De Ultieme Gids voor het Inhuren van Virtuele Medewerkers

In de huidige wereld is het inhuren van virtueel personeel een geaccepteerde manier geworden voor ondernemers en bedrijven om bekwame werknemers te vinden.

Veel mensen wenden zich tot virtueel personeel om hen te helpen bij zowel dagelijkse taken als langetermijnprojecten — en nu kun jij dat ook doen. Maar voordat je begint te zoeken, is het een goed idee om zoveel mogelijk te leren over het inhuren van virtueel personeel.

Dat gezegd hebbende, begeleidt deze gids je stap voor stap door het zoek- en aanwervingsproces, zodat je je tijd optimaal kunt benutten en het juiste virtuele personeel kunt aannemen.

Disclaimer: This article may include links to products or services offered by ExpatDen's partners, which give us commissions when you click on them. Although this may influence how they appear in the text, we only recommend solutions that we would use in your situation. Read more in our Advertising Disclosure.

Wat is virtueel personeel?

Virtueel personeel zijn mensen die voor je bedrijf werken vanaf een externe locatie. Ze nemen taken op zich zoals het controleren en beantwoorden van e-mails, je schema beheren, websites ontwerpen, video’s bewerken en meer.

Virtueel personeel werkt meestal als freelancer voor je. Ze kunnen fulltime voor je werken, of ze kunnen zowel voor jou als andere werkgevers werken.

Het hangt van jou af hoeveel je iemand nodig hebt om te werken, en je kunt werknemers vinden die beschikbaarheid hebben die past bij jouw behoeften.

Bovendien kun je mensen inhuren voor doorlopend werk, eenmalige klussen, of een combinatie van beide.

Virtueel personeel kan taken uitvoeren die je normaal gesproken niet zou kunnen veroorloven omdat ze in landen wonen waar de kosten van levensonderhoud veel lager zijn dan in de VS of andere westerse landen.

Dit betekent dat je jezelf een zinvol leefloon kunt betalen terwijl je anderen binnen je budget inhuurt.

Hoe je bedrijf kan profiteren van virtueel personeel

Je bedrijf kan op verschillende manieren profiteren van het inhuren van virtueel personeel.

Door mensen een deel van de meer routinematige taken over te laten nemen die een deel van jouw dag in beslag nemen, kun je tijd vrijmaken om je te concentreren op het grotere plaatje van je bedrijf om het vooruit te blijven stuwen.

Als je je bedrijf alleen of met een partner beheert, kun je je overweldigd voelen door de hoeveelheid werk die je dagelijks moet doen.

Als je niet oppast, kun je last krijgen van een burn-out, wat een negatieve invloed kan hebben op je bedrijf. Virtueel personeel kan tijd in je dag vrijmaken zodat je een beter evenwicht tussen werk en privéleven kunt creëren.

Bovendien kun je virtueel personeel gebruiken om je processen te stroomlijnen.

Als je bijvoorbeeld een klein bedrijf hebt met slechts een paar fysieke werknemers, en iedereen om beurten klantendienstkwesties aanpakt, heb je misschien geen consistentie van de ene persoon naar de andere.

Echter, door een toegewijde virtuele assistent te hebben, kun je ervoor zorgen dat je klanten allemaal dezelfde antwoorden krijgen.

Bij het inhuren van virtueel personeel, heb je de optie om mensen van over de hele wereld in dienst te nemen. Je kunt elke functie vullen met iemand die de exacte vaardigheden heeft die je bedrijf nodig heeft.

Dit voordeel is vooral belangrijk voor ondernemers die in gebieden wonen waar de lokale bevolking misschien niet de benodigde vaardigheden voor hun bedrijf heeft.

Tot slot, omdat je personeel op afstand werkt, kun je op verschillende manieren geld besparen.

Je kunt nieuw personeel snel en eenvoudig inhuren en trainen zonder ooit persoonlijk te hoeven ontmoeten. Omdat je virtuele personeel niet fysiek naar het werk komt, hoef je niet te betalen voor kantoorruimte en voorzieningen om ze te huisvesten.

Advertisement

Populaire banen voor virtueel personeel

Virtueel personeel kan allerlei soorten banen uitvoeren, van ongeschoolde routinetaken tot zeer bekwame creatieve werkzaamheden. Hieronder staan slechts enkele van de taken die je virtuele personeel kan afhandelen.

Virtual Assistant

Een van de meest populaire virtuele banen is een virtual assistant. Veel ondernemers hebben zich gerealiseerd dat een virtual assistant veel van hetzelfde werk kan doen als een secretaresse voor de helft van de prijs.

Je kunt een virtual assistant inhuren om de telefoon te beantwoorden, e-mails te versturen en te beantwoorden, routinematige klantendienstkwesties af te handelen en je agenda te beheren.

Een virtual assistant kan ook helpen met routinetaken zoals het betalen van rekeningen en het verlengen van abonnementen. Als iets online of over de telefoon kan worden gedaan, kan je virtual assistant het afhandelen.

Digitale marketing

Je kunt virtueel personeel inhuren om al je digitale marketing te beheren. Zij kunnen helpen met strategieontwikkeling, zoekwoordonderzoek en Google-advertenties.

Je wilt misschien ook iemand om je sociale media-accounts te beheren. Het juiste virtuele personeelslid kan je social media berichten en andere content creëren.

Schrijven

Tenzij je een passie hebt voor schrijven, kan het een vervelend, tijdrovend werk zijn. Je kunt virtueel personeel vinden dat het schrijven voor je doet. Ze kunnen al je schrijfbehoeften aan, inclusief blogberichten, nieuwsbrieven en website-inhoud.

Hoewel je je zorgen kunt maken dat veel van je virtuele medewerkers mogelijk geen Engels als moedertaal spreken, kun je nog steeds mensen vinden die vloeiend Engels spreken. Velen hebben cursussen Engels spreken en schrijven gevolgd.

Je kunt ook Amerikaanse virtuele werknemers inhuren voor schrijfwerk als je er zeker van wilt zijn dat de grammatica en woordkeuze correct zijn.

Grafisch ontwerp

Grafisch ontwerpers kunnen al je visuele materialen beheren. Ze kunnen sociale media-afbeeldingen, logo’s, nieuwsbrieflay-outs en meer maken.

Ze kunnen je ook helpen om consistentie binnen je merk te behouden en ervoor zorgen dat al je inhoud er professioneel uitziet.

Webdesign

Elk bedrijf heeft een website nodig. Je kunt een virtuele webdesigner inhuren om je te helpen een professioneel uitziende website te creëren.

Hij of zij kan je ook helpen je site te beheren door het up-to-date te houden en ervoor te zorgen dat het functioneel is.

Waar je virtueel personeel kunt vinden

Nu je weet waarom je virtueel personeel moet inhuren, is het tijd om iemand te vinden die geschikt is voor jouw wensen en behoeften. Lees verder voor enkele van de beste plekken om virtueel personeel te vinden.

VirtualStaff.ph

VirtualStaff.ph is een geweldige site met een database van meer dan 100.000 Filipijnse werknemers. Het maakt het gemakkelijk om precies te vinden wie je nodig hebt. Je kunt zoeken op vaardigheid, en elke werknemer heeft een beschrijving van wat ze aanbieden en vaardigheidsbeoordelingen. Je kunt ook hun prijzen zien.

VirtualStaff.ph biedt twee wervingsplannen om aan je behoeften te voldoen. Je kunt een abonnement kiezen en daarna een vacature plaatsen of rechtstreeks contact met mensen opnemen. Je hebt ook de mogelijkheid om een interview af te nemen voor je iemand aanneemt.

Zodra je je personeel op zijn plaats hebt, kun je je abonnement beëindigen of het open houden als je wervingsproces doorgaat.

UpWork

UpWork is een van de grootste sites om virtuele werknemers te vinden. Je kunt mensen van over de hele wereld inhuren om vrijwel elke virtuele taak te behandelen die je nodig hebt.

Om te beginnen kun je een vacature plaatsen of door beschikbare vacatures bladeren om te vinden wat je nodig hebt. Je kunt ook hulp krijgen van UpWork om je naar hun top talent te leiden.

UpWork-sollicitanten hebben meestal beoordelingen en recensies en je kunt een interview opzetten om ervoor te zorgen dat je de juiste persoon aanneemt.

Het is belangrijk op te merken dat iedereen zich bij UpWork kan aanmelden, dus je kunt mensen tegenkomen die niet het niveau van kwaliteit bieden dat je misschien nodig hebt.

Zodra je iemand via UpWork hebt ingehuurd, ben je grotendeels gebonden aan hun systeem. Je kunt je zakelijke relatie niet buiten het platform brengen zonder een conversiekost te betalen op basis van wat je medewerker verdient.

Fiverr

Fiverr, zoals de naam al aangeeft, begon oorspronkelijk als een platform waar gebruikers mensen konden betalen om een kleine taak uit te voeren voor USD5. Hoewel je op de site nog steeds veel kunt laten doen voor die kosten, is het ook uitgebreid om veel grotere projecten te omvatten.

Je kunt werknemers van over de hele wereld inhuren voor een breed scala aan taken. Ook kun je leden bladeren die zoeken naar het type werk dat je nodig hebt, of je kunt een vacature plaatsen en werknemers zullen solliciteren.

Bovendien kun je via Fiverr videogesprekken rechtstreeks op het platform voeren.

Hoewel je mensen per uur kunt inhuren op Fiverr, is het iets lastiger om iemand in te huren voor doorlopend werk. Werkzoekenden bieden verschillende pakketten aan waar je uit kunt kiezen, maar velen van hen zijn niet doorlopend.

Je zult opnieuw moeten inhuren zodra ze een project hebben afgerond of hun uren hebben volbracht.

Belay

Belay is een goede optie als je wilt dat iemand anders je virtuele personeel voor je inhuurt. Je begint met een consultatie met iemand van het bedrijf zodat zij je wensen en behoeften kunnen begrijpen.

Vervolgens werk je samen met een client success-consultant die je helpt je personeel te vinden en je begeleidt door elke stap.

Belay werkt alleen met freelancers uit de VS en geeft de voorkeur aan kandidaten met ten minste een bachelordiploma, wat hen iets duurder maakt. Het kan echter een goede optie zijn als je alleen mensen wilt inhuren die moedertaalsprekers van het Engels zijn.

Belay biedt alleen virtual assistants, boekhouders, webontwikkelaars en social media-strategen.

WoodBows

WoodBows staat vooral bekend om het helpen van ondernemers bij het vinden van virtual assistants, maar ze hebben onlangs ook andere soorten freelancers uitgebreid. Je kunt hulp krijgen met webdesign, app-ontwikkeling, gegevensinvoer, inhoudsschrijven en meer.

WoodBows werkt iets anders dan sommige van de andere platforms die hier worden genoemd, omdat je je eigen assistent niet kiest. In plaats daarvan vertel je het bedrijf wat je nodig hebt en zij vinden een assistent om de taak voor je uit te voeren.

Ze hebben kantoren in de VS, Filipijnen en India. Wanneer je een bestelling plaatst, kiezen ze de beste virtual assistant voor de klus.

Bovendien is WoodBows een goede optie voor degenen die af en toe virtual assistant-diensten nodig hebben. Maar als je je eigen team wilt samenstellen en meer controle wilt hebben, is het beter om een ander platform te gebruiken.

Toptal

Toptal (afkorting van Top Talent) heeft hoog gekwalificeerde externe werknemers die goed passen bij bedrijven die bereid zijn iets meer te betalen voor virtueel personeel. Al hun freelancers ondergaan een uitgebreid selectieproces en ze accepteren alleen de top drie procent.

Toptal is gespecialiseerd in diensten die een hoog vaardigheidsniveau vereisen, zoals web- of mobiele ontwikkeling, financiën, productbeheer en projectbeheer.

Als je een uitgebreid project hebt, kan Toptal een team voor je samenstellen en aansturen.

FlexJobs

FlexJobs is een andere grote naam in de branche voor afstandswerving. Het bedrijf bestaat sinds 2007, dus ze hebben het proces gestroomlijnd en bieden kwaliteitsdiensten. Je kunt je vacaturebehoeften op hun platform plaatsen en gekwalificeerde werknemers zullen solliciteren.

Je moet wat extra werk verzetten bij FlexJobs om de mensen die op je vacature solliciteren te beoordelen, maar freelancers op FlexJobs betalen om je vacature te zien, dus je weet dat ze serieus zijn.

Advertisement

Outsourcely

Outsourcely helpt bedrijven in de startupfase om virtuele werknemers te vinden. Ze kunnen je matchen met freelancers uit meer dan 180 landen en hebben een pool van meer dan 400.000 virtueel personeel om uit te kiezen.

Je kunt personeelsleden vinden om vrijwel elke taak te doen die je nodig hebt, inclusief webdesign, inhoudcreatie, videobewerking, administratief werk en meer.

Het platform geeft je verschillende manieren om met je personeel te communiceren. Je kunt door werknemers bladeren of een vacature plaatsen.

Bovendien neemt Outsourcely geen deel van het salaris van je personeel en laten ze je het wervings-, trainings- en betalingsproces afhandelen.

Hoe het juiste virtuele personeel te kiezen

Bij het kiezen van virtueel personeel, overweeg de volgende factoren. In feite lijkt het proces op het aannemen van niet-virtuele medewerkers.

Budget

Je hebt een duidelijk idee nodig van hoeveel je kunt uitgeven aan je personeel en hoe je je geld wilt verdelen.

Overweeg welke delen van je bedrijf de meeste hulp nodig hebben — het kan belangrijk zijn om iemand te hebben die je helpt met de dagelijkse activiteiten voordat je een volledige website-revisie doet.

Waar vandaan te huren

Je kunt virtueel personeel inhuren uit vrijwel elk land ter wereld, met natuurlijk enkele voor- en nadelen voor elk gebied.

Als je je kosten laag wilt houden, kun je bekwame professionals vinden in plaatsen zoals Zuid-Amerika en Azië. Je geld kan veel verder gaan in deze regio’s, wat betekent dat je minder uitgeeft voor kwaliteitswerk.

Vaardigheidsniveau

Hoewel het geweldig zou zijn om virtueel personeel in te huren op het hoogste vaardigheidsniveau, betaal je meer naarmate iemand meer ervaring en vaardigheden heeft. Misschien wil je beslissen welke delen van je bedrijf de meeste vaardigheden vereisen en je geld dienovereenkomstig toewijzen.

Ook kun je vaak geld besparen door mensen te vinden die nieuw zijn in het virtueel werken maar nog steeds veel talent hebben. Ze hebben mogelijk wat extra tijd nodig om op gang te komen, maar kunnen je uiteindelijk hoogwaardig werk leveren voor een veel betere prijs.

Interviews

Het is belangrijk om een ​​interview af te nemen met elke persoon die je overweegt aan te nemen. Je wilt een gevoel krijgen voor wie ze zijn en het soort verstandhouding die jullie beiden zullen hebben.

Iemand kan zeer bekwaam zijn en er op papier geweldig uitzien, maar als jullie twee niet goed samenwerken, zijn ze misschien niet de beste keuze voor je bedrijf.

Het meeste halen uit je virtuele personeel

Je hebt een geweldig virtueel team ingehuurd – en nu?

Hoewel je ze meteen wat werk kunt sturen en ze aan de slag kunt laten gaan, heb je veel meer baat bij als je wat tijd neemt om ze in te werken.

Zorg ervoor dat elk teamlid begrijpt wat er van hen wordt verwacht en weet hoe ze eventuele programma’s die je bedrijf gebruikt moeten gebruiken.

Als je van plan bent veel virtueel personeel in te huren in de loop van de tijd, wil je misschien een onboarding-proces ontwikkelen. Op die manier hoef je niet elke keer dat je iemand nieuw inhuurt, evenveel in opleiding te investeren.

Ontwikkel een systeem dat het gemakkelijk maakt voor je virtuele personeel om met jou en andere teamleden te communiceren. Platforms zoals Slack laten je chatten, bestanden delen en meer.

Als je virtueel personeel uit andere landen inhuurt, is het belangrijk dat je rekening houdt met verschillende tijdzones. Het grootste deel van je werkdag kan voor hen midden in de nacht plaatsvinden. Je zult willen coördineren om vergadertijden te vinden die voor jullie beiden werken.

Zorg er bovendien voor dat je verwachtingen redelijk zijn. Je wilt je virtuele personeel niet meer te doen geven dan ze aankunnen, maar tegelijkertijd wil je ze niet te weinig werk geven en uiteindelijk meer betalen dan je wilt.

Probeer een gelukkig medium te vinden en vervolgens kun je dit na een paar weken evalueren.

Tot slot, zorg ervoor dat iedereen zich onderdeel van het team voelt. Virtueel personeel voelt zich vaak losgekoppeld van de rest van het bedrijf, omdat ze niet iedereen persoonlijk zien.

Stel een methode in waarin iedereen informatie over hun persoonlijke leven kan delen of gewoon grappig kan zijn over je branche. Stel indien mogelijk een teamuitje op zodat iedereen elkaar persoonlijk kan ontmoeten.

Uren bijhouden

Bij het inhuren van virtueel personeel moet je uitzoeken hoe je ze betaalt.

Voor sommige taken wil je misschien per klus betalen. Bijvoorbeeld, je kunt een vast tarief betalen voor iemand om een logo te ontwerpen, een website te ontwikkelen, of een blogbericht te schrijven.

Andere banen moeten misschien per uur worden betaald. Als je bijvoorbeeld iemand hebt die je e-mails beheert, wil je misschien per uur betalen, omdat ze op sommige dagen een vol postvak hebben, terwijl andere dagen slechts een paar e-mails bevatten.

Uren bijhouden kan een uitdaging zijn. Als je werkt met mensen die je niet kent, wil je zeker iets gebruiken dat hun uren objectief kan volgen.

Er zijn veel apps die je kunt gebruiken om de werkuren van medewerkers bij te houden. Je kunt een gratis of betaald programma krijgen om te helpen.

Toggl is een van de populairste time-tracking apps omdat het met zoveel andere programma’s integreert. Het biedt gratis en betaalde versies.

Hubstaff zal zelfs screenshots maken zodat je kunt zorgen dat je medewerkers op schema blijven. Sommige apps waarschuwen je als er veel inactieve tijd is terwijl een virtuele medewerker in de klok staat.

Virtuele personeelsleden betalen

Er is vaak enige verwarring over hoe en wanneer je je virtuele personeel moet betalen. Gelukkig kan het proces worden gestroomlijnd zodra je een systeem hebt opgezet.

Betaaltarief

Uurtarieven kunnen verwarrend lijken, vooral als je mensen van over de hele wereld aanneemt. Echter, leeflonen zijn gebaseerd op verschillende landen.

Je wilt beginnen met het onderzoeken van de kosten van levensonderhoud in de landen waar je mensen aanneemt. Een goede bron daarvoor is Numbeo. De belangrijkste reden is dat het je in staat stelt om de tarieven die je betaalt in context te plaatsen: Een grafisch ontwerper die voor $25 per uur werkt in Servië (waar dit een uitzonderlijk goed inkomen is) zal een wereld van verschil zijn met een grafisch ontwerper die voor $25 per uur in de Verenigde Staten werkt (waar dit op z’n best een startsalaris is).

Je moet ook onderzoek doen naar het werk zelf.

Sommige banen vereisen veel meer vaardigheden en training, zoals app-ontwikkeling of boekhouding. Je zult deze werknemers meer moeten betalen dan degenen die meer basistaken uitvoeren, zoals een virtuele assistent.

Zoals vermeld in de bovenstaande secties, heb je veel websites om uit te kiezen die je helpen je virtuele personeel te vinden en in te huren. Deze websites helpen je door tarieven te geven op basis van iemands vaardigheidsniveau en woonland.

Je kunt daarentegen ook een vacature plaatsen en biedingen laten doen, zodat je iemand binnen jouw budget kunt vinden.

Betaalfrequentie

Als je per klus betaalt, betaal je meestal wanneer de klus is afgerond. Als het een grotere klus is, kun je mijlpalen instellen.

Mijlpalen kunnen bijzonder nuttig zijn als je net begint te werken met een virtuele werknemer. Je kunt vertrouwen opbouwen.

Als je per uur betaalt, kun je kiezen tussen wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse betalingen. Je wilt misschien een betalingssysteem uitwerken dat voor zowel jou als je virtuele personeel werkt.

Advertisement

Het is gebruikelijk om je personeel aanvankelijk wekelijks te betalen en vervolgens over te gaan naar een tweewekelijkse of maandelijkse planning.

Betaalmethoden

Als je in de VS bent, moet je eerst nagaan of je virtuele personeel als onafhankelijke aannemers of werknemers worden beschouwd, vooral als je virtuele assistenten hebt die per uur werken.

Als je virtuele personeel door een formeel trainingsprogramma moet, bepaalde tools moet gebruiken of richtlijnen moet volgen en een bepaald aantal uren per week moet werken, worden ze mogelijk als werknemers beschouwd.

Dat gezegd hebbende, laten we eens kijken naar enkele betrouwbare methoden die je kunt gebruiken om je virtuele personeel te betalen.

Wise

Wise is een geweldige manier om je virtuele personeel te betalen. Je kunt geld direct naar hun bankrekeningen sturen voor veel lagere kosten dan PayPal. Wise is ook beschikbaar in meer dan 60 landen.

Echter, Wise is niet zo handig als PayPal omdat het meer stappen vereist. Je moet eerst inloggen op je Wise-account, een overboekingsopdracht creëren, vervolgens inloggen op je online bankaccount om Wise te betalen en hen vragen de overboeking te verwerken.

PayPal

PayPal is een van de meest gebruikte methoden voor het betalen van virtueel personeel. Het wordt in veel landen over de hele wereld gebruikt en is eenvoudig in gebruik. Werknemers vinden het fijn dat ze gemakkelijk direct vanuit hun PayPal-account kunnen uitgeven of betalingen eenvoudig naar hun bank kunnen overmaken.

Wanneer je geld verzendt via PayPal, betaal je alleen een vergoeding als je de fondsen ondersteunt met een creditcard. Je betaalt 2,9 procent en USD0.30 voor elke betaling die je verstuurt.

Als je account wordt ondersteund door een bankrekening, betaal je geen kosten. Je medewerkers zullen echter altijd de 2,9 procent en USD0.03 transactiekosten betalen.

Payoneer

Als je virtuele werknemers hebt die zich in een land bevinden waar PayPal niet beschikbaar is, wil je misschien kijken naar Payoneer. Je werknemers kunnen het koppelen aan hun bank, en als het niet beschikbaar is in hun land, geeft Payoneer hen een herlaadbare debetkaart zodat ze gemakkelijk toegang hebben tot hun geld.

Je hoeft geen kosten te betalen om geld naar je virtuele werknemers te sturen, maar zij betalen USD3 per transactie.

Als je een debetkaart oplaadt, moet je een USD2 tot USD4 vergoeding betalen. Je werknemers zullen ook een conversiekosten moeten betalen als ze valuta’s moeten omwisselen.

Nu, op naar Jou

Het inhuren van virtueel personeel kan het keerpunt voor je bedrijf zijn. Onthoud dat je niet elke bedrijfstaak zelf hoeft te doen of zelfs door je fysieke team te laten uitvoeren.

Bedrijven functioneren het best wanneer iedereen het beste uit zijn talenten haalt, en virtueel personeel stelt iedereen in je team in staat om te doen waar ze het best in zijn, inclusief jijzelf.

Wanneer iedereen zijn sterke punten benut, inclusief je fysieke en virtuele personeel, zal je bedrijf vooruit beginnen te gaan.

Je zult verbaasd zijn over hoeveel je kunt bereiken en hoe je werk-privébalans verbetert zodra je virtueel personeel hebt aangesteld.