常规：公司文件应保留多久？

泰国是一个充满文书工作的国家。在这里经营生意时，这一点尤其明显。你做的每件事情都需要大量的文书工作。即使是像在银行更新地址这样的事情，你至少需要五份不同的文件。

当文书工作积累起来，最后你的办公室将充满文件。

在这篇文章中，我们将引导您了解在泰国应该保存哪些文件，以及如何保存。

执照和证书

收到任何执照和证书后，您应该扫描并始终将其保存在安全的地方。

这包括您的公司注册证书和您在创立公司时获得的其他文件、增值税注册证书、BOI促进证书，以及经营业务所需的其他执照。

大多数情况下，您不需要它们。但有时候可能会有人要求查看。

您应该保存所有会计文件至少10年。您可能听说过有人说7年就够了。

虽然在某些情况下确实如此，但法律规定税务局的审计官员有权检查会计文件长达10年。

如果您的办公室没有足够的空间存放10年的文件，您至少应该保留上一年的会计文件。其余九年可以存放在自助存储设施中。

在这里，会计文件是指所有与您公司费用、收入、纳税申报单、财务报表等相关的文件。

保留合同可以在未来出现诉讼或争议时保护您。

您需要保留合同的年限取决于合同的目的及其期限。

一般来说，如下所示：

您应该在员工离开公司后将所有与员工相关的文件保存两年，原因与保存合同相同：防止某个员工向您提起诉讼。

但涉及税务申报的员工文件，您应该保存10年。

对于其他不重要的文件，包括申请表，您需要保存一年再销毁。

面对需要保存的所有文件，很难将一切都保存在您的办公室。这时候，自助存储公司就派上用场了。

对于我们公司，我们使用 DataSafe。他们每月每个箱子收取10-15泰铢。每个箱子可容纳1,000张A4纸。

我们打电话给他们，让他们送来箱子。我们在每个箱子里创建我们内部的编码，放入我们的文件，然后再打电话让他们取走。

我们有一个单独的文件记录内部编码，以便知道哪些文件保存在他们那里。

当我们需要某个文件时，告诉他们编码，他们会在24小时内送给我们。

一个关键点是，如果您将会计文件存储在他们那里，您需要每年告知税务局。这是泰国法律要求的。

DataSafe 会告诉我们需要哪些文件，并提醒我们何时需要这样做。