La guía completa para contratar personal virtual

Con el mundo en el que vivimos, contratar personal virtual se ha convertido en una forma aceptada para que los empresarios y las empresas encuentren empleados capacitados.

Muchos están recurriendo al personal virtual para ayudarlos a realizar tanto proyectos diarios como a largo plazo, y ahora tú puedes hacer lo mismo. Pero antes de empezar a buscar, es una buena idea aprender tanto como puedas sobre la contratación de personal virtual.

Dicho esto, esta guía te lleva paso a paso por el proceso de búsqueda y contratación para que puedas aprovechar al máximo tu tiempo y contratar al personal virtual adecuado.

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¿Qué es el personal virtual?

El personal virtual son personas que trabajan para tu negocio desde una ubicación remota. Se encargan de tareas como revisar y responder correos electrónicos, gestionar tu agenda, diseñar sitios web, editar videos y más.

El personal virtual generalmente trabaja para ti de manera freelance. Pueden trabajar para ti a tiempo completo, o pueden trabajar para ti y otros empleadores.

Depende de ti cuánto necesitas que alguien trabaje, y puedes encontrar empleados que tengan disponibilidad para ajustarse a tus necesidades.

Además, puedes contratar personas para hacer trabajos continuos, trabajos puntuales o una combinación de ambos.

El personal virtual puede hacer tareas que normalmente no podrías permitirte porque viven en países donde el costo de vida es mucho más bajo que en EE.UU. u otros países occidentales.

Esto significa que puedes pagarte un salario digno mientras contratas a otros dentro de tu presupuesto.

Cómo puede beneficiarse tu negocio del personal virtual

Tu negocio puede beneficiarse de la contratación de personal virtual de varias maneras.

Al tener personas que se encarguen de algunas de las tareas más rutinarias que ocupan parte o gran parte de tu día, puedes liberar tiempo para enfocarte en la visión general de tu negocio para mantenerlo avanzando.

Si estás manejando tu negocio solo o con un socio, puedes sentirte abrumado por la cantidad de trabajo que tienes que hacer cada día.

Si no tienes cuidado, puedes sufrir agotamiento, lo que puede tener un impacto negativo en tu negocio. El personal virtual puede liberar tiempo en tu día para que puedas establecer un mejor equilibrio entre tu vida laboral y personal.

Además, puedes usar personal virtual para optimizar tus procesos.

Por ejemplo, si tienes un negocio pequeño con solo unos pocos empleados presenciales, y todos se turnan para manejar problemas de servicio al cliente, es posible que no tengas consistencia de una persona a la siguiente.

Sin embargo, al tener un asistente virtual dedicado, puedes asegurarte de que todos tus clientes obtengan las mismas respuestas.

Al contratar personal virtual, tienes la opción de emplear personas de todo el mundo. Puedes llenar cada posición con alguien que tenga el conjunto exacto de habilidades que tu negocio necesita.

Este beneficio es especialmente importante para los dueños de negocios que viven en áreas donde los locales pueden no tener las habilidades necesarias para su negocio.

Por último, ya que tu personal es remoto, puedes ahorrar dinero de varias maneras.

Puedes contratar y capacitar nuevo personal rápida y fácilmente sin tener que reunirte en persona. Como tu personal virtual no viene físicamente a trabajar, no tienes que pagar por espacio de oficina y servicios públicos para acomodarlos.

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Trabajos populares para personal virtual

El personal virtual puede hacer una serie de trabajos, desde tareas monótonas y no especializadas hasta trabajos creativos de alta habilidad. A continuación, solo algunas de las tareas que tu personal virtual puede manejar.

Asistente remoto

Uno de los trabajos virtuales más populares es el de asistente remoto. Muchos dueños de negocios han reconocido que un asistente remoto puede hacer gran parte del trabajo de un secretario por la mitad del precio.

Puedes contratar un asistente remoto para contestar el teléfono, enviar y responder correos electrónicos, manejar problemas rutinarios de servicio al cliente y gestionar tu agenda.

Un asistente remoto también puede ayudar con tareas rutinarias como pagar facturas y renovar suscripciones. Si algo se puede hacer en línea o por teléfono, tu asistente remoto puede manejarlo.

Marketing digital

Puedes contratar personal virtual para gestionar todo tu marketing digital. Pueden ayudar con la planificación, investigación de palabras clave y anuncios de Google.

También puedes querer a alguien que maneje tus cuentas de redes sociales. El personal virtual adecuado puede crear tus publicaciones en redes sociales y otro contenido.

Escritura

A menos que tengas pasión por la escritura, puede ser un trabajo tedioso y que consume mucho tiempo. Puedes encontrar personal virtual para que haga la escritura por ti. Pueden manejar todas tus necesidades de escritura, incluyendo publicaciones de blog, boletines y contenido web.

Si bien puedes estar preocupado de que muchos de los miembros de tu personal virtual no hablen inglés como lengua materna, aún puedes encontrar personas que hablen inglés con fluidez. Muchos han tomado cursos de conversación y escritura en inglés.

También puedes contratar a redactores virtuales estadounidenses si quieres asegurarte de que la gramática y la elección de palabras sean correctas.

Diseño gráfico

Los diseñadores gráficos pueden gestionar todos tus materiales visuales. Pueden crear imágenes para redes sociales, logotipos, diseños de boletines y más.

También pueden ayudarte a mantener la coherencia en toda tu marca y asegurarse de que todo tu contenido luzca profesional.

Diseño web

Cada negocio necesita un sitio web. Puedes contratar a un diseñador web virtual para ayudarte a crear un sitio web de aspecto profesional.

Él o ella también puede ayudarte a gestionar tu sitio manteniéndolo actualizado y asegurándose de que sea funcional.

Dónde encontrar personal virtual

Ahora que sabes por qué necesitas contratar personal virtual, es momento de empezar a encontrar a alguien adecuado para tus deseos y necesidades. Lee sobre algunos de los mejores lugares para encontrar personal virtual.

VirtualStaff.ph

VirtualStaff.ph es un excelente sitio con una base de datos de más de 100,000 trabajadores filipinos. Facilita encontrar exactamente a quien necesitas. Puedes buscar por habilidad, y cada trabajador tiene una descripción de lo que ofrecen y clasificaciones de habilidades. También puedes ver sus precios.

VirtualStaff.ph ofrece dos planes de contratación para satisfacer tus necesidades. Puedes elegir un plan de suscripción y luego publicar un trabajo o contactar a personas directamente. También tienes la opción de entrevistar antes de contratar.

Una vez que tengas a tu personal en su lugar, puedes terminar tu suscripción o mantenerla abierta si tu proceso de contratación es continuo.

UpWork

UpWork es uno de los sitios más grandes para encontrar trabajadores virtuales. Puedes contratar personas de todo el mundo para manejar casi cualquier tarea virtual que puedas requerir.

Para comenzar, puedes publicar un empleo o buscar entre empleos disponibles para encontrar lo que necesitas. También puedes recibir ayuda de UpWork para dirigirte a su talento superior.

Los solicitantes de empleo de UpWork generalmente tienen calificaciones y reseñas, y puedes organizar una entrevista para asegurarte de que estás contratando a la persona adecuada.

Es importante notar que cualquiera puede unirse a UpWork, por lo que puedes encontrarte con personas que no proporcionan el nivel de calidad que puedes requerir.

Una vez que contratas a alguien a través de UpWork, estarás bastante atado a su sistema. No puedes mover tu relación comercial fuera de la plataforma sin pagar una tarifa de conversión basada en lo que tu miembro del personal gana.

Fiverr

Fiverr, como su nombre lo indica, comenzó originalmente como una plataforma donde los usuarios podían pagar a las personas para realizar una pequeña tarea por USD5. Aunque todavía puedes hacer mucho en el sitio por ese costo, también se ha expandido para incluir proyectos mucho más grandes.

Puedes contratar trabajadores de todo el mundo para una amplia variedad de tareas. Además, puedes buscar miembros que busquen el tipo de trabajo que necesitas, o puedes publicar un trabajo y los trabajadores aplicarán.

Además, Fiverr te permite hacer entrevistas por video directamente en la plataforma.

Aunque puedes contratar personas por hora en Fiverr, es un poco más complicado contratar a alguien para un trabajo continuo. Los solicitantes de empleo publican diferentes paquetes que puedes elegir, pero no muchos de ellos son continuos.

Tendrás que volver a contratar una vez que terminen un proyecto o agoten sus horas.

Belay

Belay es una buena opción si quieres dejar que alguien más contrate a tu personal virtual por ti. Comienzas teniendo una consulta con alguien de la empresa para que puedan entender tus deseos y necesidades.

Luego, trabajas con un consultor de éxito del cliente que te ayuda a encontrar tu personal y te guía a través de cada uno de los pasos.

Belay solo trabaja con freelancers que son de EE.UU. y prefiere que tengan al menos un título universitario, lo que los hace un poco más costosos. Sin embargo, puede ser una buena opción si solo quieres contratar a aquellos que son hablantes nativos de inglés.

Belay solo proporciona asistentes virtuales, contadores, desarrolladores web y estrategas de redes sociales.

WoodBows

WoodBows se conoce principalmente por ayudar a los dueños de negocios a encontrar asistentes virtuales, pero recientemente se han expandido con otros tipos de freelancers también. Puedes obtener ayuda con diseño web, desarrollo de aplicaciones, entrada de datos, redacción de contenido y más.

WoodBows funciona un poco diferente a algunas de las otras plataformas mencionadas aquí, ya que no eliges a tu propio asistente. En cambio, le dices a la empresa lo que necesitas y ellos asignan un asistente para que haga la tarea por ti.

Tienen oficinas supervisadas en EE.UU., Filipinas e India. Cuando haces un pedido, eligen al mejor asistente virtual para el trabajo.

Además, WoodBows es una buena opción para aquellos que necesitan servicios de asistente virtual de vez en cuando. Pero si quieres contratar a tu propio equipo y tener más control, querrás usar otra plataforma.

Toptal

Toptal (abreviatura de Top Talent) tiene trabajadores remotos altamente capacitados que son una buena opción para empresas dispuestas a pagar un poco más por personal virtual. Todos sus freelancers pasan por un proceso de filtración extenso y solo aceptan al tres por ciento superior.

Toptal se especializa en servicios que requieren un alto nivel de habilidad, como desarrollo web o móvil, finanzas, gestión de productos y gestión de proyectos.

Si tienes un proyecto extenso, Toptal puede reunir y supervisar un equipo para ti.

FlexJobs

FlexJobs es otro gran nombre en la industria de contratación remota. La empresa ha estado activa desde 2007, por lo que han optimizado el proceso y ofrecen servicios de calidad. Puedes publicar tus necesidades de trabajo en su plataforma y los trabajadores calificados se postularán.

Tendrás que hacer un poco de trabajo adicional con FlexJobs para evaluar a las personas que se postulan a tu puesto de trabajo, pero los freelancers en FlexJobs están pagando para ver tu publicación de trabajo, por lo que sabes que están interesados.

Outsourcely

Outsourcely ayuda a las empresas en la fase de inicio a encontrar empleados virtuales. Pueden emparejarte con freelancers de más de 180 países y tienen un grupo de más de 400,000 personal virtual para elegir.

Puedes encontrar miembros del personal para hacer casi cualquier tarea que necesites, incluyendo diseño web, creación de contenidos, edición de video, trabajos administrativos y más.

Su plataforma te ofrece varias formas de comunicarte con tu personal. Puedes buscar entre empleados o publicar un trabajo.

Además, Outsourcely no toma una parte del sueldo de tu personal, y te permite manejar el proceso de contratación, capacitación y pago.

Cómo elegir el personal virtual adecuado

Cuando se trata de elegir personal virtual, considera los siguientes factores. De hecho, el proceso es similar a contratar empleados no virtuales..

Presupuesto

Necesitas tener una idea clara de cuánto puedes gastar en tu personal y cómo deseas asignar tu dinero.

Considera qué partes de tu negocio requieren más ayuda; puede ser importante tener a alguien que te ayude con las actividades diarias antes de hacer una renovación completa del sitio web.

De dónde contratar

Puedes contratar personal virtual de casi cualquier país del mundo, con algunos pros y contras para cada área, por supuesto.

Si estás buscando mantener tus costos bajos, puedes encontrar profesionales capacitados en regiones como América del Sur y Asia. Tu dinero puede rendir mucho más en estas regiones, lo que significa que gastarás menos por trabajo de calidad.

Nivel de habilidad

Aunque sería genial contratar personal virtual con los niveles más altos de habilidad, cuanto más experiencia y habilidad tenga alguien, más pagarás. Puede que desees decidir qué áreas de tu negocio requieren más habilidad y asignar tu dinero en consecuencia.

Además, a menudo puedes ahorrar dinero encontrando personas que son nuevas en el trabajo virtual pero que aún tienen mucho talento. Puede que tarden un poco más en adaptarse, pero podrían terminar ofreciéndote trabajo de alta calidad por un mejor precio.

Entrevistas

Es importante entrevistar a cada persona que consideras contratar. Quieres tener una sensación de quiénes son y el tipo de relación que tendrán contigo.

Alguien puede tener grandes habilidades y verse bien en papel, pero si ustedes dos no se llevan bien, tal vez no sean la mejor opción para tu negocio.

Sacar el máximo provecho de tu personal virtual

Has contratado a un gran equipo virtual, ¿y ahora qué?

Si bien puedes enviarles algún trabajo y dejar que comiencen de inmediato, te beneficiarás mucho más si te tomas un tiempo para capacitarlos.

Asegúrate de que cada miembro del equipo entienda lo que se espera de ellos y sepa cómo usar cualquier programa que utilice tu negocio.

Si planeas contratar a muchos miembros de personal virtual con el tiempo, puede que desees crear un proceso de integración. De esa manera, no tendrás que invertir tanto en capacitación cada vez que contrates a alguien nuevo.

Crea un sistema que facilite a tu personal virtual comunicarse contigo y con otros miembros del equipo. Plataformas como Slack te permiten chatear, compartir archivos y más.

Si contratas personal virtual de otros países, es importante que seas consciente de las diferentes zonas horarias. La mayor parte de tu jornada laboral puede ocurrir en medio de la noche para ellos. Querrás coordinarte para encontrar horarios de reunión que funcionen para ambos.

Además, asegúrate de que tus expectativas sean razonables. No quieres darle a tu personal virtual más de lo que pueden manejar, pero al mismo tiempo, no quieres darles muy poco trabajo y terminar pagando más de lo que deseas.

Intenta encontrar un término medio feliz y luego puedes evaluar después de algunas semanas.

Finalmente, asegúrate de que todos se sientan parte del equipo. El personal virtual a menudo se siente desconectado del resto del negocio, ya que no ven a todos cara a cara.

Establece un método para permitir que todos compartan información sobre sus vidas personales o incluso para bromear sobre tu industria. Si es posible, organiza un viaje de construcción de equipo para que todos puedan reunirse en persona.

Seguimiento de horas

Al contratar personal virtual, debes averiguar cómo pagarles.

Para algunas tareas, puedes desear pagar por trabajo realizado. Por ejemplo, puedes pagar una tarifa fija para que alguien diseñe un logo, desarrolle un sitio web o escriba una publicación de blog.

Otros trabajos pueden necesitar ser pagados por hora. Por ejemplo, si tienes a alguien gestionando tus correos electrónicos, puedes querer pagar por hora, porque algunos días pueden tener una bandeja de entrada llena mientras que otros días pueden tener solo unos pocos correos.

El seguimiento de horas puede ser un desafío. Si estás trabajando con personas que no conoces, definitivamente querrás usar algo que pueda registrar sus horas objetivamente.

Hay muchas aplicaciones que puedes usar para llevar el registro de horas de tus empleados. Puedes obtener un programa gratuito o de pago para ayudar.

Toggl es una de las aplicaciones de seguimiento de tiempo más populares porque se integra con muchos otros programas. Ofrece versiones gratis y de pago.

Hubstaff incluso tomará capturas de pantalla para que puedas asegurarte de que tus empleados se mantengan en la tarea. Algunas aplicaciones te alertarán si hay un tiempo de inactividad extenso mientras un empleado virtual está en el reloj.

Pago de personal virtual

A menudo existe cierta confusión sobre cómo y cuándo pagar a tu personal virtual. Afortunadamente, una vez que configuras un sistema, el proceso puede simplificarse.

Tarifas de pago

Las tasas de pago pueden parecer confusas, especialmente cuando estás contratando personas de todo el mundo. Sin embargo, los salarios dignos se basan en diferentes países.

Querrás comenzar investigando el costo de vida de los países de donde estás contratando gente. Una buena fuente para eso es Numbeo. La principal razón es que te permitirá poner las tasas que estás pagando en contexto: Un diseñador gráfico que gana $25 por hora en Serbia (donde esto es un ingreso excepcionalmente bueno) estará a mundos de distancia de un diseñador gráfico que gana $25 por hora en Estados Unidos (donde esto es un salario de nivel de entrada en el mejor de los casos).

También necesitarás hacer investigación de acuerdo con el trabajo.

Algunos trabajos requieren mucho más habilidad y capacitación, como el desarrollo de aplicaciones o la contabilidad. Necesitarás pagar más a estos empleados que a aquellos que realizan tareas de asistente virtual más básicas.

Como se mencionó en las secciones anteriores, tienes muchos sitios web para elegir que te ayudan a encontrar y contratar a tu personal virtual. Estos sitios te ayudarán dándote tarifas basadas en el nivel de habilidad de una persona y su país de residencia.

Por el contrario, puedes publicar una oferta de trabajo y dejar que la gente puje para que puedas encontrar a alguien dentro de tu presupuesto.

Frecuencia de Pago

Si estás pagando por trabajo, normalmente pagas una vez que el trabajo está terminado. Si es un trabajo más grande, entonces puedes establecer hitos.

Los hitos pueden ser particularmente útiles si recién estás comenzando a trabajar con un empleado virtual. Podrás establecer confianza.

Si pagas por hora, puedes elegir entre pagos semanales, quincenales o mensuales. Es posible que quieras formular un sistema de pago que funcione tanto para ti como para tu personal virtual.

Es común comenzar pagando a tu personal semanalmente y luego pasar a un sistema quincenal o mensual.

Métodos de Pago

Si estás en EE.UU., primero deberías averiguar si tu personal virtual son considerados contratistas independientes o empleados, particularmente si tienes asistentes virtuales que trabajan por hora.

Si tu personal virtual tiene que pasar por un programa de capacitación formal, está obligado a usar ciertas herramientas o seguir directrices, y debe trabajar un número determinado de horas por semana, entonces podrían considerarse empleados.

Dicho esto, veamos algunos métodos de confianza que puedes usar para pagar a tu personal virtual.

Wise

Wise es una excelente manera de pagar a tu personal virtual. Puedes enviar dinero directamente a sus cuentas bancarias con tarifas mucho más económicas que PayPal. Wise está disponible en más de 60 países también.

Sin embargo, Wise no es tan conveniente como PayPal porque requiere más pasos. Necesitas iniciar sesión en tu cuenta de Wise primero, crear una orden de transferencia, luego iniciar sesión en tu cuenta bancaria en línea para pagar a Wise y pedirles que procesen la transferencia.

PayPal

PayPal es uno de los métodos más comunes para pagar al personal virtual. Se utiliza en muchos países de todo el mundo y es fácil de usar. A los empleados les gusta porque es fácil gastar directamente desde su cuenta de PayPal o transferir pagos fácilmente a su banco.

Cuando envías dinero a través de PayPal, solo tienes que pagar una tarifa si respaldas los fondos con una tarjeta de crédito. Pagarás el 2.9 por ciento y USD0.30 por cada pago que envíes.

Si tu cuenta está respaldada por una cuenta bancaria, no pagas tarifa. Sin embargo, tus empleados siempre pagarán la tarifa de transacción del 2.9 por ciento y USD0.03.

Payoneer

Si tienes empleados virtuales que están en un país que no tiene PayPal, puede que quieras revisar Payoneer. Tus empleados pueden enlazarlo a su banco, y si no está disponible en su país, Payoneer les da una tarjeta de débito recargable para que puedan acceder fácilmente a su dinero.

No tienes que pagar una tarifa para enviar dinero a tus empleados virtuales, pero ellos pagarán USD3 por transacción.

Si cargas una tarjeta de débito, entonces deberás pagar una tarifa de USD2 a USD4. Tus empleados también tendrán que pagar una tarifa de conversión si necesitan cambiar divisas.

Ahora, a ti

Contratar personal virtual puede ser un punto de inflexión para tu negocio. Recuerda, no tienes que encargarte de cada tarea empresarial tú mismo o incluso hacer que tu equipo presencial lo maneje.

Las empresas funcionan mejor cuando todos están usando lo mejor de sus talentos, y el personal virtual permite que todos en tu equipo hagan lo que mejor saben hacer, incluyéndote a ti.

Cuando todos están jugando con sus fortalezas, incluido tu personal presencial y virtual, tu negocio comenzará a avanzar.

Te sorprenderá cuánto puedes lograr y cómo mejora tu equilibrio trabajo-vida una vez que tengas personal virtual.