La guida completa all’assunzione di personale virtuale

Nel mondo in cui viviamo, assumere personale virtuale è diventato un modo accettato per imprenditori e aziende di trovare dipendenti qualificati.

Molti stanno passando al personale virtuale per aiutarli a portare a termine sia progetti quotidiani che a lungo termine — e ora puoi fare lo stesso. Ma prima di iniziare a cercare, è una buona idea imparare il più possibile sull’assunzione di personale virtuale.

Detto ciò, questa guida ti accompagnerà passo dopo passo attraverso il processo di ricerca e assunzione, così potrai ottimizzare il tuo tempo e assumere il giusto personale virtuale.

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Che cos’è il personale virtuale?

Il personale virtuale è costituito da persone che lavorano per la tua attività da una posizione remota. Gestiscono compiti come controllare e rispondere alle email, gestire il tuo programma, progettare siti web, editare video e altro ancora.

Il personale virtuale di solito lavora per te su base freelance. Possono lavorare per te a tempo pieno, oppure possono lavorare per te e per altri datori di lavoro.

Dipende da te quanto hai bisogno che qualcuno lavori, e puoi trovare dipendenti che hanno disponibilità per soddisfare le tue esigenze.

Inoltre, puoi assumere persone per fare lavori continuativi, lavori una tantum, o una combinazione di entrambi.

Il personale virtuale può svolgere compiti che normalmente non saresti in grado di permetterti perché vive in paesi dove il costo della vita è molto più basso rispetto agli Stati Uniti o ad altri paesi occidentali.

Questo significa che puoi pagarti uno stipendio di vita significativo mentre assumi altri all’interno del tuo budget.

Come la tua attività può beneficiare del personale virtuale

La tua attività può beneficiare dall’assunzione di personale virtuale in diversi modi.

Avendo persone che si occupano di alcuni dei compiti più banali che occupano parte o gran parte della tua giornata, puoi liberare tempo per concentrarti sulla visione d’insieme della tua attività per mantenerla in avanzamento.

Se stai gestendo la tua attività da solo o con un partner, potresti sentirti sopraffatto dalla quantità di lavoro che devi fare ogni giorno.

Se non stai attento, potresti soffrire di esaurimento, che può avere un impatto negativo sulla tua attività. Il personale virtuale può liberarti il tempo in modo che tu possa stabilire un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata.

Inoltre, puoi utilizzare il personale virtuale per ottimizzare i tuoi processi.

Per esempio, se hai una piccola attività con solo pochi dipendenti in loco, e tutti prendono turni per gestire le questioni del servizio clienti, potresti non avere coerenza da una persona all’altra.

Tuttavia, avendo un assistente virtuale dedicato, puoi assicurarti che i tuoi clienti ricevano tutte le stesse risposte.

Quando assumi personale virtuale, hai l’opzione di impiegare persone da tutto il mondo. Puoi riempire ogni posizione con qualcuno che ha l’esatto set di competenze di cui la tua attività ha bisogno.

Questo vantaggio è particolarmente importante per i proprietari di attività che vivono in aree in cui la popolazione locale potrebbe non avere le competenze necessarie per la loro attività.

Infine, poiché il tuo personale è remoto, puoi risparmiare in diversi modi.

Puoi assumere e addestrare nuovo personale rapidamente e facilmente senza mai incontrarti di persona. Poiché il tuo personale virtuale non viene a lavorare fisicamente, non devi pagare per spazi ufficio e utenze per ospitarli.

Lavori popolari per il personale virtuale

Il personale virtuale può fare un numero qualsiasi di lavori, da compiti non qualificati e banali a lavori creativi altamente qualificati. Di seguito sono riportati solo alcuni dei compiti che il tuo personale virtuale può gestire.

Assistente remoto

Uno dei lavori virtuali più popolari è quello di assistente remoto. Molti proprietari di aziende hanno capito che un assistente remoto può fare gran parte dello stesso lavoro di una segretaria per metà del prezzo.

Puoi assumere un assistente remoto per rispondere al telefono, inviare e rispondere alle email, gestire questioni di servizio clienti di routine e gestire il tuo programma.

Un assistente remoto può anche aiutare con attività di routine come pagare le bollette e rinnovare gli abbonamenti. Se qualcosa può essere fatto online o al telefono, il tuo assistente remoto può gestirlo.

Marketing digitale

Puoi assumere personale virtuale per gestire tutto il tuo marketing digitale. Possono aiutarti nella pianificazione strategica, nella ricerca di parole chiave e con gli annunci di Google.

Potresti anche voler qualcuno che gestisca i tuoi account sui social media. Il giusto membro del personale virtuale può creare i tuoi post sui social media e altri contenuti.

Scrittura

A meno che tu non abbia una passione per la scrittura, può essere un lavoro noioso e che richiede tempo. Puoi trovare personale virtuale che scriva per te. Possono gestire tutte le tue esigenze di scrittura, inclusi post di blog, newsletter e contenuti per siti web.

Mentre potresti essere preoccupato che molti dei tuoi collaboratori virtuali potrebbero non parlare inglese come lingua madre, puoi ancora trovare persone che parlano fluentemente inglese. Molti hanno frequentato corsi di lingua inglese e scrittura.

Puoi anche assumere collaboratori virtuali americani per la scrittura se vuoi assicurarti che la grammatica e la scelta delle parole siano corrette.

Design grafico

I designer grafici possono gestire tutti i tuoi materiali visivi. Possono creare immagini per i social media, loghi, layout di newsletter, e altro ancora.

Possono anche aiutarti a mantenere la coerenza all’interno del tuo marchio e assicurarsi che tutti i tuoi contenuti sembrino professionali.

Progettazione web

Ogni attività ha bisogno di un sito web. Puoi assumere un web designer virtuale per aiutarti a creare un sito web dall’aspetto professionale.

Lui o lei può anche aiutarti a gestire il tuo sito mantenendolo aggiornato e assicurandosi che sia funzionale.

Dove trovare personale virtuale

Ora che sai perché hai bisogno di assumere personale virtuale, è il momento di iniziare a trovare qualcuno adatto per i tuoi desideri e necessità. Continua a leggere per alcuni dei migliori posti dove trovare personale virtuale.

VirtualStaff.ph

VirtualStaff.ph è un ottimo sito con un database di oltre 100.000 lavoratori filippini. Rende facile trovare esattamente chi ti serve. Puoi navigare per competenza e ogni lavoratore ha una descrizione di ciò che offre e delle classifiche delle competenze. Puoi anche vedere i loro prezzi.

VirtualStaff.ph offre due piani di assunzione per soddisfare le tue esigenze. Puoi scegliere un piano di abbonamento e poi pubblicare un lavoro o contattare direttamente le persone. Hai anche l’opzione di fare un’intervista prima dell’assunzione.

Una volta che hai il tuo staff a posto, sei libero di terminare il tuo abbonamento o puoi tenerlo aperto se il tuo processo di assunzione è continuo.

UpWork

UpWork è uno dei siti più grandi per trovare lavoratori virtuali. Puoi assumere persone da tutto il mondo per gestire praticamente qualsiasi compito virtuale di cui potresti aver bisogno.

Per iniziare, puoi pubblicare un lavoro o sfogliare i lavori disponibili per trovare ciò di cui hai bisogno. Puoi anche ottenere l’aiuto di UpWork per indirizzarti al suo talento migliore.

I cerca-lavoro su UpWork di solito hanno valutazioni e recensioni e puoi organizzare un’intervista per assicurarti di assumere la persona giusta.

È importante notare che chiunque può unirsi a UpWork, quindi puoi imbatterti in persone che non forniscono il livello di qualità di cui potresti aver bisogno.

Una volta assunto qualcuno tramite UpWork, sarai per lo più legato al loro sistema. Non puoi spostare la tua relazione d’affari fuori dalla piattaforma senza pagare una commissione di conversione basata su ciò che guadagna il tuo membro del personale.

Fiverr

Fiverr, come implica il suo nome, è iniziato originariamente come piattaforma dove gli utenti potevano pagare persone per eseguire un piccolo compito per USD5. Anche se puoi ancora fare molto sul sito a quel costo, è stato anche ampliato per includere progetti molto più grandi.

Puoi assumere lavoratori da tutto il mondo per una grande varietà di compiti. Inoltre, puoi navigare tra i membri che cercano il tipo di lavoro di cui hai bisogno, o puoi pubblicare un lavoro e i lavoratori faranno richiesta.

Inoltre, Fiverr ti permette di fare interviste video direttamente sulla piattaforma.

Mentre puoi assumere persone all’ora su Fiverr, è un po’ più impegnativo assumere qualcuno per lavori continuativi. I cerca-lavoro pubblicano diversi pacchetti tra cui puoi scegliere, ma non molti di loro sono continuativi.

Avrai bisogno di riassumere una volta che finiscono un progetto o esauriscono le loro ore.

Belay

Belay è una buona opzione se vuoi lasciare che qualcun altro assuma il tuo personale virtuale per te. Inizi avendo una consulenza con qualcuno dell’azienda in modo che possano comprendere i tuoi desideri e le tue esigenze.

Successivamente, lavorerai con un consulente per il successo del cliente che ti aiuterà a trovare il tuo personale e ti guiderà attraverso ciascuno dei passaggi.

Belay lavora solo con freelance provenienti dagli Stati Uniti e preferisce che abbiano almeno una laurea, il che li rende un po’ più costosi. Tuttavia, può essere una buona opzione se vuoi assumere solo persone che sono madrelingua inglesi.

Belay fornisce solo assistenti virtuali, contabili, sviluppatori web e strateghi dei social media.

WoodBows

WoodBows è principalmente noto per aiutare i proprietari di aziende a trovare assistenti virtuali, ma di recente si sono espansi anche con altri tipi di freelance. Puoi ottenere aiuto con la progettazione web, lo sviluppo di app, l’inserimento di dati, la scrittura di contenuti e altro ancora.

WoodBows funziona un po’ diversamente rispetto ad alcune delle altre piattaforme elencate qui, poiché non scegli il tuo assistente. Invece, dici all’azienda di cosa hai bisogno e loro ottengono un assistente per fare il lavoro per te.

Ha uffici supervisionati negli Stati Uniti, nelle Filippine e in India. Quando inserisci un ordine, scelgono il miglior assistente virtuale per il lavoro.

Inoltre, WoodBows è una buona opzione per coloro che hanno bisogno di servizi di assistenza virtuale di tanto in tanto. Ma se vuoi assumere il tuo team e avere più controllo, dovrai utilizzare un’altra piattaforma.

Toptal

Toptal (abbreviazione di Top Talent) ha lavoratori remoti altamente qualificati che sono adatti per le aziende disposte a pagare un po’ di più per il personale virtuale. Tutti i loro freelance passano attraverso un ampio processo di selezione e accettano solo il tre percento superiore.

Toptal è specializzato in servizi che richiedono un alto livello di competenza, come lo sviluppo web o mobile, finanze, gestione del prodotto, e gestione dei progetti.

Se hai un progetto esteso, Toptal può assemblare e supervisionare un team per te.

FlexJobs

FlexJobs è un altro grande nome nell’industria delle assunzioni remote. L’azienda è in giro dal 2007, quindi hanno ottimizzato il processo e offrono servizi di qualità. Puoi pubblicare le tue esigenze di lavoro sulla loro piattaforma e i lavoratori qualificati faranno domanda.

Dovrai fare un po’ di lavoro extra con FlexJobs per valutare le persone che fanno domanda per il tuo post di lavoro, ma i freelance su FlexJobs pagano per vedere il tuo annuncio di lavoro, quindi sai che sono seri.

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Outsourcely

Outsourcely aiuta le aziende nella fase di avvio a trovare dipendenti virtuali. Possono abbinarti a freelance provenienti da oltre 180 paesi e dispongono di un bacino di oltre 400.000 personale virtuale tra cui scegliere.

Puoi trovare membri del personale per fare praticamente qualsiasi compito di cui hai bisogno, inclusi progettazione di siti web, creazione di contenuti, editing di video, lavori amministrativi e altro.

La sua piattaforma ti dà diversi modi per comunicare con il tuo staff. Puoi sfogliare i dipendenti o pubblicare un lavoro.

Inoltre, Outsourcely non prende una percentuale dal salario del tuo personale, e ti permette di gestire il processo di assunzione, formazione e pagamento.

Come scegliere il giusto personale virtuale

Quando si tratta di scegliere il personale virtuale, considera i seguenti fattori. In effetti, il processo è simile a assumere dipendenti non virtuali.

Bilancio

Hai bisogno di un’idea chiara di quanto puoi spendere per il tuo staff e come vuoi allocare i tuoi soldi.

Considera quali parti della tua attività richiedono più aiuto — potrebbe essere importante avere qualcuno che ti aiuti con le attività quotidiane prima di fare un rinnovamento completo del sito web.

Da dove assumere

Puoi assumere personale virtuale da praticamente qualsiasi paese del mondo con alcuni pro e contro per ciascuna area, naturalmente.

Se stai cercando di mantenere bassi i costi, puoi trovare professionisti qualificati in luoghi come l’America del Sud e l’Asia. I tuoi soldi possono andare molto oltre in queste regioni, il che significa che spenderai di meno per un lavoro di qualità.

Livello di competenza

Mentre sarebbe ottimo assumere personale virtuale ai più alti livelli di competenza, maggiore è l’esperienza e le competenze di qualcuno, più dovrai pagare. Potresti voler decidere quali aree della tua attività richiedono più competenze e allocare i tuoi soldi di conseguenza.

Inoltre, puoi spesso risparmiare denaro trovando persone che sono nuove al lavoro virtuale, ma che hanno ancora molto talento. Potrebbero impiegare un po’ di tempo in più per integrarsi, ma potrebbero finire per offrirti lavoro di alta qualità a un prezzo molto migliore.

Colloquios

È importante intervistare ogni persona che consideri di assumere. Vuoi capire chi sono e il tipo di rapporto che voi due avrete.

Qualcuno potrebbe essere altamente qualificato e apparire bene sulla carta, ma se voi due non lavorate bene insieme, potrebbero non essere la miglior soluzione per la tua attività.

Ottenere il massimo dal tuo personale virtuale

Hai assunto un ottimo team virtuale — e ora?

Mentre puoi inviar loro del lavoro e lasciarli iniziare immediatamente, trarrai molti più vantaggi se dedicherai un po’ di tempo a formarli.

Assicurati che ogni membro del team comprenda cosa ci si aspetta da lui e sappia come utilizzare qualsiasi programma che la tua attività utilizza.

Se hai intenzione di assumere molti membri del personale virtuale nel tempo, potresti voler progettare un processo di integrazione. In questo modo, non dovrai mettere tanto nella formazione ogni volta che assumi qualcuno di nuovo.

Elabora un sistema che renda facile per il tuo personale virtuale comunicare con te e altri membri del team. Piattaforme come Slack ti permettono di chattare, condividere file e altro.

Se assumi personale virtuale da altri paesi, è importante che tu sia consapevole dei diversi fusi orari. Gran parte della tua giornata lavorativa potrebbe avvenire nel bel mezzo della notte per loro. Vorrai coordinarti per trovare orari di riunione che funzionino per entrambi.

Inoltre, assicurati che le tue aspettative siano ragionevoli. Non vuoi dare al tuo personale virtuale più da fare di quanto possa gestire, ma allo stesso tempo, non vuoi dargli troppo poco lavoro e finire per pagare più di quanto desideri.

Cerca di trovare un punto di equilibrio e poi puoi valutare dopo alcune settimane.

Infine, assicurati che tutti si sentano parte del team. Il personale virtuale spesso si sente disconnesso dal resto dell’azienda, poiché non vede tutti faccia a faccia.

Stabilisci un metodo che permette a tutti di condividere informazioni sulle loro vite personali o anche solo di scherzare sulla vostra industria. Se possibile, organizza un viaggio per il building team in modo che tutti possano incontrarsi di persona.

Tracking delle ore

Quando assumi personale virtuale, dovrai capire come pagarli.

Per alcuni compiti, potresti voler pagare a lavoro. Ad esempio, potresti pagare una tariffa fissa per qualcuno che progetta un logo, sviluppa un sito web o scrive un post sul blog.

Altri lavori potrebbero dover essere pagati all’ora. Ad esempio, se hai qualcuno che gestisce le tue email, potresti voler pagare all’ora, perché alcuni giorni potrebbero avere una casella piena mentre altri giorni potrebbero avere solo poche email.

Il tracking delle ore può essere una sfida. Se stai lavorando con persone che non conosci, vorrai sicuramente utilizzare qualcosa che possa tracciare oggettivamente le loro ore.

Ci sono molte app che puoi usare per tracciare le ore dei dipendenti. Puoi ottenere un programma gratuito o a pagamento per aiutarti.

Toggl è una delle app di tracciamento del tempo più popolari perché si integra con così tanti altri programmi. Offre versioni gratuite e a pagamento.

Hubstaff scatterà anche screenshot per garantire che i tuoi dipendenti rimangano concentrati sul lavoro. Alcune app ti avviseranno se c’è un lungo periodo di inattività mentre un dipendente virtuale è al lavoro.

Pagare il personale virtuale

C’è spesso un po’ di confusione su come e quando pagare il tuo personale virtuale. Fortunatamente, una volta impostato un sistema, il processo può essere ottimizzato.

Tariffe di pagamento

Le tariffe salariali possono sembrare confuse, specialmente quando stai assumendo persone da tutto il mondo. Tuttavia, i salari di sussistenza sono basati su diversi paesi.

Vorrai iniziare facendo una ricerca sul costo della vita nei paesi da cui stai assumendo persone. Una buona fonte per questo è Numbeo. La ragione principale è che ti permetterà di contestualizzare le tariffe che stai pagando: un grafico designer che lavora per $25 all’ora dalla Serbia (dove questo è un reddito eccezionalmente buono) sarà molto diverso da un grafico designer che lavora per $25 all’ora dagli Stati Uniti (dove questo è al massimo un salario iniziale).

Dovrai anche fare ricerche in base al lavoro.

Alcuni lavori richiedono molto più abilità e formazione, come lo sviluppo di app o la contabilità. Dovrai pagare questi dipendenti più di quelli che svolgono compiti più basilari di assistente virtuale.

Come menzionato nelle sezioni precedenti, hai molti siti web tra cui scegliere che ti aiutano a trovare e assumere il tuo personale virtuale. Questi siti web ti aiuteranno fornendoti tariffe basate sul livello di abilità di una persona e sul paese di residenza.

Al contrario, potresti pubblicare un’offerta di lavoro e lasciar fare offerte alle persone in modo da poter trovare qualcuno entro il tuo budget.

Frequenza di Pagamento

Se stai pagando per lavoro, in genere pagherai una volta che il lavoro è finito. Se è un lavoro più grande, puoi stabilire delle pietre miliari.

Le pietre miliari possono essere particolarmente utili se stai iniziando a lavorare con un dipendente virtuale. Potrai stabilire fiducia.

Se paghi all’ora, puoi scegliere tra pagamenti settimanali, bisettimanali o mensili. Potresti voler elaborare un sistema di pagamento che funzioni sia per te che per il tuo personale virtuale.

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È comune iniziare a pagare il tuo personale settimanalmente e poi passare a una programmazione bisettimanale o mensile.

Metodi di Pagamento

Se ti trovi negli Stati Uniti, dovresti prima capire se il tuo personale virtuale è considerato lavoratore autonomo o dipendente, soprattutto se hai assistenti virtuali che lavorano a ore.

Se il tuo personale virtuale deve seguire un programma di formazione formale, è tenuto a utilizzare determinati strumenti o seguire linee guida, e deve lavorare un certo numero di ore a settimana, allora potrebbe essere considerato dipendente.

Detto ciò, diamo un’occhiata a qualche metodo affidabile che puoi usare per pagare il tuo personale virtuale.

Wise

Wise è un ottimo modo per pagare il tuo personale virtuale. Puoi inviare denaro direttamente sui loro conti bancari con commissioni molto più economiche rispetto a PayPal. Wise è disponibile anche in più di 60 paesi.

Tuttavia, Wise non è comodo come PayPal perché richiede più passaggi. Devi prima accedere al tuo account Wise, creare un ordine di trasferimento, quindi accedere al tuo conto bancario online per pagare Wise e chiedere loro di elaborare il trasferimento.

PayPal

PayPal è uno dei metodi più comuni per pagare il personale virtuale. È utilizzato in molti paesi in tutto il mondo ed è facile da usare. Ai dipendenti piace che sia facile spendere direttamente dal loro conto PayPal o trasferire facilmente i pagamenti sul loro conto bancario.

Quando invii denaro tramite PayPal, devi solo pagare una commissione se sostieni i fondi con una carta di credito. Pagherai il 2,9 per cento e USD0.30 per ogni pagamento che invii.

Se il tuo conto è sostenuto da un conto bancario, non pagherai alcuna commissione. Tuttavia, i tuoi dipendenti pagheranno sempre il 2,9 per cento e una commissione di transazione di USD0.03.

Payoneer

Se hai dipendenti virtuali che si trovano in un paese che non ha PayPal, potresti voler dare un’occhiata a Payoneer. I tuoi dipendenti possono collegarlo al loro conto bancario, e se non è disponibile nel loro paese, Payoneer offre loro una carta di debito ricaricabile per accedere facilmente al loro denaro.

Non devi pagare una commissione per inviare denaro ai tuoi dipendenti virtuali, ma loro pagheranno USD3 per transazione.

Se carichi una carta di debito, ti sarà richiesto di pagare una commissione da USD2 a USD4. I tuoi dipendenti dovranno anche pagare una commissione di conversione se devono cambiare valute.

Ora, a te

Assumere personale virtuale può essere il punto di svolta per il tuo business. Ricorda, non devi gestire ogni compito aziendale da solo o farlo gestire al tuo team in persona.

Le aziende funzionano meglio quando tutti usano al meglio i loro talenti, e il personale virtuale permette a tutti nel tuo team di fare ciò in cui sono più bravi, te compreso.

Quando tutti mettono in gioco i loro punti di forza, compreso il tuo staff in persona e virtuale, la tua azienda inizierà ad avanzare.

Rimarrai sorpreso da quanto puoi ottenere e da come migliora il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata, una volta che hai messo in piedi uno staff virtuale.