HR: Guida alla gestione interculturale in Tailandia

Qualche settimana fa ho scritto riguardo alla costruzione di un team straordinario di dipendenti tailandesi e su come affrontare le sfide di reclutare e assemblare un team fantastico. Oggi vorrei concentrarmi sulla gestione quotidiana di un manager expat in Thailandia.

Quello che segue sono le mie migliori pratiche che ho sviluppato negli ultimi 10 anni mentre dirigevo una start-up tecnologica a Bangkok. Per la mia azienda queste hanno funzionato abbastanza bene, ma ciò non significa che sia l’unico o il miglior modo per affrontare la questione. Ciò che potrebbe aver funzionato per un’azienda tech di 20 persone potrebbe non essere adatto per organizzazioni più grandi o settori diversi, quindi prendetelo con le pinze.

Aspettative dei Tuoi Dipendenti

Cosa si aspettano i tuoi dipendenti? Al di là della retribuzione, ci sono in realtà alcuni punti critici che possono essere molto diversi da quelli a cui potresti essere abituato nel tuo paese d’origine.

• Armonia è davvero importante in Thailandia. Specialmente in ufficio, poiché per molti dipendenti l’ambiente di lavoro è anche l’ambiente sociale. Mentre altrove le persone potrebbero ‘resistere’ quando non vanno d’accordo con il loro capo o i loro colleghi, è molto più probabile che in Thailandia se ne vadano direttamente. Se il tuo stile di gestione ha un approccio ‘soft’ e miri a mantenere le relazioni più armoniche, ne trarrai profitto sotto forma di personale più fedele e minore fluttuazione.
• Progresso è facile da trascurare come se riguardasse solo stipendio e promozioni. Tuttavia, come in molti altri paesi, il personale ambizioso in Thailandia si aspetta progressi sotto forma di acquisizione di conoscenze e sviluppo delle proprie competenze sia tecniche che interpersonali. Puoi soddisfare questa aspettativa affidando alle persone posizioni e responsabilità che le mettano alla prova, piuttosto che assegnare loro solo compiti e incarichi che hanno già completamente padroneggiato.
• Sostegno le persone proattivamente. Non tutti sono autodidatti, quindi insegnare al personale – anche se solo per 30 minuti a settimana – è di grande aiuto. Costruisce capitale umano nel tempo e riduce la fluttuazione. Il supporto si estende anche oltre il lavoro: puoi aspettarti che il personale chieda il tuo consiglio e aiuto su questioni che altrove sarebbero considerate al di fuori del campo di lavoro di un supervisore.
• Apprezzamento per più del loro ‘valore di utilità’ è importante. Se ti interessi del tuo personale e non solo del loro contributo alla tua azienda, loro ricambieranno il favore e rimarranno più a lungo. I nuovi fondatori spesso si aspettano un livello di impegno straordinario dai loro primi assunti e rimangono delusi se ciò non accade. L’impegno è qualcosa che si guadagna, non qualcosa che si può pretendere senza sforzo.

Sfide per te come Manager

Comprendere le aspettative è un buon inizio, ma accettare che il tuo stesso stile di gestione debba adattarsi e andare oltre la semplice consapevolezza delle aspettative locali ti permetterà di sfruttare pienamente i punti di forza e mitigare eventuali debolezze che il luogo comporta.

• Ho trovato delegare funziona un po’ diversamente in Thailandia. È molto più difficile delegare la responsabilità. D’altra parte è molto più facile delegare le piccole cose. Pensa a cosa occupa il tuo tempo e attenzione – indipendentemente dal fatto che sia una questione lavorativa o personale – e delegala. La struttura dei costi locali ti consente di evitare file, compilazioni, pendolari … ciò non sostituisce un project manager qualificato, ma puoi recuperare un po’ del tempo perso in questo modo.
• Sapere quali aree puoi compromettere in termini di qualità e scadenze. Non aggiungere complicazioni, disarmonia o pressione per cose che non contano. Probabilmente dovrai fare un bel po’ di compromessi, quindi è utile sapere in anticipo dove puoi tollerarli. Allo stesso modo sii consapevole delle aree in cui il compromesso non è accettabile.
• Preparati Più cose vanno storte in Thailandia. Accumula conoscenze in tutti i settori aziendali per sviluppare un meglio senso di valutazione dei potenziali rischi aziendali. Potrebbe essere un problema tecnico, un problema fiscale, questioni legali o un problema delle risorse umane. Sei il capo dei vigili del fuoco: preparati a intervenire e risolvere qualsiasi problema si presenti.

• Evita punti di fallimento singoli – che sia un dipendente chiave che è insostituibile o un processo in cui gli errori di una singola persona possono avere conseguenze negative importanti. Crea ridondanze, fail safe, piani di emergenza e ridondanze.
• Essere consapevoli del barriera culturale e linguistica anche se riesci a parlare tailandese – Il modo più semplice per trattare con essa è evitare di assumere malizia se può essere spiegata da mancanza di conoscenza, capacità, o solo mera coincidenza. Un altro modo per ridurre gli effetti è organizzare le persone in team: quando si danno istruzioni a più persone contemporaneamente, possono successivamente confrontare le loro annotazioni (utile, data la significativa potenziale per fraintendimenti e la riluttanza delle persone a fare domande chiarificatrici).

Una Struttura Organizzativa Possibile

Nel corso di alcuni anni ho aggiunto parecchie persone alle buste paga. È stata una sfida capire come organizzare tutti. Ci sono stati diversi problemi: Cosa può essere delegato?

Come si può ridurre il collo di bottiglia della gestione? C’è un modo per ridurre o gestire la fluttuazione dilagante? Alcuni anni fa, uno dei miei dipendenti più talentuosi ha ideato un sistema organizzativo piuttosto interessante che è ancora in uso oggi.

Si è rivelata una soluzione formidabile ed è attualmente il mio pezzo di consiglio organizzativo preferito per le aziende in Thailandia:

L’idea di base è quella di avere team di 3-6 persone che condividono compiti cross-funzionali.

Nella mia azienda questo può significare che c’è un solo team che si occupa del servizio clienti, della gestione del prodotto, del marketing e dello sviluppo aziendale. Invece di avere persone singole per ciascun ruolo, condividono la responsabilità di tutti quei ruoli.

Questo ha una serie di vantaggi per i dipendenti:

• Dal punto di vista di un dipendente, il beneficio immediato è l’arricchimento del lavoro. È semplicemente più interessante avere una gamma di compiti diversi piuttosto che fare sempre le stesse cose ripetutamente. Questo rende il lavoro molto più attraente – qualcosa che ti aiuterà a distinguerti da aziende più grandi che potrebbero offrire pacchetti di benefici più grandi.
• In una piccola azienda, questo permette anche a molte persone di lavorare insieme, ciò che rende il luogo di lavoro un ambiente più sociale. È un fattore che non dovrebbe essere sottovalutato in Thailandia, dove lavoro e vita sociale sono spesso fortemente collegati.
• Imparano di più. Nulla sembra più un lavoro senza sbocchi che fare ripetutamente gli stessi compiti con poche migliorie alle proprie competenze dopo una fase iniziale di apprendimento.

Per l’azienda, funziona altrettanto bene:

• È incredibile cosa gli nuovi dipendenti possano imparare dai dipendenti esistenti – anche se il loro predecessore immediato non è più lì. Organizzando le persone in team cross-funzionali, tutti in quel team hanno un’idea decente e possono aiutare i nuovi membri a orientarsi. Spendo molto meno tempo ad allenare e insegnare il personale in questo modo di quanto facevo quando ognuno aveva il proprio ruolo individuale.
• I dipendenti possono coprirsi a vicenda in caso di malattia, vacanza o quando le persone lasciano l’azienda. Praticamente non ho restrizioni su quando i dipendenti possono prendere ferie. A causa della struttura del team, altre persone possono gestire i compiti per i dipendenti assenti senza causare interruzioni.
• I dipendenti possono aiutarsi reciprocamente. Nota quell’effetto soprattutto quando è assente. Che si tratti di formule nei fogli di calcolo, amministrazione di WordPress o Google Adwords: C’è sempre qualcuno nel team che può insegnare e assistere chi è in difficoltà. In passato, dovevo sedermi con il personale per trasmettere conoscenze, ora la conoscenza è nel ‘cloud del team’ e può fluire più liberamente tra i membri. Non mi assolve completamente da quel ruolo, ma riduce seriamente il carico di lavoro che devo affrontare.
• Questa struttura rende le cose molto flessibili. Se c’è un picco in un’area (ad es. biglietti cliente durante una stagione di vendite), le persone possono facilmente intervenire e dare una mano. Il lavoro in diverse aree va e viene con i cicli di vita del prodotto. I team possono adattarsi a ciò che è attualmente in demand. In alcune settimane quasi tutti lavorano su campagne di marketing, mentre in altre è il 70% servizio clientela.
• In pratica c’è una certa specializzazione – i membri del team hanno set di competenze e preferenze diverse e quindi tendono a gestire aree specifiche più di altre (sia CSS, copywriting o servizio clienti). Non scoraggio ciò. Ma a differenza delle assegnazioni fisse, questo si basa su autoorganizzazione, preferenze e punti di forza e cambia con le esigenze aziendali. Così ho scoperto che uno dei miei personale di inserimento dati è in realtà un mago del CSS – non l’ha mai menzionato, io non ho mai pensato di chiederlo. Ma il team ne era a conoscenza e ha sfruttato al meglio le sue competenze.
• I benefici per i dipendenti sopra menzionati si traducono in una minore fluttuazione, facendo funzionare le cose in modo molto più fluido. Parte del motivo è che c’è sempre qualcosa di nuovo da apprendere e migliorare. Finché i dipendenti vedono un’opportunità di svilupparsi ulteriormente, sono molto meno propensi a cercare nuovi lidi.
• Quando si verifica una fluttuazione indesiderata, il sistema aiuta a compensare le conseguenze negative (carenza di personale, sforzi di formazione, ecc.).

Pensieri Generali

Immagino che i miei sforzi organizzativi complessivi siano meno standardizzati di quanto potrebbero essere. Tuttavia, sento che la resilienza è più importante della perfezione per un’organizzazione in un mercato del lavoro volatile e in via di sviluppo come la Thailandia.

Quali sono i tuoi pensieri sulla gestione in Thailandia? Hai sviluppato le tue migliori pratiche? Mi piacerebbe sentire i tuoi suggerimenti di miglioramento, opinioni e intuizioni nei commenti (così come qualsiasi domanda potresti avere).