Personalwesen: Ein interkultureller Management-Leitfaden für Thailand

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Vor ein paar Wochen habe ich darüber geschrieben, wie man ein tolles Team aus thailändischen Mitarbeitern aufbaut und mit den Herausforderungen bei der Rekrutierung und Zusammenstellung eines großartigen Teams umgeht. Heute möchte ich auf das tägliche Management eines Expat-Managers in Thailand eingehen.

Was folgt, sind meine eigenen Best Practices, die sich über die letzten 10 Jahre entwickelt haben, während ich ein Tech-Start-up von Bangkok aus geleitet habe. Für mein eigenes Unternehmen haben diese sich als recht erfolgreich erwiesen, aber das heißt nicht, dass es der einzig richtige oder beste Weg ist. Was für ein Tech-Unternehmen mit 20 Leuten funktioniert hat, könnte für größere Organisationen oder andere Branchen ungeeignet sein, also nimm dies mit einem Körnchen Salz.

Erwartungen von deinen Mitarbeitern

Was erwarten deine Mitarbeiter? Abgesehen von der Vergütung gibt es tatsächlich einige Schmerzpunkte, die sich sehr von dem unterscheiden können, was du aus deinem Heimatland gewohnt bist.

• Harmonie ist in Thailand wirklich wichtig. Besonders im Büro, denn für viele Mitarbeiter ist die Arbeitsumgebung auch ihr soziales Umfeld. Während Menschen an anderen Orten möglicherweise ‚durchhalten‘, wenn sie mit ihrem Chef oder ihren Kollegen nicht klarkommen, ist es in Thailand viel wahrscheinlicher, dass sie einfach zur Tür hinausgehen. Wenn dein Managementstil eine ‚sanfte Berührung‘ hat und du darauf abzielst, Beziehungen harmonischer zu gestalten, wirst du in Form von loyaleren Mitarbeitern und geringerer Fluktuation profitieren.
• Fortschritt ist leicht als nur um Gehalt und Beförderungen abzutun. Ähnlich wie in den meisten anderen Ländern erwarten ehrgeizige Mitarbeiter in Thailand Fortschritt in Form von Wissensaneignung und Entwicklung ihrer fachlichen und sozialen Fähigkeiten. Diesen Erwartungen kannst du gerecht werden, indem du Menschen in Positionen bringst und ihnen Verantwortung gibst, die sie herausfordert, anstatt ihnen nur Arbeiten und Aufgaben zuzuweisen, die sie bereits vollständig beherrschen.
• Unterstütze Menschen proaktiv. Nicht jeder ist ein Selbststarter, also kann auch das Unterrichten – selbst wenn es nur 30 Minuten pro Woche sind – viel bewirken. Es baut mit der Zeit Humankapital auf und reduziert die Fluktuation. Unterstützung erstreckt sich auch über die Arbeit hinaus – du kannst erwarten, dass Mitarbeiter dich um Rat und Hilfe in Angelegenheiten bitten, die andernorts als außerhalb des Arbeitsbereiches eines Vorgesetzten angesehen würden.
• Anerkennung über ihren ‚Nutzwert‘ hinaus ist wichtig. Wenn du dich um deine Mitarbeiter kümmerst und nicht nur um ihren Beitrag zu deinem Unternehmen, werden sie den Gefallen erwidern und länger bleiben. Neue Gründer erwarten oft ein enormes Maß an Engagement von ihren ersten Mitarbeitern und sind enttäuscht, wenn das nicht der Fall ist. Engagement ist etwas, das du dir verdienen musst, nicht etwas, das du ohne Anstrengung erwarten kannst.

Herausforderungen für dich als Manager

Das Verstehen von Erwartungen ist ein guter Anfang, aber zu akzeptieren, dass dein eigener Managementstil sich anpassen muss und über bloße Bewusstheit lokaler Erwartungen hinausgehen muss, wird es dir ermöglichen, wirklich von lokalen Stärken zu profitieren und eventuelle Schwächen des Standorts abzumildern.

• Ich habe festgestellt, dass Delegieren in Thailand ein bisschen anders funktioniert. Es ist viel schwieriger, Verantwortung zu delegieren. Andererseits ist es viel leichter, die kleinen Dinge zu delegieren. Denke darüber nach, was deine Zeit und Aufmerksamkeit beansprucht – egal, ob es sich um ein berufliches oder persönliches Problem handelt – und delegiere es.  Die lokale Kostenstruktur ermöglicht es dir, Warteschlangen, Aktenführung, Pendeln zu vermeiden … das ersetzt keinen qualifizierten Projektmanager, aber du kannst so etwas von der verlorenen Zeit zurückgewinnen.
• Wisse, in welchen Bereichen du bei Qualität und Terminen Kompromisse eingehen kannst. Füge keine Komplikationen, Disharmonie oder Druck für Dinge hinzu, die keine Rolle spielen. Du wirst wahrscheinlich einige Kompromisse machen müssen, also hilft es, im Voraus zu wissen, wo du es verkraften kannst. Sei dir ebenso der Bereiche bewusst, in denen es keine Kompromisse gibt.
• Bereite dich vor. In Thailand gehen mehr Dinge schief. Baue in allen Geschäftsbereichen Know-how auf, um ein besseres Gespür zur Bewertung potenzieller Geschäftsgefahren zu entwickeln. Es könnte ein technisches Problem, ein Steuerproblem, rechtliche Probleme oder ein Personalproblem sein. Du bist der Chef-Feuerwehrmann – sei bereit, einzuspringen und zu reparieren, was schiefgegangen ist.

• Vermeide Einzelpunkt-Störungen – sei es durch einen Schlüsselmitarbeiter, der unersetzlich ist, oder einen Prozess, bei dem die Fehler einer einzelnen Person tiefgreifende negative Konsequenzen haben können. Erstelle Redundanzen, Ausfallsicherungen, Notfallpläne und Redundanzen.
• Sei dir der kulturellen und sprachlichen Barriere bewusst, selbst wenn du Thailändisch sprechen kannst – Der einfachste Weg, damit umzugehen, besteht darin, keine Boshaftigkeit anzunehmen, wenn sie statt durch mangelndes Wissen, Fähigkeit oder einfach durch Zufall erklärt werden kann. Eine andere Möglichkeit, die Auswirkungen davon zu reduzieren, besteht darin, Menschen in Teams zu organisieren: Wenn mehrere Personen gleichzeitig gebrieft werden, können sie später ihre Notizen vergleichen (nützlich, angesichts des erheblichen Potenzials für Missverständnisse und der Zurückhaltung der Menschen, klärende Fragen zu stellen).

Eine mögliche Organisationsstruktur

Im Laufe einiger Jahre habe ich einige Leute eingestellt. Es war eine ziemliche Herausforderung, herauszufinden, wie man alle organisiert. Es gab eine Vielzahl von Problemen: Was kann delegiert werden?

Wie kann der Management-Engpass reduziert werden? Gibt es eine Möglichkeit, die Fluktuation zu verringern oder zu verwalten? Vor ein paar Jahren kam einer meiner talentiertesten Mitarbeiter mit einem ziemlich ordentlichen Organisationssystem auf, das noch heute verwendet wird.

Es stellte sich als formidable Lösung heraus und ist derzeit mein liebstes Organisations-Advice für Unternehmen in Thailand:

Die Grundidee besteht darin, Teams von 3 bis 6 Personen zu haben, die funktionsübergreifende Aufgaben teilen.

In meinem Unternehmen kann das bedeuten, dass es ein einziges Team gibt, das Kundenservice, Produktmanagement, Marketing und Geschäftsentwicklung übernimmt. Anstatt einzelne Personen für jede Rolle zu haben, teilen sie die Verantwortung für all diese Rollen.

Dies hat mehrere Vorteile für die Mitarbeiter:

• Aus Sicht eines Mitarbeiters ist der unmittelbare Vorteil die Arbeitserweiterung. Es ist einfach interessanter, eine Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben zu haben, anstatt immer wieder das Gleiche zu tun. Das macht den Job viel attraktiver – etwas, das dich von größeren Unternehmen abheben wird, die möglicherweise größere Leistungspakete bieten.
• In einem kleinen Unternehmen ermöglicht dies auch, dass viele Menschen miteinander arbeiten, was den Arbeitsplatz zu einem sozialeren Umfeld macht. Das ist ein Faktor, den man in Thailand nicht unterschätzen sollte, wo Arbeit und soziales Leben oft stark miteinander verbunden sind.
• Sie können mehr lernen. Nichts fühlt sich mehr wie eine Sackgasse an, als immer wieder die gleichen Aufgaben zu erledigen, mit wenig Verbesserung der eigenen Fähigkeiten nach einer anfänglichen Lernphase.

Für das Unternehmen funktioniert es auch:

• Es ist erstaunlich, was neue Mitarbeiter von bereits vorhandenen lernen können – selbst wenn deren unmittelbarer Vorgänger nicht mehr da ist. Indem man die Leute in funktionsübergreifenden Teams organisiert, hat jeder im Team einen guten Einblick und kann neuen Mitgliedern helfen, sich zurechtzufinden. Ich verbringe viel weniger Zeit damit, Mitarbeiter selbst zu coachen und zu unterrichten, als ich es früher getan habe, als jeder seine individuelle Rolle hatte.
• Mitarbeiter können sich im Falle von Krankheit, Urlaub oder wenn Leute das Unternehmen verlassen, gegenseitig vertreten. Ich habe praktisch keine Einschränkungen, wann Mitarbeiter Urlaub nehmen können. Aufgrund der Teamstruktur können andere Personen Aufgaben für abwesende Mitarbeiter übernehmen, ohne dass Störungen entstehen.
• Mitarbeiter können sich gegenseitig aushelfen. Mir fällt dieser Effekt besonders auf, wenn er fehlt. Ob es sich um Formeln in Tabellen, die Verwaltung von WordPress oder Google Adwords handelt: Es gibt immer jemanden im Team, der einem kämpfenden Kollegen helfen und ihn unterrichten kann. Früher musste ich mich selbst mit den Mitarbeitern zusammensetzen, um Wissen zu vermitteln, jetzt befindet sich das Wissen in der ‚Team-Cloud‘ und kann freier zwischen den Mitgliedern fließen. Das entbindet mich nicht komplett von dieser Rolle, aber es reduziert die Arbeitsbelastung erheblich.
• Diese Struktur macht die Dinge sehr flexibel. Wenn es in einem Bereich einen Spitzenbedarf gibt (zum Beispiel Kundentickets während der Verkaufssaison), können die Leute einfach einspringen und helfen. Die Arbeit in unterschiedlichen Bereichen kommt und geht mit den Produktlebenszyklen. Teams können sich an das anpassen, was gerade gefragt ist. In manchen Wochen arbeitet fast jeder an Marketingkampagnen, während in anderen Wochen 70% im Kundenservice arbeiten.
• In der Praxis gibt es einige Spezialisierungen – Teammitglieder haben unterschiedliche Fähigkeiten und Vorlieben und neigen daher dazu, spezifische Bereiche eher zu übernehmen als andere (sei es CSS, Texterstellung oder Kundenservice). Ich ermutige das nicht, aber im Gegensatz zu festen Aufgaben basiert es auf Selbstorganisation, ihren Vorlieben und Stärken und ändert sich mit den Unternehmensanforderungen. Auf diese Weise habe ich herausgefunden, dass einer meiner Mitarbeiter für Dateneingabe tatsächlich ein CSS-Profi ist – sie hat es nie erwähnt, ich wäre nie auf die Idee gekommen, zu fragen. Aber das Team wusste Bescheid und hat ihre Fähigkeiten großartig genutzt.
• Die oben genannten Mitarbeitervergünstigungen führen zu einer geringeren Fluktuation, was dazu beiträgt, dass die Dinge reibungsloser laufen. Ein Teil des Grundes dafür ist, dass es immer etwas Neues gibt, das die Mitarbeiter lernen und verbessern können. Solange die Mitarbeiter eine Möglichkeit sehen, sich weiterzuentwickeln, sind sie viel weniger geneigt, neue Herausforderungen zu suchen.
• Wenn unerwünschte Fluktuation auftritt, hilft das System, die negativen Konsequenzen (Personalmangel, Schulungsaufwand, etc.) auszugleichen.

Gesamtgedanken

Ich denke, meine organisatorischen Bemühungen sind weniger standardisiert, als sie sein könnten. Ich habe jedoch das Gefühl, dass Widerstandsfähigkeit wichtiger als Perfektion für eine Organisation in einem volatilen, sich entwickelnden Arbeitsmarkt wie in Thailand ist.

Was sind deine Gedanken zur Unternehmensführung in Thailand? Hast du deine eigenen Best Practices entwickelt? Ich würde mich freuen, von deinen Verbesserungsvorschlägen, Meinungen und Einsichten in den Kommentaren zu hören (sowie von Fragen, die du möglicherweise hast).