O Guia Completo para Contratar Funcionários Virtuais

No mundo em que vivemos, contratar pessoal virtual tornou-se uma forma aceitável para empreendedores e empresas encontrarem empregados qualificados.

Muitos estão a recorrer ao pessoal virtual para ajudá-los a realizar tanto tarefas diárias como projetos a longo prazo — e agora podem fazer o mesmo. Mas antes de começar a procurar, é boa ideia aprender o máximo possível sobre a contratação de pessoal virtual.

Dito isto, este guia conduz-te através do processo de procura e contratação passo a passo, para que possas aproveitar ao máximo o teu tempo e contratar o pessoal virtual certo.

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O Que é Pessoal Virtual?

Pessoal virtual são pessoas que trabalham para a tua empresa a partir de uma localização remota. Eles tratam de tarefas como verificar e responder a e-mails, gerir a tua agenda, desenhar websites, editar vídeos, entre outras.

O pessoal virtual geralmente trabalha para ti numa base freelance. Eles podem trabalhar para ti a tempo inteiro ou podem trabalhar para ti e outros empregadores.

Depende de ti decidir quanto tempo precisas que alguém trabalhe, e podes encontrar empregados com disponibilidade para se adequar às tuas necessidades.

Além disso, podes contratar pessoas para realizar trabalhos contínuos, trabalhos pontuais ou uma combinação de ambos.

Pessoal virtual pode realizar tarefas que normalmente não conseguirias pagar porque vivem em países onde o custo de vida é muito mais baixo do que nos EUA ou em outros países ocidentais.

Isto significa que podes garantir um salário digno para ti enquanto contratas outros dentro do teu orçamento.

Como o Teu Negócio Pode Beneficiar do Pessoal Virtual

O teu negócio pode beneficiar da contratação de pessoal virtual de várias maneiras.

Ao ter pessoas a assumir algumas das tarefas mais banais que ocupam alguma ou grande parte do teu dia, podes libertar tempo para te concentrares no panorama geral do teu negócio e mantê-lo a avançar.

Se estás a gerir o teu negócio sozinho ou com um parceiro, podes sentir-te sobrecarregado pela quantidade de trabalho que tens de fazer todos os dias.

Se não tiveres cuidado, podes sofrer de esgotamento, o que pode ter um impacto negativo no teu negócio. O pessoal virtual pode libertar tempo no teu dia para que possas estabelecer um equilíbrio melhor entre vida pessoal e profissional.

Além disso, podes usar pessoal virtual para otimizar os teus processos.

Por exemplo, se tens uma pequena empresa com apenas alguns funcionários presenciais e todos revezam-se para lidar com problemas de atendimento ao cliente, podes não ter consistência de uma pessoa para a outra.

No entanto, ao ter um assistente virtual dedicado, podes garantir que todos os teus clientes recebam as mesmas respostas.

Ao contratar pessoal virtual, tens a opção de empregar pessoas de todo o mundo. Podes preencher cada posição com alguém que tem exatamente o conjunto de habilidades de que o teu negócio precisa.

Este benefício é especialmente importante para empresários que vivem em áreas onde os locais podem não ter as habilidades necessárias para o seu negócio.

Por último, como o teu pessoal é remoto, podes poupar dinheiro de várias maneiras.

Podes contratar e treinar novos funcionários rápida e facilmente enquanto nunca tens de te encontrar pessoalmente. Como o teu pessoal virtual não vem trabalhar fisicamente, não tens de pagar por espaços de escritório e utilidades para os acomodar.

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Trabalhos Populares para Pessoal Virtual

Pessoal virtual pode realizar uma série de trabalhos, desde tarefas banais e não qualificadas até trabalhos criativos altamente qualificados. Abaixo estão apenas algumas das tarefas que o teu pessoal virtual pode desempenhar.

Assistente Remoto

Um dos trabalhos virtuais mais populares é o de assistente remoto. Muitos donos de negócio perceberam que um assistente remoto pode realizar muito do mesmo trabalho que um secretário por metade do preço.

Podes contratar um assistente remoto para atender o telefone, enviar e responder a e-mails, lidar com questões rotineiras de serviço ao cliente e gerir a tua agenda.

Um assistente remoto também pode ajudar com tarefas rotineiras como pagar contas e renovar subscrições. Se algo puder ser feito online ou por telefone, o teu assistente remoto pode tratá-lo.

Marketing Digital

Podes contratar pessoal virtual para gerir todo o teu marketing digital. Eles podem ajudar com a estratégia, pesquisa de palavras-chave e anúncios no Google.

Podes também querer alguém que gestione as tuas contas de redes sociais. O membro certo do pessoal virtual pode criar as tuas publicações em redes sociais e outros conteúdos.

Escrita

A menos que tenhas uma paixão pela escrita, pode ser um trabalho tedioso e demorado. Podes encontrar pessoal virtual para fazer a escrita por ti. Eles podem tratar de todas as tuas necessidades de escrita, incluindo posts de blog, newsletters, e conteúdo de websites.

Embora possas estar preocupado que muitos dos teus colaboradores virtuais possam não falar inglês como língua nativa, ainda podes encontrar pessoas fluentes em inglês. Muitos fizeram cursos de língua e escrita em inglês.

Podes também contratar colaboradores virtuais americanos para escrever se quiseres garantir que a gramática e escolha de palavras estão corretas.

Design Gráfico

Designers gráficos podem gerir todos os teus materiais visuais. Eles podem criar imagens para redes sociais, logótipos, layouts de newsletters, e mais.

Também podem ajudar-te a manter a consistência ao longo da tua marca e garantir que todo o teu conteúdo pareça profissional.

Design Web

Cada empresa precisa de um website. Podes contratar um designer web virtual para ajudar-te a criar um site com aparência profissional.

Ele ou ela também pode ajudar-te a gerir o teu site ao mantê-lo atualizado e garantir a sua funcionalidade.

Onde Encontrar Pessoal Virtual

Agora que sabes por que precisas de contratar pessoal virtual, é hora de começar a encontrar alguém adequado para os teus desejos e necessidades. Continua a ler para descobrir alguns dos melhores lugares para encontrar pessoal virtual.

VirtualStaff.ph

VirtualStaff.ph é um ótimo site com uma base de dados de mais de 100.000 trabalhadores filipinos. Facilita encontrar exatamente quem precisas. Podes procurar por habilidade, e cada trabalhador tem uma descrição do que oferece e classificações de habilidades. Podes também ver os preços.

VirtualStaff.ph oferece dois planos de contratação para satisfazer as tuas necessidades. Podes escolher um plano de subscrição e depois publicar um emprego ou contactar pessoas diretamente. Também tens a opção de entrevistar antes de contratar.

Depois de teres o teu pessoal no lugar, és bem-vindo para encerrar a tua subscrição ou podes mantê-la aberta se o teu processo de contratação estiver em andamento.

UpWork

UpWork é um dos maiores sites para encontrar trabalhadores virtuais. Podes contratar pessoas de todo o mundo para lidar com praticamente qualquer tarefa virtual de que possas necessitar.

Para começares, podes publicar um emprego ou navegar através dos trabalhos disponíveis para encontrar o que precisas. Podes também obter ajuda do UpWork em te direcionar para o seu melhor talento.

Os candidatos a emprego no UpWork geralmente têm classificações e avaliações e podes marcar uma entrevista para garantir que estás a contratar a pessoa certa.

É importante notar que qualquer pessoa pode juntar-se ao UpWork, então podes encontrar pessoas que não oferecem o nível de qualidade que possas exigir.

Uma vez que contratas alguém através do UpWork, estás praticamente vinculado ao seu sistema. Não podes mover a tua relação comercial para fora da plataforma sem pagar uma taxa de conversão baseada no que o teu funcionário ganha.

Fiverr

Fiverr, como o nome indica, começou originalmente como uma plataforma onde os utilizadores podiam pagar às pessoas para realizar uma pequena tarefa por 5 USD. Embora ainda possas fazer muito no site por esse custo, também se expandiu para incluir projetos muito maiores.

Podes contratar trabalhadores de todo o mundo para uma grande variedade de tarefas. Além disso, podes procurar membros que estejam à procura do tipo de trabalho de que precisas, ou publicar um trabalho e os trabalhadores candidatar-se-ão.

Além disso, o Fiverr permite-te fazer entrevistas em vídeo diretamente na plataforma.

Embora possas contratar pessoas por hora no Fiverr, é um pouco mais difícil contratar alguém para trabalho contínuo. Os candidatos a emprego publicam diferentes pacotes que podes escolher, mas muitos deles não são contínuos.

Terás de recontratar assim que eles terminarem um projeto ou atingirem o máximo das suas horas.

Belay

A Belay é uma boa opção se quiseres que outra pessoa contrate a tua equipa virtual por ti. Começas por ter uma consulta com alguém da empresa para que possam entender os teus desejos e necessidades.

Em seguida, trabalhas com um consultor de sucesso do cliente que te ajuda a encontrar o teu pessoal e te orienta em cada uma das etapas.

A Belay só trabalha com freelancers que são dos EUA e prefere que tenham pelo menos um diploma de bacharelato, o que os torna um pouco mais caros. No entanto, pode ser uma boa opção se quiseres contratar apenas falantes nativos de inglês.

A Belay apenas fornece assistentes virtuais, contabilistas, desenvolvedores web e estrategistas de redes sociais.

WoodBows

A WoodBows é principalmente conhecida por ajudar os proprietários de empresas a encontrar assistentes virtuais, mas recentemente expandiram-se com outros tipos de freelancers também. Podes obter ajuda com design web, desenvolvimento de aplicações, inserção de dados, redação de conteúdo e mais.

A WoodBows funciona de forma um pouco diferente de algumas das outras plataformas aqui listadas, pois não escolhes o teu próprio assistente. Em vez disso, dizes à empresa o que precisas e eles conseguem um assistente para fazer a tarefa por ti.

Tem escritórios supervisionados nos EUA, nas Filipinas e na Índia. Quando fazes um pedido, eles escolhem o melhor assistente virtual para o trabalho.

Além disso, a WoodBows é uma boa opção para aqueles que precisam de serviços de assistente virtual ocasionalmente. Mas se quiseres contratar a tua própria equipa e ter mais controlo, deves usar outra plataforma.

Toptal

Toptal (abreviação de Top Talent) tem trabalhadores remotos altamente qualificados que são uma boa escolha para empresas dispostas a pagar um pouco mais por pessoal virtual. Todos os seus freelancers passam por um extenso processo de seleção e apenas aceitam os melhores três por cento.

A Toptal especializa-se em serviços que exigem um alto nível de habilidade, como desenvolvimento web ou mobile, finanças, gestão de produtos e gestão de projetos.

Se tens um projeto extenso, a Toptal pode montar e supervisionar uma equipa para ti.

FlexJobs

FlexJobs é outro grande nome na indústria de contratação remota. A empresa existe desde 2007, por isso eles otimizaram o processo e oferecem serviços de qualidade. Podes publicar as tuas necessidades de trabalho na sua plataforma e trabalhadores qualificados candidatar-se-ão.

Terás de fazer um trabalho extra com a FlexJobs para selecionar as pessoas que se candidatam à tua vaga, mas os freelancers na FlexJobs pagam para ver o teu anúncio de emprego, por isso sabes que são sérios.

Outsourcely

Outsourcely ajuda empresas na fase inicial a encontrar empregados virtuais. Podem combinar-te com freelancers de mais de 180 países e têm um pool de mais de 400.000 funcionários virtuais para escolher.

Podes encontrar membros da equipa para fazer praticamente qualquer tarefa de que precises, incluindo design web, criação de conteúdo, edição de vídeo, trabalhos administrativos e mais.

A sua plataforma oferece-te várias maneiras de comunicar com o teu pessoal. Podes navegar pelos funcionários ou publicar um trabalho.

Além disso, a Outsourcely não retira uma parte do salário do teu pessoal e permitem-te gerir o processo de contratação, formação e pagamento.

Como Escolher o Pessoal Virtual Certo

Quando se trata de escolher pessoal virtual, considera os seguintes fatores. De facto, o processo é semelhante a contratar empregados não virtuais.

Orçamento

Precisas de uma ideia clara de quanto podes gastar no teu pessoal e como queres alocar o teu dinheiro.

Considera que partes do teu negócio exigem mais ajuda — pode ser importante ter alguém a ajudar-te com as atividades do dia-a-dia antes de fazer uma revisão completa do website.

Onde Contratar

Podes contratar pessoal virtual de praticamente qualquer país do mundo, com algumas vantagens e desvantagens para cada área, claro.

Se procuras manter os teus custos baixos, podes encontrar profissionais qualificados em locais como a América do Sul e a Ásia. O teu dinheiro pode render muito mais nessas regiões, significando que gastarás menos por trabalho de qualidade.

Nível de Habilidade

Embora fosse ótimo contratar pessoal virtual no nível mais alto de habilidades, quanto mais experiência e habilidades alguém tem, mais pagarás. Pode querer decidir em que áreas do teu negócio requerem mais habilidades e alocar o teu dinheiro de acordo.

Além disso, podes muitas vezes poupar dinheiro encontrando pessoas que são novas no trabalho virtual, mas que ainda possuam muito talento. Elas podem levar algum tempo adicional para se adaptarem, mas podem acabar por oferecer-te trabalho de alta qualidade por um preço muito melhor.

Entrevistas

É importante entrevistar cada pessoa que consideras contratar. Queres perceber quem são e o tipo de relacionamento que os dois terão.

Alguém pode ser altamente qualificado e parecer ótimo no papel, mas se os dois não trabalharem bem juntos, pode não ser a melhor escolha para o teu negócio.

Aproveitar ao Máximo o teu Pessoal Virtual

Contrataste uma ótima equipa virtual — e agora?

Enquanto podes lhes enviar algum trabalho e deixá-los começar imediatamente, beneficiarás muito mais se tirares algum tempo para os formar.

Certifica-te de que cada membro da equipa compreende o que se espera dele e sabe como usar qualquer programa que o teu negócio utilize.

Se planeias contratar muitos membros de pessoal virtual com o tempo, podes querer desenvolver um processo de integração. Dessa forma, não terás de investir tanto em formação cada vez que contratares alguém novo.

Desenvolve um sistema que facilite a comunicação do teu pessoal virtual contigo e com outros membros da equipa. Plataformas como Slack permitem que converses, partilhes ficheiros, e muito mais.

Se contratas pessoal virtual de outros países, é importante que estejas ciente de diferentes fusos horários. A maior parte do teu dia de trabalho pode ocorrer no meio da noite para eles. Quererás um coordenar para descobrir horários de reuniões que funcionem para ambos.

Além disso, certifica-te de que as tuas expectativas são razoáveis. Não queres dar ao teu pessoal virtual mais do que eles conseguem gerir, mas ao mesmo tempo, não queres dar-lhes trabalho a menos e acabar por pagar mais do que desejas.

Tenta encontrar um equilíbrio feliz e então poderás avaliar após algumas semanas.

Finalmente, certifica-te de que todos se sentem parte da equipa. O pessoal virtual muitas vezes sente-se desconectado do resto do negócio, já que não estão a ver todos cara a cara.

Estabelece um método para permitir que todos partilhem informações sobre as suas vidas pessoais ou mesmo apenas para brincar um pouco sobre a tua indústria. Se possível, organiza uma viagem de construção de equipa para que todos possam se conhecer pessoalmente.

Rastreando Horas

Ao contratar pessoal virtual, precisará descobrir como pagá-los.

Para algumas tarefas, pode preferir pagar por trabalho. Por exemplo, pode pagar uma taxa fixa a alguém para desenhar um logótipo, desenvolver um website ou escrever um artigo de blogue.

Outros trabalhos podem precisar de ser pagos à hora. Por exemplo, se tiver alguém a gerir os seus emails, pode querer pagar à hora, porque em alguns dias podem ter uma caixa de entrada cheia enquanto noutros dias podem ter apenas alguns emails.

A monitorização de horas pode ser um desafio. Se estiver a trabalhar com pessoas que não conhece, irá definitivamente querer usar algo que possa rastrear as horas delas de forma objetiva.

Existem muitas aplicações que pode usar para monitorizar as horas dos colaboradores. Pode obter um programa gratuito ou pago para ajudar.

Toggl é uma das aplicações de monitorização de tempo mais populares porque integra-se com muitos outros programas. Oferece versões gratuitas e pagas.

Hubstaff irá até tirar capturas de ecrã para que possa garantir que os seus funcionários estão a cumprir as tarefas. Algumas aplicações alertam-no se houver muito tempo de inatividade enquanto um funcionário virtual estiver ao serviço.

Pagamentos a Pessoal Virtual

Normalmente há alguma confusão sobre como e quando pagar ao seu pessoal virtual. Felizmente, assim que configurar um sistema, o processo pode ser simplificado.

Taxas de Pagamento

As taxas de pagamento podem parecer confusas, especialmente quando está a contratar pessoas de todo o mundo. Contudo, os salários são baseados em diferentes países.

Quer começar por pesquisar o custo de vida dos países de onde está a contratar pessoas. Uma boa fonte para isso é Numbeo. A principal razão é que isso permitirá contextualizar as taxas que está a pagar: Um designer gráfico a trabalhar por 25 dólares por hora na Sérvia (onde isto é um rendimento excecional) será muito diferente de um designer gráfico a trabalhar por 25 dólares por hora nos Estados Unidos (onde isto é apenas um salário de entrada).

Também precisará de pesquisar de acordo com o trabalho.

Alguns trabalhos exigem muito mais habilidades e formação, como o desenvolvimento de aplicações ou a contabilidade. Precisará de pagar a esses colaboradores mais do que aqueles que realizam tarefas mais básicas de assistente virtual.

Conforme mencionado nas secções acima, tem muitos websites à disposição para o ajudar a encontrar e contratar o seu pessoal virtual. Estes websites irão ajudar fornecendo taxas com base no nível de habilidade da pessoa e no país de residência.

Por outro lado, pode ser capaz de publicar uma oferta de trabalho e deixar que as pessoas façam propostas para que possa encontrar alguém dentro do seu orçamento.

Frequência de Pagamento

Se está a pagar por trabalho, geralmente pagará uma vez que o trabalho esteja concluído. Se for um trabalho maior, pode definir marcos.

Os marcos podem ser particularmente úteis se estiver a começar a trabalhar com um colaborador virtual. Poderá estabelecer confiança.

Se pagar à hora, pode optar por pagamentos semanais, quinzenais ou mensais. Pode querer criar um sistema de pagamento que funcione tanto para si quanto para o seu pessoal virtual.

É comum começar a pagar ao seu pessoal semanalmente e, depois, passar para um cronograma quinzenal ou mensal.

Métodos de Pagamento

Se estiver nos EUA, deve primeiro determinar se o seu pessoal virtual é considerado trabalhador independente ou funcionário, especialmente se tiver assistentes virtuais que trabalham por hora.

Se o seu pessoal virtual precisar passar por um programa de formação formal, for obrigado a usar certas ferramentas ou seguir diretrizes, e tiver que trabalhar um determinado número de horas por semana, então podem ser considerados funcionários.

Dito isto, vamos ver alguns métodos de confiança que pode usar para pagar ao seu pessoal virtual.

Wise

Wise é uma ótima maneira de pagar ao seu pessoal virtual. Pode enviar dinheiro diretamente para as contas bancárias deles por taxas muito mais baratas do que o PayPal. O Wise está disponível em mais de 60 países também.

No entanto, o Wise não é tão conveniente quanto o PayPal porque requer mais etapas. Precisa de entrar na sua conta Wise primeiro, criar uma ordem de transferência, depois entrar na sua conta bancária online para pagar ao Wise e pedir-lhes para processarem a transferência.

PayPal

PayPal é um dos métodos mais comuns para pagar ao pessoal virtual. É utilizado em muitos países em todo o mundo e é fácil de usar. Os colaboradores gostam que seja fácil gastar diretamente da conta PayPal ou transferir pagamentos para o banco.

Quando envia dinheiro via PayPal, só paga uma taxa se financiar os fundos com um cartão de crédito. Pagará 2,9% e USD0.30 por cada pagamento que enviar.

Se a sua conta estiver financiada por uma conta bancária, não paga taxa. Os seus colaboradores pagarão sempre a taxa de transação de 2,9% e USD0.03, no entanto.

Payoneer

Se têm colaboradores virtuais que estão localizados num país que não tem PayPal, pode querer experimentar Payoneer. Os seus colaboradores podem ligá-lo ao banco, e se não estiver disponível no país deles, o Payoneer fornece-lhes um cartão de débito recarregável para que possam aceder facilmente ao seu dinheiro.

Não tem de pagar uma taxa para enviar dinheiro aos seus colaboradores virtuais, mas eles pagarão USD3 por transação.

Se carregar um cartão de débito, então terá que pagar uma taxa de USD2 a USD4. Os seus colaboradores também terão que pagar uma taxa de conversão se precisarem de trocar moedas.

Agora, para Si

Contratar pessoal virtual pode ser o ponto de viragem para o seu negócio. Lembre-se, não tem de lidar com todas as tarefas do negócio sozinho ou mesmo fazer com que a sua equipa presencial trate disso.

As empresas funcionam melhor quando todos estão a usar o melhor dos seus talentos, e o pessoal virtual permite que toda a sua equipa faça aquilo em que são melhores, incluindo você.

Quando todos estão a jogar segundo os seus pontos fortes, incluindo o seu pessoal presencial e virtual, o seu negócio começará a avançar.

Ficará surpreendido com o quanto pode realizar e como o equilíbrio entre vida e trabalho melhora uma vez que tenha pessoal virtual em funcionamento.