Общее: Как долго следует хранить документы компании?

Таиланд — это страна бумажной волокиты. Это верно, когда вы ведете здесь бизнес. Все, что вы делаете, требует множества документов. Даже если это просто изменение адреса в банке, вам понадобится как минимум пять разных документов.  

Когда количество документов увеличивается, в конечном итоге ваш офис будет полон бумаг.

В этой статье мы проведем вас через виды документов, которые стоит хранить в Таиланде, и как это делать.  

Лицензии и сертификаты

Получив любую лицензию или сертификат, вы должны отсканировать их и хранить в безопасном месте постоянно.  

Это включает сертификат о регистрации компании и другие документы, которые вы получаете при создании компании, свидетельство о регистрации НДС, сертификат продвижения BOI и другие лицензии на ведение бизнеса.

Большую часть времени они вам не понадобятся. Но кто-то может попросить их время от времени.  

Бухгалтерские документы

Вы должны хранить все бухгалтерские документы как минимум 10 лет. Вы можете услышать, что семь лет достаточно.  

Хотя на каком-то этапе это правда, закон гласит, что аудиторские инспекторы из Департамента доходов имеют право проверять бухгалтерские документы в течение 10 лет.  

Если в вашем офисе недостаточно места для хранения документов в течение 10 лет, у вас должны быть как минимум документы последнего года. Остальные девять лет можно хранить в специальном хранилище.  

Бухгалтерские документы в данном контексте включают все документы, связанные с расходами и доходами компании, квитанции о подаче налоговых деклараций, финансовые отчеты и так далее.  

Контракты

Сохранение контрактов защищает вас в случае возникновения судебных исков или споров в будущем.  

Срок хранения зависит от цели контракта и его срока действия.  

В общем, это выглядит так:

• если это бизнес-контракт, связанный с вознаграждением, храните его 10 лет
• если он связан с подачей налоговых деклараций, храните его 10 лет
• если он связан с сотрудником, включая контракт с сотрудником, зарплату, сверхурочные выплаты и так далее, храните его два года

Документы сотрудников

Вы должны хранить все документы, связанные с сотрудниками, в течение двух лет после увольнения сотрудника, по той же причине, что и контракты: чтобы предотвратить возможные судебные иски против вас.  

Но когда речь идет о документах сотрудников, связанных с подачей налоговых деклараций, вы должны хранить их 10 лет.  

Другие документы

Для других несущественных документов, включая заявки, их нужно хранить в течение одного года перед уничтожением.  

Компании складского хранения

С учетом всех документов, которые нужно хранить, трудно сохранить всё в офисе. Здесь на помощь приходят компании складского хранения.  

Для нашей компании мы используем DataSafe. Они берут 10-15 бат за коробку в месяц. Каждая коробка может вмещать 1000 листов бумаги формата A4.

Мы звоним им, чтобы они предоставили нам коробки. Мы создаем внутренний код для каждой коробки, помещаем внутрь документы и вызываем их, чтобы забрали коробки.  

У нас есть отдельный файл для внутреннего кода, чтобы знать, какие документы хранятся у них.  

Когда нам нужен документ, мы сообщаем им код, и они доставляют его нам в течение 24 часов.

Важно отметить, что если вы храните свои бухгалтерские документы у них, вы должны уведомлять об этом Департамент доходов каждый год. Это требование тайского законодательства.  

DataSafe сообщает нам, какие документы нам нужны и напоминает, когда нам их нужно подать.