Wie man 2024 eine Apostille für den Wohnsitz in Costa Rica erhält

Wenn du dich in Costa Rica niederlassen möchtest, besteht eine Herausforderung darin, dass einige deiner Dokumente mit einer „Apostille“ versehen sein müssen.

In diesem Artikel erfährst du, was eine Apostille ist, den Unterschied zwischen einer Apostille und der Beglaubigung eines Dokuments, welche Aufenthaltsdokumente eine Apostille benötigen und wie man Dokumente sowohl innerhalb der Vereinigten Staaten als auch innerhalb Costa Ricas apostilliert.

Wir haben auch einige Richtlinien für Leser aus Kanada und dem Vereinigten Königreich.

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Was ist eine Apostille?

Eine Apostille ist eine Zertifizierung, die nachweist, dass ein öffentliches Dokument authentisch ist.

Das Apostille-Zertifikat bestätigt die Echtheit der Unterschrift, des Siegels oder des Stempels auf einem öffentlichen Dokument, sodass es bei Vorlage in einem anderen Land anerkannt wird.

Das Zertifikat ist ein separates Dokument, das dem ursprünglichen öffentlichen Dokument beiliegt und die Unterschrift und den Stempel einer von der jeweiligen Regierung autorisierten Person enthält, die die Echtheit des öffentlichen Dokuments bescheinigt.

Nur von öffentlichen Behörden oder Beamten ausgestellte Dokumente können eine Apostille erhalten.

Einfach ausgedrückt, dient eine Apostille als Mittel für eine Regierung, einer anderen Regierung mitzuteilen, dass der Inhalt des Dokuments für den internationalen Gebrauch authentisch ist.

Apostille und Notar

Manchmal gibt es Verwirrung zwischen einer Apostille für ein Dokument und der Beglaubigung des Dokuments.

Ein Notar kann nur bestätigen, dass die Unterschrift eines Kunden authentisch ist, da er/sie die Person beim Unterschreiben eines Dokuments beobachtet.

Ein Notar kann nicht bestätigen, dass die Informationen, Stempel, Siegel oder andere Unterschriften des Dokuments authentisch sind.

Ein Notariatsdienst wird normalerweise von einer Anwaltskanzlei durchgeführt.

Welche Dokumente benötigen eine Apostille für den Wohnsitz in Costa Rica?

Bei der Beantragung eines Wohnsitzes und um ein Expat in Costa Rica zu werden, werden diese drei Dokumente normalerweise mit einer Apostille benötigt:

• Geburtsurkunde
• Heiratsurkunde
• Strafregisterauszug (z.B. Identitätshistorienübersicht des Federal Bureau of Investigation (FBI-Hintergrundüberprüfung))

Du kannst dein Dokument sowohl innerhalb als auch außerhalb von Costa Rica apostillieren lassen.

Wie man Apostillen innerhalb der Vereinigten Staaten erhält

Es gibt drei Hauptschritte, um eine Apostille zu erhalten:

• Eine beglaubigte Kopie erhalten
• Es beglaubigen lassen
• Die Apostille erhalten

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was du für jedes Dokument tun musst.

Geburts- und Heiratsurkunde

Der erste Schritt ist, beglaubigte Kopien der benötigten Dokumente zu erhalten.

Bitte beachte, dass beglaubigte Kopien von Geburts- und Heiratsurkunden für Apostillen eingereicht werden müssen. Unbeglaubigte Fotokopien werden von den Apostille-Agenten nicht akzeptiert.

Um beglaubigte Kopien von Geburts- und Heiratsurkunden zu sichern, besuche die CDC-Website.

Dort sind die Kosten, Kontaktinformationen und Antragsverfahren für den Erhalt beglaubigter Kopien nach Bundesstaat aufgelistet.

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Die Seite bietet auch direkte Links zu den Websites der Abteilungen für Vitalstatistiken jedes Bundesstaates, damit du sicherstellen kannst, dass die Informationen aktuell sind.

Normalerweise musst du ein Antragsformular unterschreiben und eine Zahlung an die Abteilung für standesamtliche Urkunden senden. Es kostet etwa 5 bis 30 US-Dollar pro Dokument.

Beglaubigt

Geburts- und Heiratsurkunden müssen von einem lizenzierten Notar beglaubigt werden. Verwende einen Notar, der von einem US-Bundesstaat beauftragt wurde. Der Notar erhebt für diesen Service eine Gebühr.

Viele Banken und Unternehmen bieten diesen Service kostenlos für Kunden an oder gegen eine geringe Gebühr für Nichtkunden.

Notarize.com bietet auch Notariatsdienste online an. (Ich habe diesen Service persönlich genutzt, und er war ausgezeichnet.)

Einige Bundesstaaten verlangen, dass das Dokument von einem Notar beglaubigt wird, der von dem Bundesstaat beauftragt wurde, der das Dokument ausgestellt hat. Wenn du Online-Notare verwendest, stelle sicher, dass sie für diesen Staat notarisieren können.

Wenn diese beiden Dokumente notariell beglaubigt wurden, kannst du jetzt die Apostillen erhalten.

Erhalte die Apostillen

Da Apostillen von Staatssekretären für staatlich ausgestellte Dokumente (Geburtsurkunden und Heiratsurkunden) gewährt werden müssen, müssen Antragsteller den Staatssekretär des Staates kontaktieren, der die Dokumente ausgestellt hat.

A web browser search for „secretary of state in [name the state]“ should provide the contact information. 

Oder du kannst diese Webseite für eine Liste der Kontaktinformationen der Staatssekretäre konsultieren. (Nach unten scrollen, um die Liste zu finden.)

Jeder Staat führt auf seiner Website des Staatssekretärs die Anforderungen für eine Apostille auf. Es ist ratsam, dies frühzeitig zu überprüfen, um sicherzugehen, dass du auf die Anforderungen des Staats vorbereitet bist.

In den meisten Fällen handelt es sich lediglich um eine beglaubigte Kopie deines Dokuments und dessen Beglaubigung, aber einige Bundesstaaten verlangen eine Beglaubigung in dem Bundesstaat, in dem das Dokument ausgestellt wurde.

Befolge die Anweisungen des Staatssekretärs. Die meisten Anträge auf Apostille werden nur per Post akzeptiert. Du musst vorfrankierte Rücksendekosten mit deinem Antrag bereitstellen. Für diesen Service wird eine Gebühr erhoben.

FBI-Hintergrundüberprüfung

Im Falle einer FBI-Hintergrundüberprüfung oder des Nachweises, dass man keinen Strafregistereintrag hat, müssen Antragsteller aus den Vereinigten Staaten diese Website besuchen: https://www.edo.cjis.gov/.

Befolge die Schritte im Abschnitt „Erhalten deiner Identitätshistorienübersicht“. Dort erfährst du alles, was du wissen musst, um sowohl die für den Bericht erforderlichen amtlichen Fingerabdrücke als auch die zur Fertigstellung des Berichts erforderlichen Schritte zu erhalten.

Die Regierung von Costa Rica verlangt ebenfalls, dass FBI-Hintergrundüberprüfungen apostilliert werden.

Da es sich um ein Bundesdokument handelt, muss es vom US-Außenministerium mit einer Apostille versehen werden. Anleitungen für diesen Prozess sind hier gemäß den Informationen des Außenministeriums auf der Website des US-Außenministeriums dargestellt.

Anträge auf Apostillen können nur per Post beim Außenministerium gestellt werden. Füge in deinem Paket folgende Dinge bei:

1. Ein Originaldokument der Identitätshistorienübersicht (FBI-Hintergrundüberprüfung oder Strafregister) des FBI, keine Fotokopie.
2. Das ausgefüllte, ausgedruckte Antragsformular unter: https://eforms.state.gov/Forms/ds4194.PDF. Gib das Verwendungsland des Dokuments in Abschnitt 4 an.
3. Erforderliche Gebühren. Beglaubigungsgebühren betragen 20 USD pro Dokument für alle Dienstleistungen. Die Gebühren sind zahlbar an das US-Außenministerium per Scheck oder Zahlungsanweisung. Sie können keine vorläufigen, Starter- oder Bankausfüllungsschecks akzeptieren. Alle Schecknummern müssen über 100 liegen und innerhalb der letzten sechs Monate datiert sein.
4. Einen vorfrankierten Umschlag mit deiner eigenen Adresse für die Rücksendung deines Dokuments an eine Adresse in den Vereinigten Staaten. Verwende USPS oder UPS. Bitte verwende FedEx nicht. Empfohlen wird verfolgbarer USPS-Versand. Du erhältst ein Update, wenn deine Post das Mail-Verteilzentrum in Sterling, VA erreicht hat, aber nicht den physischen Bürostandort in Washington, DC.
5. Versende das Paket mit allem, was oben aufgeführt ist, an folgende Adresse: Office of Authentications U.S. Department of State CA/PPT/S/TO/AUT 44132 Mercure Circle P.O. Box 1206 Sterling, VA 20166-1206

Die Website des Außenministeriums gibt an, dass Apostillenanträge 11 Wochen ab dem Empfangsdatum bearbeitet werden.

Apostille-Dienstleistung

Es sollte beachtet werden, dass es Apostille-Dienstleistungsunternehmen gibt, die all die oben genannten Details für dich erledigen, wenn du den Prozess nicht selbst abschließen möchtest.

Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und FBI-Hintergrundüberprüfungen müssen nach wie vor persönlich von der Person eingeholt werden, aber die Online-Services können den restlichen Teil des Verfahrens für die Apostille gegen Gebühr übernehmen.

Wie man Apostillen innerhalb Costa Ricas erhält

Unabhängig davon, ob der Antragsteller sich in den Vereinigten Staaten oder in Costa Rica befindet, muss die Person trotzdem die beglaubigten Kopien der Geburts- und Heiratsurkunden sowie die FBI-Hintergrundüberprüfung einholen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du das tun kannst: 

• lass jemanden mit einer US-Adresse es in deinem Namen erledigen
• Nutze einen Einwanderungsanwalt

Mach es in deinem Namen

Es ist möglich, dass Einzelpersonen denselben Prozess wie oben beschrieben (innerhalb der USA) von Costa Rica aus durchlaufen, aber es erfordert, dass du jemanden mit einer US-Adresse hast, der deine beglaubigte Geburts- oder Heiratsurkunde sowie deine FBI-Hintergrundüberprüfung per Post empfangen kann, um sie dir dann nach Costa Rica zu schicken, entweder über Dienste wie DHL oder US Mail (sehr langsam) oder über persönliche Kuriere.

Dann würden die Dokumente mit deinem Aufenthaltsantrag in Costa Rica eingereicht werden.

Nutze einen Einwanderungsanwalt

Die meisten Menschen in Costa Rica, die Apostillen für US-Dokumente benötigen, nutzen Einwanderungsanwälte oder Dienste, die in der Lage sind, Apostillen zu beschaffen.

Dies reduziert Zeit, Verwirrung und Fehler.

Wenn du einen Einwanderungsanwalt oder Service nutzt, kannst du normalerweise die beglaubigten Urkunden und die FBI-Hintergrundüberprüfung direkt an den Anwalt oder Service senden lassen, und dann übernehmen sie von dort und führen deine Dokumente durch den Apostille-Prozess.

Sie haben in der Regel Büros in den USA, sodass sie die Dinge viel einfacher erleichtern können. Es kann ein komplizierter Prozess sein, den man alleine bewältigen muss, daher wird empfohlen, einen Einwanderungsanwalt oder Service zu nutzen, der qualifiziert und erfahren im Beschaffen von Apostillen ist.

Wenn du einen Einwanderungsanwalt oder Service für deinen Aufenthaltsprozess im Allgemeinen nutzt, wähle einen, der dir beim Apostille-Prozess helfen kann. Wenn sie das nicht können, frage sie, wer helfen kann.

Ein angesehener Apostillendienst innerhalb Costa Ricas für US-Dokumente ist William Edward Licht. Informationen zu seinen Diensten, Preisen und Anforderungen findest du auf seiner Website. 

Er kann bei dem gesamten Prozess helfen, auch bei der Beschaffung von beglaubigten Geburts-/Heiratsurkunden und FBI-Hintergrundüberprüfungen.

Ich habe diesen Service persönlich noch nicht genutzt; ich habe jedoch bei mehreren Gelegenheiten direkt mit ihm korrespondiert. Es ist in Costa Rica bekannt und soll effiziente und professionelle Apostillendienste anbieten.

Apostillen speziell für die FBI Identity History Summary (Hintergrundüberprüfung) können online unter https://fbiapostilleservices.com/ erhalten werden. Dieser Service bearbeitet monatlich Hunderte von FBI-Apostillen und hat eine Bearbeitungszeit von 2-3 Wochen. Die Kosten betragen 150 USD pro Dokument. Sie wissen genau, was getan werden muss, um eine FBI-Apostille schnell und effizient zu bekommen.

Kann ich einen Apostillendienst in der Botschaft erhalten?

Apostillendienste werden nicht von den Botschaften der Vereinigten Staaten, Kanadas oder des Vereinigten Königreichs in Costa Rica angeboten.

Apostille für Kanadier

Verfahren für Apostillen und andere Beglaubigungsdienste für kanadische Dokumente haben sich am 11. Januar 2024 erheblich geändert, da Kanada der Haager Konvention beigetreten ist.

Informationen zu Apostillen und Dokumentenbeglaubigungen findest du auf der Website der Regierung von Kanada.

Apostille für britische Staatsbürger

Verfahren für die Apostillen im Vereinigten Königreich findest du hier auf der Website der Regierung des Vereinigten Königreichs. 

Die Preise liegen je nach Papier oder elektronischem Dokument zwischen 35 und 100 britischen Pfund.

Jetzt bist du dran

Während der Prozess kompliziert erscheint, ist er ein übersichtlicher Vorgang.

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Wenn du allerdings bereits in Costa Rica bist, kann die Nutzung eines Einwanderungsanwalts deine einzige verbleibende Option sein.

Wenn du also planst, eine Aufenthaltserlaubnis für Costa Rica zu beantragen, ist es am besten, alle deine Dokumente im Voraus apostillieren zu lassen, bevor du dorthin fliegst.