Generale: Per quanto tempo dovresti conservare i documenti aziendali?

La Thailandia è la terra della burocrazia. Questo è vero quando gestisci un’attività qui. Ogni cosa che fai richiede montagne di documenti. Anche se è qualcosa come aggiornare il tuo indirizzo in una banca, hai bisogno di almeno cinque documenti diversi.  

Quando la burocrazia si accumula, alla fine, il tuo ufficio sarà pieno di documenti.

In questo articolo, ti guideremo attraverso i tipi di documenti che dovresti conservare in Thailandia, e come.  

Licenze e Certificati

Dopo aver ricevuto qualsiasi licenza e certificato, dovresti scansionarli e conservarli in un luogo sicuro in ogni momento.  

Questo include il certificato di registrazione della tua azienda e altri documenti che ottieni quando avvii un’azienda, il certificato di registrazione IVA, il certificato di promozione BOI e altre licenze per gestire la tua attività.

La maggior parte delle volte non ne avrai bisogno. Ma qualcuno potrebbe richiederli di tanto in tanto.  

Documenti contabili

Dovresti conservare tutti i documenti contabili per almeno 10 anni. Potresti sentire alcune persone dire che sette anni sono sufficienti.  

Sebbene sia vero a un certo punto, la legge stabilisce che gli ufficiali di revisione del Dipartimento delle Entrate hanno l’autorità di ispezionare i documenti contabili per un massimo di 10 anni.  

Se il tuo ufficio non ha abbastanza spazio per conservare i documenti per 10 anni, dovresti avere almeno l’ultimo anno di documenti contabili con te. Gli altri nove anni possono essere conservati in una struttura di self-storage.  

In questo contesto, i documenti contabili significano tutti i documenti correlati alle spese della tua azienda, i redditi, le ricevute di dichiarazioni fiscali, i bilanci, e così via.  

Contratti

Conservare i contratti ti protegge in caso di cause legali o controversie future.  

Il numero di anni per cui devi conservarli dipende dallo scopo del contratto e dal suo periodo.

In generale, va così:

• se è un contratto commerciale che implica una compensazione, conservalo per 10 anni
• se è relativo alla dichiarazione dei redditi, conservalo per 10 anni
• se è relativo a un dipendente, incluso un contratto di lavoro, lo stipendio, il pagamento degli straordinari, e così via, conservalo per due anni 

Documenti dei dipendenti

Dovresti conservare tutti i documenti relativi ai dipendenti per due anni dopo che il dipendente lascia l’azienda per la stessa ragione per cui conservi i contratti: per prevenire che un certo dipendente ti faccia causa in tribunale.  

Ma quando si tratta di documenti dei dipendenti che sono relativi alla dichiarazione dei redditi, dovresti conservarli per 10 anni.  

Altri documenti

Per altri documenti poco importanti, compresi i moduli di richiesta, devi conservarli per un anno prima di distruggerli.  

Aziende di Self-Storage

Con tutti i documenti che devi conservare, è difficile tenere tutto nel tuo ufficio. Qui entrano in gioco le aziende di self-storage.  

Per la nostra azienda, utilizziamo DataSafe. Addebitano 10-15 baht per scatola, al mese. Ogni scatola può contenere 1.000 fogli di carta A4.  

Li chiamiamo per farci dare le loro scatole. Creiamo il nostro codice interno in ogni scatola, mettiamo i nostri documenti all’interno, e li richiamiamo per ritirarli.  

Abbiamo un file separato per il codice interno che ci permette di sapere quali documenti sono conservati con loro.  

Quando abbiamo bisogno di un documento, diamo loro il codice, e ce lo consegnano entro 24 ore.

Un punto cruciale è che se conservi i tuoi documenti contabili con loro, devi informare il Dipartimento delle Entrate ogni anno. È richiesto dalla legge thailandese.  

DataSafe ci informa quali documenti ci servono e ci ricorda quando dobbiamo farlo.