A leitura deste artigo demora cerca de 4 minutos. Não tem tempo agora? Não há problema. Envie a versão sem anúncios para o seu e-mail e leia mais tarde.
A Tailândia é a terra da burocracia. Isto é verdade quando se gere um negócio aqui. Tudo o que faz requer pilhas de papelada. Mesmo que seja algo como atualizar o seu endereço num banco, precisa de pelo menos cinco documentos diferentes.
Quando a papelada se acumula, no final, o seu escritório estará cheio de documentos.
Neste artigo, vamos guiá-lo pelos tipos de documentos que deve manter na Tailândia, e como.
Licenças e Certificados
Ao receber qualquer licença e certificado, deve digitalizá-los e guardá-los num lugar seguro o tempo todo.
Isto inclui o certificado de registo da sua empresa e outros documentos que obtém ao abrir uma empresa, o certificado de registo de IVA, o certificado de promoção BOI e outras licenças para gerir o seu negócio.
Na maioria das vezes, não precisará deles. Mas alguém pode pedir por eles de tempos em tempos.
Documentos de Contabilidade
Deve guardar todos os documentos de contabilidade por pelo menos 10 anos. Pode ouvir algumas pessoas dizerem que sete anos são suficientes.
Embora isso seja verdade num certo ponto, a lei indica que os oficiais de auditoria do Departamento de Finanças têm autoridade para inspecionar documentos de contabilidade por até 10 anos.
Se o seu escritório não tiver espaço suficiente para guardar os documentos por 10 anos, deve ter pelo menos os documentos contabilísticos do último ano consigo. Os outros nove anos podem ser guardados numa instalação de self-storage.
Documentos de contabilidade, neste caso, significam todos os documentos relacionados com as despesas, receitas da sua empresa, recibos de declaração de impostos, demonstrações financeiras, e assim por diante.
Contratos
Guardar contratos protege-o caso surjam processos judiciais ou disputas no futuro.
O número de anos que precisa de os guardar depende do propósito do contrato e do seu período.
Em geral, é assim:
- se for um contrato de negócio envolvendo compensação, guarde-o por 10 anos
- se estiver relacionado com declaração de impostos, guarde-o por 10 anos
- se estiver relacionado com um empregado, incluindo um contrato de emprego, salário, pagamento de horas extras, e assim por diante, guarde-o por dois anos
Documentos de Funcionários
Deve guardar todos os documentos relacionados com os funcionários por dois anos após o funcionário deixar a empresa pela mesma razão que guardar o contrato: para evitar que um determinado funcionário intente uma ação judicial contra si em tribunal.
Mas quando se trata de documentos de funcionários relacionados com a declaração de impostos, deve guardá-los por 10 anos.
Outros Documentos
Para outros documentos menos importantes, incluindo aplicações, deve mantê-los por um ano antes de os destruir.
Empresas de Self-Storage
Com todos os documentos que precisa de manter, é difícil guardar tudo no seu escritório. É aqui que as empresas de self-storage entram em cena.
Para a nossa empresa, utilizamos DataSafe. Eles cobram 10-15 baht por caixa, por mês. Cada caixa pode comportar 1.000 folhas de papel A4.
Ligamos para eles para nos fornecerem as suas caixas. Fazemos o nosso código interno em cada caixa, colocamos os nossos documentos dentro e chamamos para as recolherem.
Temos um ficheiro separado para o código interno para sabermos quais os documentos que estão guardados com eles.
Quando precisamos de um documento, dizemos-lhes o código, e eles entregam em até 24 horas.
Um ponto crucial é que, se guardar os seus documentos de contabilidade com eles, precisa de informar o Departamento de Finanças todos os anos. É exigido pela lei tailandesa.
A DataSafe diz-nos quais documentos precisamos e lembra-nos quando temos de o fazer.
