Общие рекомендации: что необходимо сделать при переезде офиса

Есть несколько вещей, которые вам нужно сделать, чтобы перенести ваш офис на новое место, помимо того, что придется управиться с вещами.

Управление текущим договором

В зависимости от вашего контракта, вы обычно должны уведомить арендодателя письменно за месяц или два до переезда. 

Ваш арендодатель должен вернуть вам залог через несколько недель после выезда. Не рассчитывайте вернуть его полностью, так как вам всё равно придется оплатить расходы на уборку, ремонт, покраску и реконструкцию.

Эти затраты будут вычтены из залога. 

Продажа неиспользуемых вещей 

Первое, что вы должны сделать при переезде в новый офис, — это решить, какие вещи нужно перемещать, а какие продавать. 

Обычно есть две вещи, которые вы можете сделать, чтобы избавиться от ненужных вещей — либо продать, либо пожертвовать их. 

Обычно мы сначала дарим или продаем неиспользованные вещи нашим сотрудникам. После этого мы сообщаем уборщицам в офисном здании о том, что переезжаем. Эти уборщицы обычно много с кем знакомы. 

Они быстро распространяют новость, и вы сможете быстро продать неиспользованную мебель и электронные устройства. 

Всегда предоставляйте квитанцию, даже при продаже вещей. Если вы являетесь компанией, зарегистрированной для уплаты НДС, вы должны включить НДС. Это требуется по закону. 

Пожертвовать неиспользуемые вещи

Если вы не хотите продавать, пожертвование — это тоже хороший вариант. Вы можете пожертвовать в храмы и фонды в Таиланде. 

Всегда просите храм или фонд выдать вам квитанцию на все пожертвованные вещи для бухгалтерии. 

Хранение документов

Управление компанией в Таиланде связано с большим количеством документации. До момента, когда вам потребуется переехать в новый офис, могут накопиться документы, с которыми нужно разобраться. 

Обычно мы храним наши документы в DataSafe, службе хранения данных.

Мы храним у себя только последние два года бухгалтерских документов и другие документы, которые могут иногда понадобиться, такие как контракты и записи сотрудников. Остальные отправляются в архив.

Поиск перевозчика

У вас есть два варианта: профессиональные перевозчики или фрилансеры.  

Обычно мы просим нашего секретаря найти фрилансера. Это намного дешевле, и они могут выполнить работу так же хорошо. Также можно обратиться за рекомендациями к уборщикам или администрации офисного здания. 

Наш любимый перевозчик — это Тоннам. Это хорошая и довольно дешевая перевозочная компания в Бангкоке. Кроме того, вы также можете использовать приложение Lalamove.

Вы также можете прочитать нашу полную статью о том, как найти компанию по внутренним переездам в Таиланде. 

Обновление фиксированной телефонной линии и интернет-пакета

Не забудьте обновить или отменить ваш фиксированный телефон и интернет-пакет перед отъездом. 

Уточните в вашем новом офисе, каким провайдером интернета они пользуются и какие у них варианты фиксированной телефонной линии, так как они могут быть привязаны к конкретному провайдеру.

Если это тот же провайдер, которым вы пользуетесь сейчас, возможно, удастся сохранить ваш текущий интернет-пакет и номер телефона в новом офисе. 

Обновление адреса

Обновление вашего адреса — это самая худшая часть переезда. Вам нужно посетить каждую организацию самостоятельно или отправить кого-то от вашего имени с доверенностью. 

Обычно мы обновляем адрес самостоятельно, не привлекая сторонние компании. Это простой процесс, но он может занять много времени. 

Вот список организаций, с которыми нужно разобраться при обновлении адреса компании. 

Обратите внимание, что документы, упомянутые в этом разделе, подлежат изменениям. Вы должны перепроверить их у каждой организации перед началом процесса. 

Налоговое управление

Вам необходимо связаться с Налоговым управлением в вашем районе по крайней мере за 15 дней до переезда. 

Если вы переезжаете в новый район, вам нужно будет связаться с Налоговыми управлениями обоих районов. 

Например, если ваша компания находится в районе Ратчада и вы хотите переехать в район Сатхорн, вам нужно будет связаться с налоговыми управлениями в Ратчаде и Сатхорне. 

Чтобы обновить адрес в Налоговом управлении, вам обычно нужно:

• 3 экземпляра формы PP9, доступные для скачивания на сайте Налогового управления
• PP20
• Договор аренды (полученный от арендодателя вашего нового офиса) 
• Письмо-согласие (полученное от арендодателя вашего нового офиса) 
• Карта к новому офису
• Фотографии вашего нового офиса. Они должны включать в себя всё здание офиса, ваш фирменный знак и офисное пространство 

Обратите внимание, что каждое Налоговое управление требует разный набор документов. Иногда разные сотрудники в одном и том же отделе также требуют различные документы. Поэтому важно работать с одним и тем же сотрудником Налогового управления в ходе всего процесса. Попросите его/ее имя и контактную информацию. 

Вы можете оформить доверенность и попросить кого-то обновить ваш адрес в Налоговом управлении за вас. 

После подачи всех документов вы должны получить обновленное PP20 в течение нескольких недель. 

Вы не должны изменять информацию для выставления счетов на новый адрес, пока не получите обновленное PP20 от Налогового управления. 

Департамент развития бизнеса

После Налогового управления вы должны обновить адрес в Департаменте развития бизнеса. Вам понадобится обновленная регистрация компании для обновления адреса в других организациях. 

Обновить адрес в Департаменте развития бизнеса довольно просто. У них на сайте доступны полные инструкции и формы. 

Вам просто нужно заполнить эти формы и отправиться в Департамент развития бизнеса.

Обратите внимание, что вам нужно самому пойти туда, чтобы обновить адрес. В качестве альтернативы, вы можете выдать доверенность и попросить бухгалтерскую фирму сделать это за вас, так как вам понадобится их подпись и печать.

Социальное обеспечение

Обновление вашего адреса в социальной службе — это простой процесс. Получив обновленную регистрацию компании, отправляйтесь в офис социальной службы в вашем текущем районе с следующими документами:

• Форма SPS. 6-15 (สปส.6-15), доступна для скачивания на сайте SSO
• Карта к новому офису
• Подписанная копия регистрации компании
• PP20 или PP9 из Налогового управления 
• Доверенность 

Управление инвестициями (BOI)

Если вы компания, поддерживаемая BOI, вам нужно обновить ваш адрес в BOI в их главном офисе. 

Вот что вам обычно понадобится:

• Письмо с вашим фирменным логотипом в BOI, уведомляющее о переезде в новый офис
• Подписанная копия регистрации компании
• Сертификат BOI
• Доверенность 

Затем, вы должны получить обновленный сертификат BOI обратно в течение нескольких недель. 

Банки

Вам нужно пойти в отделение банка, где вы открыли корпоративный счет, чтобы обновить адрес компании. 

Каждый банк требует разные документы. Обычно им нужны:

• Подписанная копия регистрации компании
• Их собственная форма для обновления адреса
• Письмо с логотипом вашей компании, уведомляющее об переезде в новый офис* 

*Оно должно содержать точные слова, необходимые банками. 

Обратите внимание, что для каждого банковского счета и кредитной карты требуется отдельный комплект документов. 

Например, если у вас есть два банковских счета и 3 кредитные карты, это значит, что нужно подготовить 5 комплектов документов, даже если все они из одного банка. 

В зависимости от банка вам может понадобиться присутствовать лично или нет. 

Поставщики услуг

Как только вы закончите с банками, пришло время обновить ваш адрес у всех используемых поставщиков услуг. 

Они могут попросить вас заполнить некоторые формы и предоставить подписанную копию регистрации компании. Обычно на этом все. 

Обработка почты

Даже после того, как вы обновите адрес компании во всех возможных организациях, все равно может случиться так, что кто-то отправит почту на ваш старый адрес. 

Поэтому вы можете время от времени навещать старый адрес, чтобы забрать всю вашу почту. Если у вас хорошие отношения с уборщицей там, вы можете попросить ее следить за вашей почтой.