O guia completo para contratar equipe virtual

Com o mundo em que vivemos, contratar funcionários virtuais se tornou uma forma aceita para que empreendedores e empresas encontrem colaboradores qualificados.

Muitos estão recorrendo a funcionários virtuais para ajudá-los a realizar tanto projetos do dia-a-dia quanto de longo prazo — e agora você pode fazer o mesmo. Mas antes de começar a procurar, é uma boa ideia aprender o máximo que puder sobre a contratação de funcionários virtuais.

Dito isso, este guia orienta você através do processo de busca e contratação passo a passo, para que você possa aproveitar ao máximo seu tempo e contratar os funcionários virtuais certos.

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O que é Funcionário Virtual?

Funcionários virtuais são pessoas que trabalham para o seu negócio de um local remoto. Eles lidam com tarefas como verificar e responder e-mails, gerenciar sua agenda, desenhar sites, editar vídeos e mais.

Funcionários virtuais geralmente trabalham para você de forma freelance. Eles podem trabalhar em tempo integral para você ou dividir seu tempo entre você e outros empregadores.

Cabe a você decidir quanto tempo precisa que alguém trabalhe, e você pode encontrar empregados que tenham disponibilidade para atender suas necessidades.

Além disso, você pode contratar pessoas para trabalhos contínuos, serviços pontuais ou uma mistura de ambos.

Funcionários virtuais podem fazer tarefas que você normalmente não poderia pagar porque vivem em países onde o custo de vida é muito mais baixo do que nos EUA ou em outros países ocidentais.

Isso significa que você pode pagar a si mesmo um salário digno enquanto contrata outros dentro do seu orçamento.

Como seu Negócio Pode Beneficiar-se de Funcionários Virtuais

Seu negócio pode se beneficiar da contratação de funcionários virtuais de várias formas.

Ao ter pessoas assumindo algumas das tarefas mais banais que ocupam parte ou grande parte do seu dia, você pode liberar tempo para se concentrar na visão macro do seu negócio, mantendo-o em movimento.

Se você estiver gerenciando seu negócio sozinho ou com um parceiro, pode se sentir sobrecarregado pela quantidade de trabalho que precisa fazer diariamente.

Se você não tomar cuidado, pode sofrer de esgotamento, o que pode ter um impacto negativo no seu negócio. Funcionários virtuais podem liberar tempo no seu dia para que você estabeleça um equilíbrio melhor entre trabalho e vida pessoal.

Além disso, você pode usar funcionários virtuais para otimizar seus processos.

Por exemplo, se você tem uma pequena empresa com apenas alguns funcionários presenciais e todos se revezam para lidar com problemas de atendimento ao cliente, talvez não haja consistência de uma pessoa para a outra.

No entanto, ao ter um assistente virtual dedicado, você pode garantir que todos os seus clientes recebam as mesmas respostas.

Ao contratar funcionários virtuais, você tem a opção de empregar pessoas de todo o mundo. Você pode preencher cada posição com alguém que tenha exatamente o conjunto de habilidades de que seu negócio precisa.

Esse benefício é especialmente importante para donos de empresas que vivem em áreas onde os locais podem não ter as habilidades necessárias para o seu negócio.

Por fim, como sua equipe é remota, você pode economizar dinheiro de várias maneiras.

Você pode contratar e treinar novos funcionários rápida e facilmente, sem nunca precisar se encontrar pessoalmente. Como sua equipe virtual não trabalha presencialmente, você não precisa pagar por espaço de escritório e utilidades para acomodá-los.

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Trabalhos Populares para Funcionários Virtuais

Funcionários virtuais podem realizar uma série de trabalhos, desde tarefas manuais sem qualificação até trabalhos criativos altamente qualificados. Aqui estão apenas algumas das tarefas que seus funcionários virtuais podem realizar.

Assistente Remoto

Um dos trabalhos virtuais mais populares é o de assistente remoto. Muitos donos de negócios perceberam que um assistente remoto pode fazer grande parte do trabalho de um secretário por metade do preço.

Você pode contratar um assistente remoto para atender o telefone, enviar e responder e-mails, lidar com questões rotineiras de atendimento ao cliente e gerenciar sua agenda.

Um assistente remoto também pode ajudar com tarefas rotineiras como pagar contas e renovar assinaturas. Se algo pode ser feito online ou por telefone, seu assistente remoto pode cuidar disso.

Marketing Digital

Você pode contratar funcionários virtuais para gerenciar todo o seu marketing digital. Eles podem ajudar com a estratégia, pesquisa de palavras-chave e anúncios no Google.

Você também pode querer alguém para gerenciar suas contas de mídias sociais. O membro certo da equipe virtual pode criar suas postagens e outros conteúdos de mídias sociais.

Escrita

A menos que você tenha paixão por escrever, pode ser um trabalho tedioso e demorado. Você pode encontrar funcionários virtuais para escrever para você. Eles podem lidar com todas as suas necessidades de escrita, incluindo postagens de blogs, newsletters e conteúdo do site.

Embora você possa se preocupar que muitos dos seus funcionários virtuais talvez não falem inglês como língua nativa, ainda é possível encontrar pessoas fluentes em inglês. Muitos fizeram cursos de fala e escrita em inglês.

Você também pode contratar americanos para a escrita virtual se quiser garantir que a gramática e a escolha das palavras estejam corretas.

Design Gráfico

Designers gráficos podem gerenciar todos os seus materiais visuais. Eles podem criar imagens para redes sociais, logotipos, layouts de newsletters, e mais.

Eles também podem ajudar a manter a consistência da sua marca e garantir que todo o seu conteúdo tenha uma aparência profissional.

Design de Web

Todo negócio precisa de um site. Você pode contratar um designer de web virtual para ajudá-lo a criar um site de aparência profissional.

Eles também podem ajudar você a gerenciar seu site, mantendo-o atualizado e garantindo que ele esteja funcional.

Onde Encontrar Funcionários Virtuais

Agora que você sabe por que precisa contratar funcionários virtuais, é hora de começar a encontrar alguém adequado às suas necessidades e desejos. Confira a seguir alguns dos melhores lugares para encontrar funcionários virtuais.

VirtualStaff.ph

VirtualStaff.ph é um excelente site com um banco de dados de mais de 100.000 trabalhadores filipinos. Ele facilita encontrar exatamente quem você precisa. Você pode procurar por habilidade, e cada trabalhador tem uma descrição do que oferece e classificações de habilidade. Você também pode ver seus preços.

VirtualStaff.ph oferece dois planos de contratação para atender suas necessidades. Você pode escolher um plano de assinatura e, em seguida, postar um trabalho ou entrar em contato diretamente com as pessoas. Você também tem a opção de fazer uma entrevista antes de contratar.

Depois de ter sua equipe formada, você pode encerrar sua assinatura ou pode mantê-la ativa se seu processo de contratação estiver em andamento.

UpWork

UpWork é um dos maiores sites para encontrar trabalhadores virtuais. Você pode contratar pessoas de todo o mundo para lidar praticamente com qualquer tarefa virtual que você possa precisar.

Para começar, você pode postar um trabalho ou navegar por trabalhos disponíveis para encontrar o que precisa. Você também pode obter ajuda do UpWork para direcioná-lo aos seus melhores talentos.

Os candidatos a empregos do UpWork geralmente têm classificações e avaliações, e você pode agendar uma entrevista para garantir que está contratando a pessoa certa.

É importante notar que qualquer pessoa pode entrar no UpWork, então você pode encontrar pessoas que não oferecem o nível de qualidade que você pode exigir.

Depois de contratar alguém pelo UpWork, você fica praticamente amarrado ao sistema deles. Você não pode mover seu relacionamento de negócio para fora da plataforma sem pagar uma taxa de conversão com base no que seu funcionário ganha.

Fiverr

Fiverr, como o nome sugere, começou originalmente como uma plataforma onde os usuários podiam pagar para que as pessoas realizassem uma pequena tarefa por USD5. Embora você ainda possa fazer muitas coisas no site por esse custo, ele também se expandiu para incluir projetos muito maiores.

Você pode contratar trabalhadores de todo o mundo para uma ampla variedade de tarefas. Além disso, você pode procurar membros em busca do tipo de trabalho que precisa ou pode postar um trabalho e os trabalhadores se candidatarão.

Além disso, o Fiverr permite que você faça entrevistas em vídeo diretamente na plataforma.

Embora você possa contratar pessoas por hora no Fiverr, é um pouco mais desafiador contratar alguém para trabalho contínuo. Os candidatos a emprego publicam diferentes pacotes que você pode escolher, mas poucos deles são contínuos.

Você precisará recontratar quando eles terminarem um projeto ou atingirem o limite de horas.

Belay

Belay é uma boa opção se você quiser que outra pessoa contrate seus funcionários virtuais para você. Você começa tendo uma consulta com alguém da empresa para que possam entender seus desejos e necessidades.

Em seguida, você trabalhará com um consultor de sucesso do cliente que o ajudará a encontrar sua equipe e orienta você em todas as etapas.

A Belay trabalha apenas com freelancers dos EUA e prefere que eles tenham pelo menos um diploma de bacharel, o que os torna um pouco mais caros. No entanto, pode ser uma boa opção se você quiser contratar apenas aqueles que são falantes nativos de inglês.

A Belay fornece apenas assistentes virtuais, contadores, desenvolvedores web e estrategistas de mídias sociais.

WoodBows

WoodBows é principalmente conhecida por ajudar donos de negócios a encontrar assistentes virtuais, mas recentemente expandiu-se com outros tipos de freelancers também. Você pode obter ajuda com design de web, desenvolvimento de aplicativos, entrada de dados, redação de conteúdo e mais.

A WoodBows trabalha de forma um pouco diferente de algumas das outras plataformas listadas aqui, pois você não escolhe seu próprio assistente. Em vez disso, você diz à empresa o que precisa e eles encontram um assistente para fazer a tarefa para você.

Eles têm escritórios supervisionados nos EUA, nas Filipinas e na Índia. Quando você faz um pedido, eles escolhem o melhor assistente virtual para o trabalho.

Além disso, a WoodBows é uma boa opção para aqueles que precisam de serviços de assistente virtual de vez em quando. Mas se você quiser contratar sua própria equipe e ter mais controle, você vai querer usar outra plataforma.

Toptal

Toptal (abreviação de Top Talent) conta com trabalhadores remotos altamente qualificados que são uma boa opção para empresas dispostas a pagar um pouco mais por funcionários virtuais. Todos os seus freelancers passam por um extenso processo de seleção e eles aceitam apenas os três por cento melhores.

A Toptal se especializa em serviços que exigem um alto nível de habilidade, como desenvolvimento web ou móvel, finanças, gestão de produtos e gestão de projetos.

Se você tem um projeto extenso, a Toptal pode montar e supervisionar uma equipe para você.

FlexJobs

FlexJobs é outro nome importante na indústria de contratação remota. A empresa existe desde 2007, então eles otimizaram o processo e oferecem serviços de qualidade. Você pode postar suas necessidades de trabalho na plataforma deles e trabalhadores qualificados se inscreverão.

Você precisará fazer um pouco de trabalho extra com a FlexJobs para avaliar as pessoas que se candidatam à sua postagem de emprego, mas os freelancers na FlexJobs estão pagando para ver sua postagem, então você sabe que eles estão comprometidos.

Outsourcely

Outsourcely ajuda empresas na fase de startup a encontrar funcionários virtuais. Eles podem conectá-lo com freelancers de mais de 180 países e têm um pool de mais de 400.000 funcionários virtuais para escolher.

Você pode encontrar membros da equipe para fazer praticamente qualquer tarefa que você precise, incluindo design de web, criação de conteúdo, edição de vídeo, trabalhos administrativos e mais.

Sua plataforma oferece várias maneiras de comunicar-se com sua equipe. Você pode navegar pelos empregados ou postar um trabalho.

Além disso, o Outsourcely não retira uma porcentagem do salário dos seus funcionários, permitindo que você cuide do processo de contratação, treinamento e pagamento.

Como Escolher os Funcionários Virtuais Certos

Ao escolher funcionários virtuais, considere os seguintes fatores. De fato, o processo é semelhante ao de contratar funcionários não virtuais.

Orçamento

Você precisa ter uma ideia clara de quanto pode gastar com sua equipe e como deseja alocar seu dinheiro.

Considere quais partes do seu negócio requerem mais ajuda — pode ser importante ter alguém para ajudá-lo com as atividades diárias antes de realizar uma reformulação completa do site.

Onde Contratar

Você pode contratar funcionários virtuais de praticamente qualquer país ao redor do mundo, com alguns prós e contras em cada região, é claro.

Se você está procurando manter seus custos baixos, pode encontrar profissionais qualificados em lugares como América do Sul e Ásia. Seu dinheiro pode ir muito mais longe nessas regiões, o que significa que você gastará menos por um trabalho de qualidade.

Nível de Habilidade

Embora seria ótimo contratar funcionários virtuais nos níveis de habilidade mais altos, quanto mais experiência e habilidade alguém tem, mais você pagará. Você pode querer decidir quais áreas do seu negócio requerem mais habilidade e alocar seu dinheiro de acordo.

Além disso, você pode frequentemente economizar dinheiro encontrando pessoas que são novas no trabalho virtual, mas ainda têm muito talento. Pode levar um pouco mais de tempo para se adaptarem, mas podem acabar entregando um trabalho de alta qualidade por um preço muito melhor.

Entrevistas

É importante entrevistar cada pessoa que você considerar contratar. Você quer sentir quem eles são e o tipo de relacionamento que os dois terão.

Alguém pode ser altamente qualificado e ter uma ótima aparência no papel, mas se os dois não trabalharem bem juntos, eles podem não ser a melhor opção para o seu negócio.

Tirando o Máximo de sua Equipe Virtual

Você contratou uma ótima equipe virtual — o que agora?

Embora você possa enviar algum trabalho para eles e deixar que comecem imediatamente, você se beneficiará muito mais se dedicar um tempo para treiná-los.

Certifique-se de que cada membro da equipe entenda o que se espera deles e saiba como usar qualquer programa que sua empresa utilize.

Se você planeja contratar muitos membros virtuais ao longo do tempo, pode querer elaborar um processo de integração. Dessa forma, você não precisa se dedicar tanto ao treinamento toda vez que contratar alguém novo.

Crie um sistema que facilite a comunicação entre sua equipe virtual e você e outros membros da equipe. Plataformas como Slack permitem que você converse, compartilhe arquivos e mais.

Se você contratar funcionários virtuais de outros países, é importante estar ciente dos fusos horários diferentes. A maior parte do seu dia de trabalho pode ocorrer no meio da noite para eles. Você vai querer coordenar para encontrar horários de reunião que funcionem para ambos.

Além disso, certifique-se de que suas expectativas sejam razoáveis. Você não quer dar aos seus funcionários virtuais mais coisas para fazer do que eles conseguem administrar, mas, ao mesmo tempo, não quer dar tão pouco trabalho que acabe pagando mais do que gostaria.

Tente encontrar um meio-termo e então você pode avaliar após algumas semanas.

Finalmente, certifique-se de que todos se sintam parte da equipe. Os funcionários virtuais muitas vezes se sentem desconectados do restante da empresa, já que não estão vendo todos face a face.

Estabeleça um método para que todos possam compartilhar informações sobre suas vidas pessoais ou até mesmo apenas para brincar sobre sua indústria. Se possível, organize uma viagem de construção de equipe para que todos possam se encontrar pessoalmente.

Rastreamento de Horas

Ao contratar funcionários virtuais, você precisará descobrir como pagá-los.

Para algumas tarefas, você pode querer pagar por trabalho realizado. Por exemplo, você pode pagar uma taxa fixa para alguém projetar um logotipo, desenvolver um site ou escrever uma postagem de blog.

Outros trabalhos podem precisar ser pagos por hora. Por exemplo, se você tem alguém gerenciando seus e-mails, pode querer pagar por hora, pois alguns dias eles podem ter uma caixa de entrada cheia, enquanto outros dias podem ter apenas alguns e-mails.

Rastrear horas pode ser um desafio. Se você está trabalhando com pessoas que não conhece, com certeza vai querer usar algo que possa rastrear as horas delas de forma objetiva.

Existem muitos aplicativos que você pode usar para rastrear as horas dos funcionários. Você pode obter um programa gratuito ou pago para ajudar.

Toggl é um dos aplicativos de rastreamento de tempo mais populares porque se integra com muitos outros programas. Ele oferece versões gratuitas e pagas.

Hubstaff vai até mesmo tirar capturas de tela para garantir que seus funcionários estão focados. Alguns aplicativos alertam você se houver um tempo ocioso extenso enquanto um funcionário virtual está no relógio.

Pagando Funcionários Virtuais

Frequentemente há alguma confusão sobre como e quando pagar seus funcionários virtuais. Felizmente, uma vez que você configure um sistema, o processo pode ser otimizado.

Taxas de Pagamento

As taxas de pagamento podem parecer confusas, especialmente quando você está contratando pessoas de todo o mundo. No entanto, salários de subsistência são baseados em diferentes países.

Você vai querer começar pesquisando o custo de vida nos países de onde está contratando pessoas. Uma boa fonte para isso é Numbeo. A principal razão é que isso permitirá que você coloque as taxas que está pagando em contexto: Um designer gráfico recebendo $25 por hora na Sérvia (onde isso é uma renda excepcionalmente boa) estará muito além de um designer gráfico trabalhando por $25 por hora nos Estados Unidos (onde isso é um salário de nível inicial, no máximo).

Você também precisará fazer uma pesquisa de acordo com o trabalho.

Alguns trabalhos exigem muito mais habilidade e treinamento, como desenvolvimento de aplicativos ou contabilidade. Você terá que pagar mais a esses funcionários do que aqueles que estão fazendo tarefas mais básicas de assistente virtual.

Como mencionado nas seções acima, você tem muitos sites à sua escolha que ajudam a encontrar e contratar seu pessoal virtual. Esses sites ajudarão fornecendo taxas com base no nível de habilidade da pessoa e no país de residência.

Por outro lado, você pode postar uma oferta de emprego e deixar que as pessoas façam lances para que você encontre alguém dentro do seu orçamento.

Frequência de Pagamento

Se você estiver pagando por trabalho, geralmente pagará quando o trabalho for concluído. Se for um trabalho maior, você pode definir marcos.

Marcos podem ser particularmente úteis se você está começando a trabalhar com um funcionário virtual. Você será capaz de estabelecer confiança.

Se estiver pagando por hora, você pode escolher entre pagamentos semanais, quinzenais ou mensais. Você pode querer desenvolver um sistema de pagamento que funcione tanto para você quanto para sua equipe virtual.

É comum começar pagando sua equipe semanalmente e depois passar para um cronograma quinzenal ou mensal.

Métodos de Pagamento

Se você estiver nos EUA, deve primeiro descobrir se sua equipe virtual é considerada contratada ou funcionária, especialmente se você tiver assistentes virtuais que trabalham por hora.

Se sua equipe virtual tiver que passar por um programa formal de treinamento, for obrigada a usar certas ferramentas ou seguir diretrizes, e for exigido trabalhar um certo número de horas por semana, então talvez sejam considerados funcionários.

Dito isso, vamos ver alguns métodos confiáveis que você pode usar para pagar sua equipe virtual.

Wise

Wise é uma ótima maneira de pagar sua equipe virtual. Você pode enviar dinheiro diretamente para as contas bancárias deles com taxas muito mais baratas do que o PayPal. Wise está disponível em mais de 60 países também.

No entanto, Wise não é tão conveniente quanto o PayPal porque requer mais etapas. Você precisa se conectar à sua conta Wise primeiro, criar uma ordem de transferência, então acessar sua conta bancária online para pagar ao Wise e pedir que processem a transferência.

PayPal

PayPal é um dos métodos mais comuns para pagar equipe virtual. É usado em muitos países ao redor do mundo e é fácil de usar. Os funcionários gostam que seja fácil gastar diretamente de sua conta PayPal ou transferir pagamentos para seu banco.

Quando você envia dinheiro via PayPal, você só paga uma taxa se financiar os fundos com um cartão de crédito. Você pagará 2,9% e USD0,30 por cada pagamento enviado.

Se sua conta estiver vinculada a uma conta bancária, você não paga taxa. Seus funcionários sempre pagarão a taxa de transação de 2,9% e USD0,03, no entanto.

Payoneer

Se você tiver funcionários virtuais localizados em um país que não tem PayPal, você pode querer verificar Payoneer. Seus funcionários podem vincular ao banco deles, e se não estiver disponível no país, Payoneer oferece um cartão de débito recarregável para que possam acessar facilmente seu dinheiro.

Você não tem que pagar uma taxa para enviar dinheiro para seus funcionários virtuais, mas eles pagarão USD3 por transação.

Se você carregar um cartão de débito, então será necessário pagar uma taxa de USD2 a USD4. Seus funcionários também terão que pagar uma taxa de conversão se precisarem mudar de moeda.

Agora, A Bola é Sua

Contratar equipe virtual pode ser o ponto de virada para o seu negócio. Lembre-se, você não precisa lidar com todas as tarefas do negócio sozinho ou até mesmo ter sua equipe presencial para isso.

Os negócios funcionam melhor quando todos estão usando o melhor de seus talentos, e a equipe virtual permite que todos em seu time façam o que sabem fazer melhor, inclusive você.

Quando todos estão jogando com suas forças, incluindo sua equipe presencial e virtual, seu negócio começará a avançar.

Você vai se surpreender com o quanto pode realizar e como o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho melhora uma vez que você tenha a equipe virtual estabelecida.