HR: Ein interkultureller Management-Guide für Thailand

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Vor ein paar Wochen habe ich darüber geschrieben, wie man ein großartiges Team aus thailändischen Mitarbeitern aufbaut und wie man die Herausforderungen bei der Rekrutierung und Zusammenstellung eines tollen Teams meistert. Heute möchte ich auf das tägliche Management eines Expat-Managers in Thailand eingehen.

Im Folgenden teile ich meine eigenen Best Practices, die ich in den letzten 10 Jahren entwickelt habe, während ich ein Tech-Start-up in Bangkok geleitet habe. Für mein eigenes Unternehmen hat sich das als sehr erfolgreich erwiesen, aber das bedeutet nicht, dass es der einzige oder der beste Weg ist, es zu machen. Was für ein Tech-Unternehmen mit 20 Personen funktioniert hat, könnte für größere Organisationen oder andere Branchen nicht geeignet sein, also nimm das mit Vorsicht.

Erwartungen deiner Mitarbeiter

Was erwarten deine Mitarbeiter? Abgesehen von der Vergütung gibt es tatsächlich eine Reihe von Problemen, die sich stark von dem unterscheiden können, was du aus deinem Heimatland gewohnt bist.

• Harmonie ist in Thailand wirklich wichtig. Besonders im Büro, da für viele Mitarbeiter die Arbeitsumgebung auch ihr soziales Umfeld ist. Während Menschen anderswo „es durchstehen“ könnten, wenn sie sich nicht mit ihrem Chef oder ihren Kollegen verstehen, ist es in Thailand viel wahrscheinlicher, dass sie einfach zur Tür hinausgehen. Wenn dein Managementstil einen „sanften Umgang“ aufweist und du bestrebst, Beziehungen harmonischer zu gestalten, wirst du in Form von loyaleren Mitarbeitern und niedrigeren Fluktuation profitieren.
• Fortschritt wird oft als nur auf Gehalt und Beförderungen bezogen angesehen. Dennoch erwarten ehrgeizige Mitarbeiter in Thailand, ähnlich wie in den meisten anderen Ländern, Fortschritt in Form von Wissenserwerb und Entwicklung ihrer Hard- und Softskills. Du kannst dem gerecht werden, indem du Leuten Positionen und Verantwortungen gibst, die sie herausfordern, anstatt ihnen nur Arbeiten und Aufgaben zu übertragen, die sie bereits vollständig beherrschen.
• Unterstütze die Menschen proaktiv. Nicht jeder ist ein Selbststarter, daher geht es auch darum, das Personal zu schulen – selbst wenn es nur 30 Minuten pro Woche sind. Das baut über die Zeit Humankapital auf und verringert die Fluktuation. Unterstützung geht auch über die Arbeit hinaus – du kannst erwarten, dass Mitarbeiter dich um Rat und Hilfe bei Themen bitten, die anderswo als außerhalb des Arbeitsumfelds eines Vorgesetzten angesehen werden.
• Wertschätzung für mehr als nur ihren ‚Nutzenwert‘ ist wichtig. Wenn du dich um deine Mitarbeiter kümmerst und nicht nur um ihren Beitrag für dein Unternehmen, werden sie es zurückgeben und länger bleiben. Neue Gründer erwarten oft ein enormes Maß an Engagement von ihren ersten Mitarbeitern und sind enttäuscht, wenn das nicht passiert. Engagement ist etwas, das man sich erarbeitet, nicht etwas, das man ohne Anstrengung erwarten kann.

Herausforderungen für dich als Manager

Das Verständnis für Erwartungen ist ein guter Anfang, aber die Akzeptanz, dass sich dein eigener Managementstil anpassen muss und über das bloße Bewusstsein lokaler Erwartungen hinausgeht, wird es dir ermöglichen, lokale Stärken wirklich zu nutzen und mögliche Schwächen des Standorts abzumildern.

• Ich habe festgestellt, dass das Delegieren in Thailand ein wenig anders funktioniert. Es ist viel schwieriger, Verantwortung zu delegieren. Auf der anderen Seite ist es viel einfacher, die kleinen Dinge zu delegieren. Überlege, was deine Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt – egal, ob es sich um ein Arbeits- oder persönliches Problem handelt – und delegiere es. Die lokale Kostenstruktur ermöglicht es dir, Warteschlangen zu vermeiden, Dokumente einzureichen, zu pendeln … das ersetzt keinen qualifizierten Projektmanager, aber du kannst auf diese Weise Zeit zurückgewinnen.
• Wisse, in welchen Bereichen du bei Qualität und Fristen einen Kompromiss eingehen kannst. Füge keine Komplikationen, Disharmonie oder Druck für Sachen hinzu, die keine Rolle spielen. Du musst wahrscheinlich einige Kompromisse eingehen, daher lohnt es sich zu wissen, wo du es im Voraus ertragen kannst. Sei dir ebenso bewusst, in welchen Bereichen ein Kompromiss nicht akzeptabel ist.
• Bereite dich vor. In Thailand gehen mehr Dinge schief. Baue Know-how in allen Geschäftsbereichen auf, um ein besseres Gespür für die Bewertung potenzieller geschäftlicher Risiken zu entwickeln. Es könnte ein technisches Problem, ein Steuerproblem, rechtliche Probleme oder ein HR-Problem sein. Du bist der Hauptfeuerwehrmann – sei bereit, einzuspringen und zu beheben, was schief gelaufen ist.

• Vermeide Einzelpunkte des Scheiterns – sei es ein unersetzlicher Schlüsselmitarbeiter oder ein Prozess, bei dem die Fehler einer einzelnen Person tiefgreifende negative Konsequenzen haben können. Erstelle Redundanzen, Sicherheitsvorrichtungen, Notfallpläne und Redundanzen.
• Achte auf die kulturelle und sprachliche Barriere, auch wenn du Thailändisch sprechen kannst – Der einfachste Weg damit umzugehen, ist anzunehmen, dass kein böser Wille vorliegt, wenn es durch mangelndes Wissen, Fähigkeiten oder einfach nur Zufall erklärt werden kann. Eine andere Möglichkeit, die Auswirkungen zu reduzieren, besteht darin, Leute in Teams zu organisieren: Wenn mehrere Personen gleichzeitig unterrichtet werden, können sie später Notizen vergleichen (nützlich, angesichts des erheblichen Potenzials für Missverständnisse und der Zurückhaltung der Menschen, klärende Fragen zu stellen).

Eine mögliche organisatorische Struktur

Im Laufe von ein paar Jahren habe ich ziemlich viele Leute auf die Gehaltsliste gesetzt. Es war eine Herausforderung, herauszufinden, wie man alle organisiert. Es gab eine Reihe von Problemen: Was kann delegiert werden?

Wie kann der Management-Engpass reduziert werden? Gibt es einen Weg, die Fluktuation zu verringern oder zu kontrollieren? Vor einigen Jahren hat einer meiner talentiertesten Mitarbeiter ein ziemlich cleveres Organisationssystem entwickelt, das bis heute im Einsatz ist.

Es stellte sich als eine formidable Lösung heraus und ist derzeit mein Lieblingstipp für die Organisation von Unternehmen in Thailand:

Die Grundidee ist, Teams von 3 bis 6 Personen zu haben, die funktionsübergreifende Aufgaben teilen.

In meinem Unternehmen bedeutet das, dass ein einziges Team den Kundenservice, das Produktmanagement, das Marketing und die Geschäftsentwicklung übernimmt. Anstatt individuelle Personen für jede Rolle zu haben, teilen sie die Verantwortung für alle diese Rollen.

Das hat eine Reihe von Vorteilen für die Mitarbeiter:

• Aus der Sicht eines Mitarbeiters ist der unmittelbare Vorteil die Arbeitsbereicherung. Es ist einfach interessanter, eine Reihe unterschiedlicher Aufgaben zu haben, anstatt immer wieder dasselbe zu tun. Das macht den Job viel attraktiver – etwas, das dir helfen wird, dich von größeren Unternehmen abzuheben, die möglicherweise größere Leistungspakete anbieten.
• In einem kleinen Unternehmen ermöglicht es auch vielen Menschen, miteinander zu arbeiten, was den Arbeitsplatz zu einem sozialeren Umfeld macht. Das ist ein Faktor, der in Thailand, wo Arbeit und Sozialleben oft stark miteinander verbunden sind, nicht unterschätzt werden sollte.
• Sie lernen mehr. Nichts fühlt sich mehr nach einem Sackgassenjob an, als immer wieder dieselben Aufgaben ohne größere Verbesserung der eigenen Fähigkeiten nach einer anfänglichen Lernphase zu wiederholen.

Für das Unternehmen funktioniert es ebenfalls gut:

• Es ist beeindruckend, was neue Mitarbeiter von bestehenden lernen können – selbst wenn ihr unmittelbarer Vorgänger nicht mehr da ist. Indem die Leute in funktionsübergreifenden Teams organisiert sind, hat jeder in diesem Team einen guten Einblick und kann neuen Mitgliedern helfen, sich zurechtzufinden. Ich verbringe viel weniger Zeit damit, das Personal selbst zu betreuen und zu schulen, als ich es früher getan habe, als jeder seine individuelle Rolle hatte.
• Mitarbeiter können sich gegenseitig vertreten im Falle von Krankheit, Urlaub oder wenn Leute das Unternehmen verlassen. Ich habe praktisch keine Einschränkungen, wann Mitarbeiter Urlaub nehmen können. Aufgrund der Teamstruktur können andere Menschen Aufgaben für abwesende Mitarbeiter übernehmen, ohne dass es zu Störungen kommt.
• Mitarbeiter können sich gegenseitig helfen. Ich bemerke diesen Effekt besonders, wenn er fehlt. Ob es sich um Formeln in Tabellenkalkulationen, WordPress-Verwaltung oder Google Adwords handelt: Es gibt immer jemanden im Team, der lehren und helfen kann, wenn jemand Schwierigkeiten hat. In der Vergangenheit musste ich selbst mit dem Personal zusammensitzen, um Wissen zu vermitteln, jetzt befindet sich das Wissen in der ‘Team-Cloud’ und kann freier zwischen den Mitgliedern fließen. Das entlastet mich nicht vollständig von dieser Rolle, aber es reduziert die Arbeitslast erheblich.
• Diese Struktur macht die Dinge sehr flexibel. Wenn es in einem Bereich einen Höhepunkt gibt (z. B. Kundentickets während einer Verkaufsphase), können die Leute leicht einspringen und helfen. Die Arbeit in verschiedenen Bereichen kommt und geht mit den Produktlebenszyklen. Teams können sich an das anpassen, was momentan gefragt ist. In manchen Wochen arbeiten fast alle an Marketingkampagnen, während es in anderen Wochen 70 % Kundenservice ist.
• Praktisch gibt es eine gewisse Spezialisierung – Teammitglieder haben unterschiedliche Fähigkeiten und Vorlieben und tendieren daher dazu, bestimmte Bereiche mehr als andere zu bearbeiten (sei es CSS, Texterstellung oder Kundendienst). Ich entmutige das nicht. Aber im Gegensatz zu festen Aufgaben basiert dies auf Selbstorganisation, ihren Vorlieben und Stärken und ändert sich mit den Anforderungen des Unternehmens. Auf diese Weise habe ich herausgefunden, dass einer meiner Mitarbeiter bei der Dateneingabe tatsächlich ein CSS-Experte ist – sie hat es nie erwähnt, ich habe nie daran gedacht zu fragen. Aber das Team war sich dessen bewusst und hat ihre Fähigkeiten hervorragend genutzt.
• Die oben genannten Mitarbeitervergünstigungen führen zu einer niedrigeren Fluktuationsrate, was den Betrieb reibungsloser laufen lässt. Ein Grund dafür ist, dass es immer etwas Neues gibt, das man lernen und verbessern kann. Solange die Mitarbeiter die Möglichkeit sehen, sich weiterzuentwickeln, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie sich nach neuen Ufern umsehen.
• Wenn unerwünschte Fluktuation auftritt, hilft das System, die negativen Folgen (Personalmangel, Schulungsaufwand etc.) abzumildern.

Gesamtgedanken

Ich denke, meine organisatorischen Bemühungen sind weniger standardisiert, als sie sein könnten. Dennoch habe ich das Gefühl, dass Resilienz wichtiger ist als Perfektion für eine Organisation in einem volatilen, sich entwickelnden Arbeitsmarkt wie Thailand.

Was sind deine Gedanken zum Management in Thailand? Hast du deine eigenen Best Practices entwickelt? Ich würde mich freuen, deine Verbesserungsvorschläge, Meinungen und Einblicke in den Kommentaren zu hören (sowie alle Fragen, die du möglicherweise hast).