ทั่วไป: สิ่งที่คุณต้องทำเมื่อย้ายออฟฟิศ

มีหลายเรื่องที่คุณต้องทำในการย้ายสำนักงานไปยังที่ใหม่ นอกเหนือจากการจัดการกับสิ่งของของคุณเอง

จัดการกับสัญญาปัจจุบันของคุณ

ขึ้นอยู่กับสัญญาของคุณ โดยปกติคุณต้องแจ้งเจ้าของบ้านเป็นลายลักษณ์อักษรหนึ่งหรือสองเดือนก่อนที่จะย้ายออก

เจ้าของบ้านควรคืนเงินประกันให้คุณภายในไม่กี่สัปดาห์หลังจากที่คุณย้ายออก ไม่ต้องคาดหวังว่าจะได้คืนเต็มจำนวน เพราะคุณยังต้องจ่ายค่าทำความสะอาด ซ่อมแซม ทาสี และบูรณะ

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะถูกหักจากเงินประกัน

ขายสิ่งของที่ไม่ได้ใช้

สิ่งแรกที่คุณควรทำเมื่อย้ายไปสำนักงานใหม่คือการตัดสินใจว่าสิ่งใดที่คุณต้องการย้ายและสิ่งใดที่ต้องขาย

โดยทั่วไปแล้วมีสองสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อลดสิ่งของที่ไม่จำเป็น – ขายหรือบริจาค

โดยปกติเราจะให้หรือขายสิ่งของที่ไม่ได้ใช้งานให้กับพนักงาน ก่อนที่จะแจ้งแม่บ้านในอาคารสำนักงานที่เรากำลังจะย้ายออก ซึ่งปกติแม่บ้านเหล่านี้จะมีความเชื่อมโยงมากมาย

พวกเขาสามารถกระจายข่าวอย่างรวดเร็ว และคุณควรจะขายเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ได้ใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

คุณควรจัดทำใบเสร็จรับเงินเสมอเมื่อขายสิ่งของ แม้ว่าคุณจะเป็นบริษัทที่จดทะเบียน VAT แล้วก็ตาม คุณต้องระบุ VAT ด้วย เป็นข้อกำหนดของกฎหมาย

บริจาคสิ่งของที่ไม่ได้ใช้

หากคุณไม่ต้องการขาย การบริจาคก็เป็นอีกทางเลือกที่ดี คุณสามารถบริจาคให้กับวัดและมูลนิธิในประเทศไทยได้

คุณควรขอใบเสร็จรับเงินจากวัดหรือมูลนิธิสำหรับสิ่งของทุกชิ้นที่คุณบริจาคเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี

จัดเก็บเอกสาร

การดำเนินงานบริษัทในประเทศไทยเกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมาก เมื่อถึงเวลาที่คุณต้องย้ายไปที่สำนักงานใหม่ อาจมีเอกสารจำนวนมากที่คุณต้องจัดการ

ปกติแล้วเราจะเก็บเอกสารของเราไว้ที่ DataSafe ซึ่งเป็นบริการจัดเก็บข้อมูล

เราจะเก็บเอกสารบัญชีสองปีล่าสุดไว้กับเราและเอกสารอื่นๆ ที่เราอาจต้องใช้เป็นบางครั้งเช่นสัญญาและบันทึกพนักงาน ส่วนที่เหลือจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บ

หาคนย้าย

คุณมีสองตัวเลือกสำหรับผู้ให้บริการย้าย: ผู้ให้บริการมืออาชีพหรือผู้ให้บริการฝีมืออิสระ

สิ่งที่เราทำโดยปกติคือให้เลขาของเราหาคนย้ายฝีมืออิสระ มันถูกกว่ามากและพวกเขาสามารถทำงานได้ดีเช่นกัน คุณสามารถพูดคุยกับแม่บ้านหรือผู้ดูแลอาคารสำนักงานเพื่อคำแนะนำก็ได้

ผู้ให้บริการย้ายที่เราชื่นชอบคือ ถนนนา เขาเป็นผู้ให้บริการย้ายในกรุงเทพฯ ที่ดีและราคาย่อมเยา นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้แอป Lalamove ได้อีกด้วย

คุณยังสามารถอ่านบทความเต็มของเราเกี่ยวกับวิธีหาบริษัทที่ย้ายบ้านในประเทศไทยได้

อัปเดตโทรศัพท์บ้านและแพ็คเกจอินเทอร์เน็ต

อย่าลืมอัปเดตหรือยกเลิกแพ็คเกจโทรศัพท์บ้านและอินเทอร์เน็ตก่อนที่จะย้ายออก

ตรวจสอบกับสำนักงานใหม่ของคุณว่าใช้บริการอินเทอร์เน็ตของผู้ให้บริการรายใด และมีตัวเลือกโทรศัพท์บ้านหรือไม่ เพราะพวกเขาอาจจะมีบริการที่ผูกพันกับผู้ให้บริการเฉพาะบางราย

หากเป็นผู้ให้บริการเดียวกับที่คุณใช้ในปัจจุบัน ก็อาจเป็นไปได้ที่จะรักษาแพ็คเกจอินเทอร์เน็ตและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณในสำนักงานใหม่

อัปเดตที่อยู่

การอัปเดตที่อยู่เป็นส่วนที่แย่ที่สุดของการย้าย คุณต้องไปที่แต่ละองค์กรด้วยตัวเองหรือส่งคนไปในนามของคุณพร้อมอำนาจในการตัดสินใจ

โดยปกติเราจะอัปเดตที่อยู่ด้วยตัวเองไม่ว่าจะจ้างคนอื่นหรือไม่ มันเป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมาแต่สามารถใช้เวลาได้

นี่คือรายการองค์กรที่คุณต้องจัดการเมื่ออัปเดตที่อยู่ของบริษัท

โปรดทราบว่าเอกสารที่กล่าวถึงในส่วนนี้อาจมีการเปลี่ยนแปลง คุณควรตรวจสอบกับแต่ละองค์กรอีกครั้งก่อนที่จะทำ

กรมสรรพากร

คุณต้องติดต่อกรมสรรพากรในพื้นที่ของคุณ อย่างน้อย 15 วัน ก่อนย้ายออก

หากคุณย้ายไปยังพื้นที่ใหม่ คุณต้องติดต่อกรมสรรพากรในทั้งสองพื้นที่

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณอยู่ในย่านรัชดาและคุณต้องการย้ายไปสาทร คุณต้องติดต่อกรมสรรพากรในทั้งรัชดาและสาทร

ในการอัปเดตที่อยู่ของคุณกับกรมสรรพากร นี่คือสิ่งที่คุณมักจะต้องใช้:

• ฟอร์ม PP9 สามชุด สามารถดาวน์โหลดได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร
• PP20
• สัญญาเช่า (ได้รับจากเจ้าของบ้านสำนักงานใหม่ของคุณ)
• จดหมายยินยอม (ได้รับจากเจ้าของบ้านสำนักงานใหม่ของคุณ)
• แผนที่ไปยังสำนักงานใหม่
• ภาพถ่ายสำนักงานใหม่ของคุณ ต้องรวมถึงทั้งอาคารสำนักงาน ป้ายบริษัทของคุณ และพื้นที่สำนักงานของคุณ

โปรดทราบว่าแต่ละกรมสรรพากรต้องการเอกสารที่แตกต่างกัน บางครั้งเจ้าหน้าที่คนเดียวกันที่เดียวกันยังต้องการเอกสารที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงสำคัญที่จะต้องทำกับเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรคนเดิมตลอดทั้งกระบวนการ นี่คือเหตุผลที่คุณควรขอชื่อและข้อมูลติดต่อของเขา/เธอ

คุณสามารถออกอำนาจการทำงานและขอให้คนอื่นอัปเดตที่อยู่ที่กรมสรรพากรในนามของคุณ

เมื่อคุณส่งเอกสารทั้งหมดแล้ว คุณควรได้รับ PP20 ที่อัปเดตภายในไม่กี่สัปดาห์

คุณต้องไม่เปลี่ยนข้อมูลการเรียกเก็บเงินเป็นที่อยู่ใหม่เว้นแต่คุณจะได้รับ PP20 ที่อัปเดตจากกรมสรรพากร

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

หลังจากกรมสรรพากร คุณควรอัปเดตที่อยู่ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า คุณต้องมีการลงทะเบียนบริษัทที่อัปเดตแล้วเพื่ออัปเดตที่อยู่กับองค์กรอื่นๆ

มันค่อนข้างตรงไปตรงมาในการอัปเดตที่อยู่ของคุณที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า พวกเขามีคำแนะนำและฟอร์มที่ครบถ้วนให้ที่เว็บไซต์ของพวกเขา

คุณเพียงแค่กรอกฟอร์มเหล่านั้นและไปที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

โปรดทราบว่าคุณต้องไปที่นั่นด้วยตนเองเพื่ออัปเดตที่อยู่ที่นั่น หรือคุณสามารถให้อำนาจการทำงานและขอให้บริษัทบัญชีทำแทนคุณเพราะคุณต้องการลายเซ็นและตราประทับจากพวกเขา

ประกันสังคม

การอัปเดตที่อยู่ของคุณที่ประกันสังคมเป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมา เมื่อคุณมีการลงทะเบียนบริษัทที่อัปเดตแล้ว ให้ไปสำนักงานประกันสังคมในพื้นที่ของคุณพร้อมเอกสารดังต่อไปนี้:

• ฟอร์ม SPS. 6-15 (สปส.6-15) มีให้ดาวน์โหลดที่เว็บไซต์ สปส.
• แผนที่ไปยังสำนักงานใหม่
• สำเนาการลงทะเบียนบริษัทที่ลงนาม
• PP20 หรือ PP9 จากกรมสรรพากร
• อำนาจการทำงาน

คณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน

ถ้าคุณเป็นบริษัทที่ได้รับการส่งเสริมจาก BOI คุณจำเป็นต้องอัปเดตที่อยู่กับ BOI ที่สำนักงานใหญ่ของพวกเขา

นี่คือสิ่งที่คุณมักจะต้องใช้:

• จดหมายพร้อมโลโก้บริษัทของคุณถึง BOI บอกพวกเขาว่าคุณย้ายไปที่สำนักงานใหม่
• สำเนาการลงทะเบียนบริษัทที่ลงนาม
• ใบรับรอง BOI
• อำนาจการทำงาน

จากนั้นคุณควรได้รับใบรับรอง BOI ที่อัปเดตภายในไม่กี่สัปดาห์

ธนาคาร

คุณจำเป็นต้องไปที่สาขาธนาคารที่คุณเปิดบัญชีบริษัทเพื่ออัปเดตที่อยู่บริษัท

แต่ละธนาคารมีความต้องการเอกสารที่แตกต่างกัน ปกติแล้วพวกเขาต้องการ:

• สำเนาการลงทะเบียนบริษัทที่ลงนาม
• ฟอร์มของพวกเขาสำหรับการอัปเดตที่อยู่
• จดหมายที่มีโลโก้บริษัทของคุณเพื่อบอกพวกเขาว่าคุณย้ายสำนักงานใหม่แล้ว* 

*ต้องมีคำที่แน่นอนตามที่ธนาคารต้องการ 

กรุณาทราบว่าแต่ละบัญชีธนาคารและบัตรเครดิตต้องการเอกสารแยกกัน 

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีสองบัญชีธนาคารและ 3 บัตรเครดิต หมายความว่าคุณต้องเตรียมชุดเอกสาร 5 ชุด แม้ว่าทั้งหมดจะมาจากธนาคารเดียวกัน 

ขึ้นอยู่กับแต่ละธนาคาร คุณอาจจำเป็นต้องไปที่นั่นด้วยตัวเองหรือไม่ 

ผู้ให้บริการ

เมื่อคุณจัดการกับธนาคารเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะอัปเดตที่อยู่ของคุณที่ผู้ให้บริการทุกแห่งที่คุณใช้ 

พวกเขาอาจขอให้คุณกรอกแบบฟอร์มบางส่วนและให้สำเนาทะเบียนบริษัทที่ลงนามแล้ว โดยปกติแค่นั้นก็พอ 

การจัดการจดหมาย

แม้หลังจากคุณอัปเดตที่อยู่บริษัทของคุณที่ทุกองค์กรที่คิดออก มีโอกาสที่บางคนยังคงส่งจดหมายไปยังที่อยู่เก่าของคุณอยู่ 

ดังนั้นคุณอาจยังต้องการไปที่ที่อยู่เก่าเป็นระยะๆ เพื่อรับจดหมายทั้งหมดของคุณ ถ้าคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีกับแม่บ้านที่นั่น คุณก็น่าจะให้เธอดูแลจดหมายให้คุณได้