, um die Dokumente 10 Jahre lang aufzubewahren, solltest du mindestens die Buchhaltungsdokumente des letzten Jahres bei dir haben. Die anderen neun Jahre können in einem Selbstlagerungszentrum aufbewahrt werden.
Buchhaltungsdokumente in diesem Zusammenhang bedeuten alle Dokumente, die mit den Ausgaben, Einnahmen, Steuerbelegen, Finanzberichten deiner Firma usw. zusammenhängen.
Verträge
Das Aufbewahren von Verträgen schützt dich, falls es in der Zukunft zu Klagen oder Streitigkeiten kommt.
Die Anzahl der Jahre, die du sie aufbewahren musst, hängt vom Zweck des Vertrags und seiner Dauer ab.
Im Allgemeinen geht es so:
- wenn es sich um einen Geschäftskontrakt handelt, der Entschädigungen beinhaltet, bewahre ihn 10 Jahre auf
- wenn es mit der Steuerveranlagung zu tun hat, bewahre ihn 10 Jahre auf
- wenn es sich um einen Mitarbeiter handelt, einschließlich eines Mitarbeitervertrags, Gehalt, Überstundenvergütung und so weiter, bewahre ihn zwei Jahre auf
Mitarbeiterdokumente
Du solltest alle mitarbeiterbezogenen Dokumente zwei Jahre lang aufbewahren, nachdem der Mitarbeiter die Firma verlassen hat, aus demselben Grund wie bei der Vertragsaufbewahrung: um zu verhindern, dass ein gewisser Mitarbeiter eine Klage gegen dich vor Gericht einreicht.
Aber wenn es um mitarbeiterbezogene Dokumente geht, die mit der Steuerveranlagung zu tun haben, solltest du sie 10 Jahre lang aufbewahren.
Sonstige Dokumente
Für andere unwichtige Dokumente, einschließlich Anträgen, solltest du sie ein Jahr lang aufbewahren, bevor du sie vernichtest.
Selbstlagerungsfirmen
Bei all den Dokumenten, die du aufbewahren musst, ist es schwer, alles in deinem Büro zu behalten. Hier kommen Selbstlagerungsfirmen ins Spiel.
Für unser Unternehmen nutzen wir DataSafe. Sie berechnen 10-15 Baht pro Box, pro Monat. Jede Box kann 1.000 A4-Blätter aufnehmen.
Wir rufen sie an, um uns ihre Boxen zu geben. Wir erstellen unseren internen Code in jeder Box, legen unsere Dokumente hinein und rufen sie an, um sie abzuholen.
Wir haben eine separate Datei für den internen Code, um zu wissen, welche Dokumente bei ihnen aufbewahrt werden.
Wenn wir ein Dokument benötigen, sagen wir ihnen den Code, und sie liefern es uns innerhalb von 24 Stunden.
Ein wichtiger Punkt ist, dass, wenn du deine Buchhaltungsdokumente bei ihnen lagerst, musst du jedes Jahr das Finanzministerium darüber informieren. Dies ist gesetzlich in Thailand erforderlich.
DataSafe sagt uns, welche Dokumente wir benötigen, und erinnert uns, wann wir das tun müssen.
