Cómo obtener una apostilla para la residencia en Costa Rica en 2024

Cuando solicitas la residencia en Costa Rica, uno de los desafíos es que algunos de tus documentos deberán acompañarse de una “apostilla”.

En este artículo, aprenderás qué es una apostilla, la diferencia entre una apostilla y tener un documento notariado, qué documentos de residencia necesitan una apostilla y cómo apostillar documentos tanto desde dentro de los Estados Unidos como desde Costa Rica.

También tenemos algunas pautas para lectores de Canadá y el Reino Unido.

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¿Qué es una apostilla?

Una apostilla es una certificación que prueba que un documento público es auténtico.

El certificado de apostilla confirma que la firma, el sello o stamp en un documento público son genuinos para que sea aceptado cuando se presente en otro país.

El certificado es un documento separado que acompaña al documento público original y tiene la firma y el sello de alguien autorizado por su gobierno para certificar la autenticidad de un documento público.

Solo los documentos emitidos por autoridades públicas o funcionarios públicos pueden obtener una apostilla.

En pocas palabras, una apostilla se usa como un medio para que un gobierno informe a otro gobierno que el contenido del documento es auténtico para el uso internacional de documentos.

Apostilla y notario

A veces hay confusión entre tener una apostilla para un documento y tener el documento notariado.

Un notario solo puede confirmar que la firma de un cliente es auténtica, ya que él/ella observa a la persona firmando un documento.

Un notario no puede confirmar que la información del documento, los sellos, los stamps u otras firmas sean auténticas.

Un servicio notarial generalmente lo realiza un bufete de abogados.

¿Qué documentos requieren una apostilla para la residencia en Costa Rica?

Al solicitar la residencia y convertirse en un expatriado en Costa Rica, generalmente se necesitan con apostilla los siguientes tres documentos:

• Acta de nacimiento
• Certificado de matrimonio
• Informe Criminal (por ejemplo, Resumen de Historial de Identidad del FBI (verificación de antecedentes del FBI))

Puedes obtener tu documento apostillado tanto dentro como fuera de Costa Rica.

Cómo obtener apostillas desde los Estados Unidos

Existen tres pasos principales para obtener una apostilla:

• Obtener una copia certificada
• Hacerlo notariar
• Obtener la apostilla

Veamos qué necesitas hacer para cada documento.

Acta de nacimiento y certificado de matrimonio

El primer paso es obtener copias certificadas de los documentos que necesitas.

Toma en cuenta que deben presentarse copias certificadas de las actas de nacimiento y de matrimonio para las apostillas. Las fotocopias no certificadas no son aceptadas por los agentes de apostillas.

Para obtener copias certificadas de las actas de nacimiento y de matrimonio, visita el sitio web de los CDC.

Lista por estado el costo, la información de contacto y los procedimientos de solicitud para obtener copias certificadas.

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El sitio también proporciona enlaces directos a las páginas de las oficinas de estadísticas vitales de cada estado para que te asegures de que la información esté actualizada.

Normalmente, necesitas firmar un formulario de solicitud y enviar un pago al Departamento de Registros Vitales. Cuesta alrededor de US$5 a US$30 por documento.

Notariado

Las actas de nacimiento y los certificados de matrimonio deben ser notariados por un notario autorizado. Usa un notario comisionado por un estado de los EE.UU. El notario cobrará una tarifa por este servicio.

Muchos bancos y empresas ofrecen este servicio gratis para clientes, o por un cargo mínimo para no clientes.

Notarize.com también proporciona servicios notariales en línea. (Personalmente he usado este servicio, y fue excelente.)

Algunos estados requieren que el documento sea notariado por un notario comisionado por el estado que emitió el documento, así que si usas notarios en línea, asegúrate de que puedan notariar para ese estado.

Cuando estos dos documentos han sido notariados, ahora estás listo para obtener las apostillas.

Obtener las apostillas

Dado que las apostillas deben ser otorgadas por los secretarios de estado para documentos emitidos por el estado (actas de nacimiento y certificados de matrimonio), los solicitantes deberán contactar al secretario de estado del estado que emitió los documentos.

Una búsqueda en el navegador web de “secretario de estado en [nombre del estado]” debería proporcionar la información de contacto.

O puedes consultar esta página web para una lista de la información de contacto de los secretarios de estado. (Desplázate hacia abajo para encontrar la lista.)

Cada estado lista sus requisitos para una apostilla en su sitio web del secretario de estado. Es prudente verificar esto temprano para asegurarte de que estás preparado para los requisitos de ese estado.

En la mayoría de los casos, es tener una copia certificada de tu documento y tenerlo notariado, pero algunos estados requieren la notaría dentro del estado donde el documento fue emitido.

Sigue las instrucciones dadas por el secretario de estado. La mayoría de las solicitudes de apostillas son solo aceptadas por correo. Necesitarás proporcionar correo de retorno prepagado con tu solicitud. Se cobrará una tarifa por este servicio.

Verificación de antecedentes del FBI

En el caso de una verificación de antecedentes del FBI o prueba de que no se tiene un récord criminal, los solicitantes de los Estados Unidos deberán visitar este sitio web: https://www.edo.cjis.gov/.

Sigue los pasos en la sección “Obtaining Your Identity History Summary”. Te indicará todo lo que necesitas saber para obtener tanto las huellas dactilares oficiales requeridas para el informe como los pasos a completar para obtener el informe.

El gobierno de Costa Rica requiere que las verificaciones de antecedentes del FBI sean apostilladas también.

Dado que este es un documento federal, necesitará obtener una apostilla del Departamento de Estado de EE.UU. Las instrucciones para este proceso están delineadas aquí de acuerdo a la información del Departamento de Estado en el sitio web del Departamento de Estado de EE.UU..

Las solicitudes de apostillas solo pueden hacerse por correo al Departamento de Estado. Incluye lo siguiente en tu paquete de correo:

1. Un documento original de Resumen de Historial de Identidad (verificación de antecedentes del FBI o historial criminal) del FBI, no una fotocopia.
2. El formulario de solicitud impreso completo en: https://eforms.state.gov/Forms/ds4194.PDF. Indica el país de uso del documento en la Sección 4.
3. Tarifas requeridas. Las tarifas de autenticación son $20 por documento para todos los servicios. Las tarifas se pagan al Departamento de Estado de EE.UU. mediante cheque o giro postal. No pueden aceptar cheques temporales, de inicio o cheques de llenado de banco. Todos los números de cheques deben estar sobre el 100 y datados dentro de los últimos seis meses.
4. Un sobre prepagado con la dirección de retorno para devolver tu documento a una dirección en los Estados Unidos. Usa USPS o UPS. Por favor, no uses FedEx. Se recomienda el correo rastreable de USPS. Recibirás una actualización cuando tu correo haya llegado al centro de distribución de correo en Sterling, VA, pero no a la ubicación física de la oficina en Washington, DC.
5. Envía el paquete con todo lo listado arriba a la siguiente dirección: Office of Authentications U.S. Department of State CA/PPT/S/TO/AUT 44132 Mercure Circle P.O. Box 1206 Sterling, VA 20166-1206

El sitio web del Departamento de Estado indica que las solicitudes de apostilla serán procesadas 11 semanas a partir de la fecha en que se recibe.

Servicio de apostilla

Debe observarse que hay negocios de servicio de apostilla que manejarán todos los detalles arriba mencionados por ti si no deseas completar el proceso tú mismo.

Las actas de nacimiento, los certificados de matrimonio y los informes de verificación de antecedentes del FBI aún deben ser obtenidos personalmente por el individuo, pero los servicios en línea pueden manejar la parte restante del procedimiento para la apostilla por una tarifa.

Cómo obtener apostillas desde Costa Rica

Independientemente de si el solicitante está presente en los Estados Unidos o en Costa Rica, el individuo aún debe obtener las copias certificadas de las actas de nacimiento y matrimonio y la verificación de antecedentes del FBI.

Hay dos maneras de hacerlo:

• tener a alguien con una dirección en EE.UU. que lo haga en tu nombre
• Usar un abogado de inmigración

Hacerlo en tu nombre

Es posible que las personas pasen por el mismo proceso mencionado arriba (dentro de los Estados Unidos) desde Costa Rica, pero requiere que tengas a alguien con una dirección en EE.UU. que pueda recibir tu acta de nacimiento o certificado de matrimonio certificado, así como tu verificación de antecedentes del FBI por correo y luego enviártelo a Costa Rica ya sea a través de servicios como DHL o Correo de EE.UU. (muy lento) o por mensajero personal.

Entonces los documentos serían presentados con tu solicitud de residencia en Costa Rica.

Usar un abogado de inmigración

La mayoría de las personas dentro de Costa Rica que necesitan apostillas para documentos de EE.UU. usan abogados de inmigración o servicios que están equipados para asegurar apostillas.

Esto reduce el tiempo, la confusión y los errores.

Si usas un abogado de inmigración o un servicio, por lo general puedes tener los certificados certificados y la verificación de antecedentes del FBI enviados directamente al abogado o servicio, y luego ellos se encargarán desde allí y guiarán tus documentos a través del proceso de apostilla.

Generalmente tienen oficinas en EE.UU., por lo que pueden facilitar las cosas mucho más fácilmente. Puede ser un proceso complicado abordar por cuenta propia, por lo que es recomendable usar un abogado de inmigración o un servicio que esté calificado y experimentado en obtener apostillas.

Si estás usando un abogado de inmigración o un servicio para tu proceso de residencia en general, selecciona uno que pueda ayudarte con el proceso de apostilla. Si no pueden, pregúntales quién puede ayudarte.

Un servicio de apostilla de buena reputación dentro de Costa Rica para documentos de EE.UU. es William Edward Licht. La información sobre sus servicios, precios y requisitos puede encontrarse en su sitio web.

Él puede asistir con todo el proceso, incluso ayudando a facilitar la obtención de actas de nacimiento/matrimonio y verificaciones de antecedentes del FBI.

No he usado personalmente este servicio; sin embargo, he correspondido directamente con él en varias ocasiones. Es bien conocido en Costa Rica y se informa que ofrece servicios de apostilla eficientes y profesionales.

Las apostillas específicamente para un Resumen de Historial de Identidad del FBI (verificación de antecedentes) se pueden obtener en línea en https://fbiapostilleservices.com/. Este servicio procesa cientos de apostillas del FBI mensualmente y tiene un tiempo de respuesta de 2-3 semanas. El costo es de $150 por documento. Saben exactamente lo que se necesita hacer para obtener una apostilla del FBI rápidamente y eficientemente.

¿Puedo obtener un servicio de apostilla en la embajada?

Los servicios de apostilla no son proporcionados por las embajadas de Estados Unidos, Canadá o el Reino Unido en Costa Rica.

Apostilla para canadienses

Los procedimientos para apostillas y otros servicios de autenticación para documentos canadienses cambiaron significativamente el 11 de enero de 2024, debido a que Canadá se unió a la Convención de La Haya.

La información sobre apostillas y autenticación de documentos se puede encontrar en el sitio web del Gobierno de Canadá.

Apostilla para ciudadanos del Reino Unido

Los procedimientos para las apostillas del Reino Unido se pueden encontrar aquí el Gobierno de sitio web del Reino Unido.

Los precios están listados y van de 35 a 100 libras esterlinas, dependiendo de si es en papel o electrónico.

Ahora, a ti

Aunque el proceso parece complicado, es un proceso sencillo.

Sin embargo, si ya estás dentro de Costa Rica, usar un abogado de inmigración puede ser tu única opción restante.

Así que, si planeas solicitar la residencia en Costa Rica, es mejor obtener todos tus documentos apostillados con anticipación antes de volar allí.