บทความนี้ใช้เวลาอ่านประมาณ 4 นาที ยังไม่มีเวลาตอนนี้ใช่ไหม? ไม่เป็นไร ส่งบทความเวอร์ชันไม่มีโฆษณาไปที่อีเมลของคุณ แล้วกลับมาอ่านภายหลังได้!
ประเทศไทยคือดินแดนที่ต้องมีเอกสารมากมาย โดยเฉพาะเมื่อคุณทำธุรกิจในที่นี่ ทุกสิ่งที่คุณทำต้องใช้เอกสารมากมาย แม้แต่การอัปเดตที่อยู่ของคุณที่ธนาคาร คุณยังต้องมีเอกสารอย่างน้อยห้าชิ้น
เมื่อเอกสารมากมายสะสมไปเรื่อย ๆ สุดท้ายแล้วออฟฟิศของคุณก็จะเต็มไปด้วยเอกสาร
ในบทความนี้ เราจะนำคุณไปรู้จักกับเอกสารชนิดต่าง ๆ ที่คุณควรเก็บในประเทศไทย และวิธีการเก็บรักษา
ใบอนุญาตและใบรับรอง
เมื่อได้รับใบอนุญาตหรือใบรับรองใด ๆ คุณควรสแกนและเก็บไว้ในที่ปลอดภัยตลอดเวลา
รวมถึงหนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัทและเอกสารอื่น ๆ ที่คุณได้รับเมื่อจัดตั้งบริษัท ใบรับรองการขึ้นทะเบียน VAT ใบรับรองการส่งเสริม BOI และใบอนุญาตอื่น ๆ สำหรับประกอบธุรกิจของคุณ
ส่วนใหญ่แล้วคุณจะไม่ต้องใช้มัน แต่บางครั้งก็อาจมีคนขอเอกสารเหล่านี้
เอกสารการบัญชี
คุณควรเก็บเอกสารการบัญชีทั้งหมดไว้อย่างน้อย 10 ปี คุณอาจได้ยินว่าบางคนบอกว่า 7 ปีก็พอแล้ว
แม้ว่ามันจะเป็นจริงในบางกรณี แต่กฎหมายระบุว่าพนักงานตรวจสอบจากกรมสรรพากรมีอำนาจในการตรวจสอบเอกสารการบัญชีได้ถึง 10 ปี
ถ้าสำนักงานของคุณไม่มีพื้นที่พอในการเก็บเอกสารเป็นเวลา 10 ปี คุณควรมีเอกสารการบัญชีของปีก่อนอยู่กับคุณ ส่วนอีกเก้าปีสามารถเก็บในพื้นที่เก็บของเช่าได้
เอกสารการบัญชีในที่นี้หมายถึงเอกสารทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับรายจ่ายของบริษัท รายได้ ใบเสร็จรับภาษีงบการเงินและอื่น ๆ
สัญญา
เก็บสัญญาไว้ทำให้คุณปลอดภัยในกรณีที่มีการฟ้องร้องหรือข้อพิพาทเกิดขึ้นในอนาคต
จำนวนปีที่คุณต้องเก็บขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของสัญญาและระยะเวลาของมัน
โดยทั่วไปจะเป็นแบบนี้:
- หากเป็นสัญญาธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการชดเชย ให้เก็บไว้ 10 ปี
- หากเกี่ยวข้องกับการยื่นภาษี ให้เก็บไว้ 10 ปี
- หากเกี่ยวข้องกับพนักงาน รวมถึงสัญญาจ้างพนักงาน เงินเดือน ค่าล่วงเวลา ฯลฯ ให้เก็บไว้สองปี
เอกสารพนักงาน
คุณควรเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทั้งหมดไว้อย่างน้อยสองปีหลังจากที่พนักงานลาออกจากบริษัท ด้วยเหตุผลเดียวกันกับการเก็บสัญญา: เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานบางรายฟ้องร้องคุณในศาล
แต่เมื่อพูดถึงเอกสารพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการยื่นภาษี คุณควรเก็บไว้นาน 10 ปี
เอกสารอื่น ๆ
สำหรับเอกสารอื่น ๆ ที่ไม่สำคัญ เช่น ใบสมัคร คุณต้องเก็บไว้อย่างน้อยหนึ่งปีก่อนที่จะทำลาย
บริษัทเก็บของเช่า
ด้วยเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องเก็บ ทำให้ยากที่จะเก็บทุกสิ่งไว้ในสำนักงานของคุณ นั่นคือที่ที่บริษัทเก็บของเช่ามีบทบาทเข้ามา
สำหรับบริษัทของเรา เราใช้ DataSafe พวกเขาคิดค่าบริการ 10-15 บาทต่อกล่อง ต่อเดือน แต่ละกล่องสามารถเก็บเอกสาร A4 ได้ 1,000 แผ่น
เราติดต่อพวกเขาให้มาส่งกล่องให้เรา ทำรหัสภายในในแต่ละกล่อง นำเอกสารของเราเข้าไป และเรียกให้พวกเขามารับ
เรามีไฟล์แยกต่างหากสำหรับรหัสภายในเพื่อให้เรารู้ว่าเอกสารไหนถูกเก็บไว้กับพวกเขา
เมื่อเราต้องการเอกสาร เราแจ้งรหัสให้พวกเขา และพวกเขาส่งให้เราภายใน 24 ชั่วโมง
สิ่งสำคัญคือถ้าคุณเก็บเอกสารการบัญชีกับพวกเขา คุณต้องแจ้งให้กรมสรรพากรทราบทุกปี เป็นข้อกำหนดตามกฎหมายไทย
DataSafe บอกเราว่าเราต้องเตรียมเอกสารอะไรและเตือนเราเมื่อเราต้องทำ
