Guía completa para contratar personal virtual

Con el mundo en el que vivimos, contratar personal virtual se ha convertido en una forma aceptada para que emprendedores y empresas encuentren empleados capacitados.

Muchos están recurriendo al personal virtual para ayudarles a llevar a cabo tanto tareas del día a día como proyectos a largo plazo — y ahora tú puedes hacer lo mismo. Pero antes de empezar a buscar, es una buena idea aprender todo lo que puedas sobre la contratación de personal virtual.

Dicho esto, esta guía te guiará a través del proceso de búsqueda y contratación paso a paso para que puedas aprovechar al máximo tu tiempo y contratar al personal virtual adecuado.

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¿Qué es el personal virtual?

El personal virtual son personas que trabajan para tu negocio desde una ubicación remota. Se encargan de tareas como revisar y responder correos electrónicos, gestionar horarios, diseñar sitios web, editar videos y más.

El personal virtual generalmente trabaja contigo de forma autónoma. Pueden trabajar a tiempo completo para ti, o pueden trabajar para ti y otros empleadores.

Depende de ti cuánto necesitas que alguien trabaje, y puedes encontrar empleados que tengan disponibilidad para adecuarse a tus necesidades.

Además, puedes contratar personas para realizar trabajos continuos, trabajos puntuales, o una mezcla de ambos.

El personal virtual puede realizar tareas que normalmente no podrías costear porque viven en países donde el costo de vida es mucho más bajo que en EE. UU. u otros países occidentales.

Esto significa que puedes pagarte un salario digno mientras contratas a otros dentro de tu presupuesto.

Cómo puede beneficiar a tu negocio el personal virtual

Tu negocio puede beneficiarse de la contratación de personal virtual de varias maneras.

Al tener personas encargándose de algunas de las tareas más rutinarias que ocupan parte o gran parte de tu día, puedes liberar tiempo para centrarte en el panorama general de tu negocio para mantenerlo avanzando.

Si estás gestionando tu negocio solo o con un socio, puede que te sientas abrumado por la cantidad de trabajo que tienes que hacer cada día.

Si no tienes cuidado, puedes sufrir agotamiento, lo que puede tener un impacto negativo en tu negocio. El personal virtual puede liberar tiempo en tu día para que puedas establecer un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Además, puedes usar personal virtual para agilizar tus procesos.

Por ejemplo, si tienes un pequeño negocio con sólo algunos empleados presenciales y todos se turnan para manejar los problemas de servicio al cliente, puede que no tengas consistencia de una persona a otra.

Sin embargo, al tener un asistente virtual dedicado, puedes asegurarte de que todos tus clientes reciban las mismas respuestas.

Cuando contratas personal virtual, tienes la opción de emplear personas de todo el mundo. Puedes llenar cada puesto con alguien que tenga el conjunto exacto de habilidades que tu negocio necesita.

Este beneficio es especialmente importante para los propietarios de negocios que viven en áreas donde los locales pueden no tener las habilidades necesarias para su negocio.

Por último, dado que tu personal está remoto, puedes ahorrar dinero de varias maneras.

Puedes contratar y capacitar a nuevo personal rápida y fácilmente sin tener que encontrarte en persona. Dado que tu personal virtual no acude físicamente a trabajar, no tienes que pagar por espacio de oficina ni utilidades para acomodarlos.

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Trabajos populares para el personal virtual

El personal virtual puede realizar cualquier cantidad de trabajos, desde tareas rutinarias no especializadas hasta trabajos creativos altamente especializados. A continuación, se presentan solo algunas de las tareas que tu personal virtual puede manejar.

Asistente remoto

Uno de los trabajos virtuales más populares es el de asistente remoto. Muchos propietarios de negocios han comprendido que un asistente remoto puede realizar gran parte del mismo trabajo que un secretario por la mitad del precio.

Puedes contratar a un asistente remoto para contestar el teléfono, enviar y responder correos electrónicos, manejar problemas de servicio al cliente rutinarios y gestionar tu agenda.

Un asistente remoto también puede ayudarte con tareas rutinarias como pagar facturas y renovar suscripciones. Si algo puede hacerse en línea o por teléfono, tu asistente remoto puede manejarlo.

Marketing digital

Puedes contratar personal virtual para gestionar todo tu marketing digital. Pueden ayudar con la estrategia, la investigación de palabras clave y los anuncios de Google.

También puedes querer que alguien gestione tus cuentas de redes sociales. El miembro adecuado del personal virtual puede crear tus publicaciones en redes sociales y otros contenidos.

Redacción

A menos que tengas pasión por la escritura, puede ser un trabajo tedioso y que consume mucho tiempo. Puedes encontrar personal virtual para que haga la redacción por ti. Pueden encargarse de todas tus necesidades de escritura, incluidos artículos de blog, boletines informativos y contenido de sitios web.

Aunque te preocupe que muchos de tus empleados virtuales no hablen inglés como lengua materna, todavía puedes encontrar personas que hablen inglés con fluidez. Muchos han tomado cursos de habla y escritura en inglés.

También puedes contratar redactores virtuales estadounidenses si quieres asegurarte de que la gramática y la elección de palabras sean correctas.

Diseño gráfico

Los diseñadores gráficos pueden gestionar todos tus materiales visuales. Pueden crear imágenes para redes sociales, logotipos, diseños de boletines informativos y más.

También pueden ayudarte a mantener la consistencia en toda tu marca y asegurarse de que todo tu contenido tenga un aspecto profesional.

Diseño web

Todo negocio necesita un sitio web. Puedes contratar a un diseñador web virtual para ayudarte a crear un sitio web de apariencia profesional.

Él o ella también puede ayudarte a gestionar tu sitio, manteniéndolo actualizado y asegurándose de que funcione correctamente.

Dónde encontrar personal virtual

Ahora que sabes por qué necesitas contratar personal virtual, es hora de empezar a encontrar a alguien adecuado para tus deseos y necesidades. Sigue leyendo para conocer algunos de los mejores lugares para encontrar personal virtual.

VirtualStaff.ph

VirtualStaff.ph es un sitio excelente con una base de datos de más de 100.000 trabajadores filipinos. Hace que sea fácil encontrar exactamente quién necesitas. Puedes navegar por habilidad, y cada trabajador tiene una descripción de lo que ofrece y clasificaciones de habilidades. También puedes ver sus tarifas.

VirtualStaff.ph ofrece dos planes de contratación para satisfacer tus necesidades. Puedes elegir un plan de suscripción y luego publicar un trabajo o contactar directamente a las personas. También tienes la opción de entrevistar antes de contratar.

Una vez que tengas a tu personal en su lugar, puedes terminar tu suscripción o mantenerla abierta si tu proceso de contratación está en curso.

UpWork

UpWork es uno de los sitios más grandes para encontrar trabajadores virtuales. Puedes contratar a gente de todo el mundo para manejar casi cualquier tarea virtual que puedas necesitar.

Para comenzar, puedes publicar un trabajo o navegar por los trabajos disponibles para encontrar lo que necesitas. También puedes obtener la ayuda de UpWork para dirigirte a su mejor talento.

Los solicitantes de empleo en UpWork generalmente tienen calificaciones y reseñas y puedes programar una entrevista para asegurarte de que estás contratando a la persona correcta.

Es importante tener en cuenta que cualquiera puede unirse a UpWork, por lo que puedes encontrarte con personas que no brinden el nivel de calidad que puedes requerir.

Una vez que contrates a alguien a través de UpWork, estás prácticamente atado a su sistema. No puedes mover tu relación comercial fuera de la plataforma sin pagar una tarifa de conversión basada en lo que tu empleado gane.

Fiverr

Fiverr, como su nombre indica, originalmente comenzó como una plataforma donde los usuarios podían pagar a personas para realizar una pequeña tarea por 5 USD. Si bien aún puedes lograr mucho en el sitio por ese costo, también se ha expandido para incluir proyectos mucho más grandes.

Puedes contratar trabajadores de todo el mundo para una amplia variedad de tareas. Además, puedes buscar miembros que busquen el tipo de trabajo que necesitas, o puedes publicar un trabajo para el que se postularán los trabajadores.

Además, Fiverr te permite realizar entrevistas en video directamente en la plataforma.

Si bien puedes contratar personas por hora en Fiverr, es un poco más complicado contratar a alguien para trabajo continuo. Los solicitantes publican diferentes paquetes entre los que puedes elegir, pero no muchos de ellos son continuos.

Necesitarás volver a contratar una vez que terminen un proyecto o alcancen su límite de horas.

Belay

Belay es una buena opción si deseas que alguien más contrate a tu personal virtual por ti. Comienzas teniendo una consulta con alguien de la compañía para que puedan entender tus deseos y necesidades.

A continuación, trabajarás con un consultor de éxito del cliente que te ayuda a encontrar a tu personal y te guía a través de cada uno de los pasos.

Belay solo trabaja con freelancers que son de EE. UU. y prefiere que tengan al menos un título universitario, lo que los hace un poco más caros. Sin embargo, puede ser una buena opción si deseas contratar solo a quienes hablan inglés como lengua materna.

Belay solo proporciona asistentes virtuales, contables, desarrolladores web y estrategas de redes sociales.

WoodBows

WoodBows es conocido principalmente por ayudar a los propietarios de negocios a encontrar asistentes virtuales, pero recientemente se han expandido con otros tipos de freelancers también. Puedes obtener ayuda con diseño web, desarrollo de aplicaciones, entrada de datos, redacción de contenido y más.

WoodBows funciona un poco diferente a algunas de las otras plataformas mencionadas aquí, ya que no eliges a tu propio asistente. En cambio, le dices a la compañía lo que necesitas y ellos consiguen un asistente para hacer el trabajo por ti.

Tiene oficinas supervisadas en EE. UU., Filipinas e India. Cuando realizas un pedido, ellos eligen al mejor asistente virtual para el trabajo.

Además, WoodBows es una buena opción para quienes necesitan servicios de asistente virtual de vez en cuando. Pero si deseas contratar a tu propio equipo y tener más control, querrás usar otra plataforma.

Toptal

Toptal (abreviatura de Top Talent) tiene trabajadores remotos altamente calificados que son un buen ajuste para compañías dispuestas a pagar un poco más por personal virtual. Todos sus freelancers pasan por un extenso proceso de selección y solo aceptan al tres por ciento superior.

Toptal se especializa en servicios que requieren un alto nivel de habilidad, como desarrollo web o móvil, finanzas, gestión de productos y gestión de proyectos.

Si tienes un proyecto extenso, Toptal puede ensamblar y supervisar un equipo para ti.

FlexJobs

FlexJobs es otro nombre importante en la industria de contratación remota. La compañía ha existido desde 2007, por lo que han optimizado el proceso y ofrecen servicios de calidad. Puedes publicar tus necesidades de trabajo en su plataforma y los trabajadores calificados se postularán.

Necesitarás hacer un poco de trabajo extra con FlexJobs para verificar a las personas que se postulen a tu anuncio de trabajo, pero los freelancers en FlexJobs están pagando para ver tu anuncio, por lo que sabes que están comprometidos.

Outsourcely

Outsourcely ayuda a las empresas en fase inicial a encontrar empleados virtuales. Pueden emparejarte con freelancers de más de 180 países y tienen un grupo de más de 400,000 empleados virtuales para elegir.

Puedes encontrar miembros del personal para hacer casi cualquier tarea que necesites, incluyendo diseño web, creación de contenido, edición de video, trabajos administrativos y más.

Su plataforma te ofrece varias formas de comunicarte con tu personal. Puedes navegar por los empleados o publicar un trabajo.

Además, Outsourcely no toma un porcentaje del sueldo de tu personal, y te permite manejar el proceso de contratación, capacitación y pago.

Cómo elegir al personal virtual adecuado

Cuando se trata de elegir personal virtual, considera los siguientes factores. De hecho, el proceso es similar a contratar empleados no virtuales.

Presupuesto

Necesitas tener una idea clara de cuánto puedes gastar en tu personal y cómo quieres distribuir tu dinero.

Considera qué partes de tu negocio requieren más ayuda — puede ser importante tener a alguien que te ayude con las actividades diarias antes de realizar una renovación completa del sitio web.

Dónde contratar

Puedes contratar personal virtual de prácticamente cualquier país del mundo, con algunos pros y contras en cada área, por supuesto.

Si buscas mantener bajos tus costos, puedes encontrar profesionales capacitados en lugares como América del Sur y Asia. Tu dinero puede llegar mucho más lejos en estas regiones, lo que significa que gastarás menos por un trabajo de calidad.

Nivel de habilidad

Aunque sería genial contratar personal virtual en los niveles de habilidad más altos, cuanto más experiencia y habilidad tenga alguien, más pagarás. Puede que quieras decidir qué áreas de tu negocio requieren más habilidad y distribuir tu dinero en consecuencia.

Además, a menudo puedes ahorrar dinero encontrando personas que son nuevas en el trabajo virtual pero que aún tienen mucho talento. Pueden necesitar un poco más de tiempo para adaptarse, pero pueden terminar brindándote un trabajo de alta calidad por un mejor precio.

Entrevistas

Es importante entrevistar a cada persona que consideres contratar. Quieres tener una idea de quiénes son y del tipo de relación que tú y ellos tendrán.

Alguien puede ser muy habilidoso y verse genial en el papel, pero si tú y ellos no trabajan bien juntos, puede que no sean la mejor opción para tu negocio.

Sacar el máximo provecho de tu personal virtual

Has contratado un gran equipo virtual — ¿ahora qué?

Si bien puedes enviarles algo de trabajo y dejarlos empezar de inmediato, obtendrás muchos más beneficios si te tomas un tiempo para capacitarlos.

Asegúrate de que cada miembro del equipo entienda lo que se espera de ellos y sepa cómo usar cualquier programa que utilice tu negocio.

Si planeas contratar muchos miembros del personal virtual con el tiempo, es posible que desees desarrollar un proceso de incorporación. De esa manera, no tendrás que invertir tanto en la capacitación cada vez que contrates a alguien nuevo.

Desarrolla un sistema que facilite a tu personal virtual comunicarse contigo y con otros miembros del equipo. Plataformas como Slack te permiten chatear, compartir archivos y más.

Si contratas personal virtual de otros países, es importante que seas consciente de las diferentes zonas horarias. La mayor parte de tu jornada laboral puede ocurrir en plena noche para ellos. Querrás coordinar para encontrar horarios de reuniones que funcionen para ambos.

Además, asegúrate de que tus expectativas sean razonables. No quieres darle a tu personal virtual más de lo que puede manejar, pero al mismo tiempo, no quieres darle tan poco trabajo y terminar pagando más de lo que deseas.

Intenta encontrar un término medio feliz y luego puedes evaluar después de unas semanas.

Finalmente, asegúrate de que todos se sientan parte del equipo. El personal virtual a menudo se siente desconectado del resto del negocio, ya que no ven a todos cara a cara.

Establece un método para que todos compartan información sobre sus vidas personales o incluso simplemente para bromear sobre su industria. Si es posible, organiza un viaje de integración para que todos se conozcan en persona.

Seguimiento de horas

Cuando contratas personal virtual, tendrás que decidir cómo pagarles.

Para algunas tareas, es posible que desees pagar por trabajo realizado. Por ejemplo, puedes pagar una tarifa plana por alguien que diseñe un logotipo, desarrolle un sitio web o escriba un artículo de blog.

Otros trabajos pueden necesitar ser pagados por hora. Por ejemplo, si tienes a alguien gestionando tus correos electrónicos, es posible que desees pagar por hora, porque algunos días pueden tener la bandeja de entrada llena mientras otros días solo unos pocos correos.

El seguimiento de horas puede ser un desafío. Si estás trabajando con personas que no conoces, definitivamente querrás usar algo que pueda rastrear sus horas objetivamente.

Hay muchas aplicaciones que puedes usar para rastrear las horas de los empleados. Puedes obtener un programa gratuito o de pago para ayudar.

Toggl es una de las aplicaciones de seguimiento de tiempo más populares porque se integra con muchos otros programas. Ofrece versiones gratuitas y de pago.

Hubstaff incluso tomará capturas de pantalla para que puedas asegurarte de que tus empleados se mantengan en la tarea. Algunas aplicaciones te alertarán si hay un tiempo de inactividad extenso mientras un empleado virtual está en el reloj.

Pago al Personal Virtual

A menudo hay cierta confusión sobre cómo y cuándo pagar a tu personal virtual. Afortunadamente, una vez que configures un sistema, el proceso puede ser simplificado.

Tarifas de pago

Las tarifas de pago pueden parecer confusas, especialmente cuando estás contratando personal de todo el mundo. Sin embargo, los salarios dignos se basan en diferentes países.

Querrás comenzar investigando el costo de vida de los países de donde estás contratando personal. Una buena fuente para eso es Numbeo. La razón principal es que te permitirá poner las tarifas que pagas en contexto: Un diseñador gráfico que trabaja por 25 USD la hora desde Serbia (donde esto es un ingreso excepcionalmente bueno) estará a años luz de un diseñador gráfico que trabaja por 25 USD la hora desde los Estados Unidos (donde esto es como mucho un salario de entrada).

También necesitarás investigar según el trabajo.

Algunos trabajos requieren mucha más habilidad y formación, como el desarrollo de aplicaciones o la contabilidad. Tendrás que pagarles más a estos empleados que a aquellos que realizan tareas más básicas de asistente virtual.

Como se mencionó en las secciones anteriores, tienes muchos sitios web para elegir que te ayudan a encontrar y contratar a tu personal virtual. Estos sitios te ayudarán proporcionando tarifas basadas en el nivel de habilidades de la persona y su país de residencia.

Por el contrario, puedes publicar una oferta de trabajo y dejar que las personas hagan sus ofertas para que puedas encontrar a alguien dentro de tu presupuesto.

Frecuencia de pago

Si estás pagando por trabajo, entonces generalmente pagarás una vez que el trabajo esté terminado. Si es un trabajo más grande, entonces puedes establecer hitos.

Los hitos pueden ser particularmente útiles si estás comenzando a trabajar con un empleado virtual. Podrás establecer confianza.

Si pagas por hora, puedes elegir entre pagos semanales, quincenales o mensuales. Puedes querer desarrollar un sistema de pagos que funcione tanto para ti como para tu personal virtual.

Es común comenzar pagando a tu personal semanalmente y luego pasar a un horario quincenal o mensual.

Métodos de pago

Si estás en EE. UU., primero deberías averiguar si tu personal virtual se considera contratistas independientes o empleados, particularmente si tienes asistentes virtuales que trabajan por horas.

Si tu personal virtual tiene que pasar por un programa de formación formal, se requiere que utilicen ciertas herramientas o sigan directrices, y deben trabajar un cierto número de horas por semana, entonces pueden ser considerados empleados.

Dicho esto, veamos algunos métodos confiables que puedes usar para pagar a tu personal virtual.

Wise

Wise es una excelente manera de pagar a tu personal virtual. Puedes enviar dinero directamente a sus cuentas bancarias con tarifas mucho más baratas que PayPal. Wise está disponible en más de 60 países también.

Sin embargo, Wise no es tan conveniente como PayPal porque requiere más pasos. Necesitas iniciar sesión en tu cuenta de Wise primero, crear una orden de transferencia, luego iniciar sesión en tu cuenta bancaria en línea para pagar a Wise y pedirles que procesen la transferencia.

PayPal

PayPal es uno de los métodos más comunes para pagar al personal virtual. Se utiliza en muchos países de todo el mundo y es fácil de usar. A los empleados les gusta que sea fácil gastar directamente desde su cuenta de PayPal o transferir fácilmente los pagos a su banco.

Cuando envías dinero a través de PayPal, solo tienes que pagar una tarifa si financias los fondos con una tarjeta de crédito. Pagarás un 2,9 por ciento y 0,30 USD por cada pago que envíes.

Si tu cuenta está respaldada por una cuenta bancaria, no pagas ninguna tarifa. Sin embargo, tus empleados siempre pagarán el 2,9 por ciento y una tarifa de transacción de 0,03 USD.

Payoneer

Si tienes empleados virtuales que están localizados en un país que no tiene PayPal, quizás quieras consultar Payoneer. Tus empleados pueden vincularlo a su banco, y si no está disponible en su país, Payoneer les proporciona una tarjeta de débito recargable para que puedan acceder fácilmente a su dinero.

No tienes que pagar una tarifa para enviar dinero a tus empleados virtuales, pero ellos pagarán 3 USD por transacción.

Si cargas una tarjeta de débito, entonces se te requerirá pagar una tarifa de 2 a 4 USD. Tus empleados también tendrán que pagar una tarifa de conversión si necesitan cambiar divisas.

Ahora, a por ti

Contratar personal virtual puede ser el punto de inflexión para tu negocio. Recuerda, no tienes que manejar cada tarea empresarial tú mismo o siquiera que tu equipo presencial lo haga.

Los negocios funcionan mejor cuando todos están utilizando lo mejor de sus talentos, y el personal virtual permite a todos en tu equipo hacer lo que mejor saben, incluido tú.

Cuando todos juegan con sus fortalezas, incluido tu personal presencial y virtual, tu negocio comenzará a avanzar.

Te sorprenderá cuánto puedes lograr y cómo mejora tu equilibrio entre trabajo y vida una vez que tengas personal virtual.