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Existem várias coisas que precisa de fazer para mudar o seu escritório para um novo local, além de lidar apenas com os seus bens.
Gerir o Seu Contrato Atual
Dependendo do seu contrato, normalmente precisa de informar o senhorio por escrito um ou dois meses antes de se mudar.
O seu senhorio deve devolver-lhe a caução algumas semanas após se mudar. Não espere recebê-la de volta na totalidade, pois ainda precisa de pagar os custos de limpeza, reparação, pintura e renovações.
Estes custos serão deduzidos da caução.
Vender Itens Inutilizados
A primeira coisa que deve fazer ao mudar-se para um novo escritório é decidir quais os itens que precisa de levar e quais os que deve vender.
Existem geralmente duas coisas que pode fazer para se livrar de coisas que já não precisa – ou vendê-las ou doá-las.
Normalmente, oferecemos ou vendemos itens não utilizados primeiro aos nossos colaboradores. Depois disso, informamos as empregadas do edifício onde está o escritório de que nos vamos mudar. Estas empregadas geralmente têm muitas conexões.
Elas podem rapidamente espalhar a notícia, e deve ser capaz de vender rapidamente mobílias e dispositivos eletrónicos não utilizados.
Deve sempre fornecer um recibo mesmo ao vender itens. Se é uma empresa registada para efeitos de IVA, também precisa de incluir o IVA. É obrigatório por lei.
Doar Itens Inutilizados
Se não quiser vender, a doação também é uma boa opção. Pode doar para templos e fundações na Tailândia.
Deve sempre pedir ao templo ou à fundação para lhe dar um recibo por todos os itens que doar para efeitos de contabilidade.
Guardar Documentos
Gerir uma empresa na Tailândia envolve muita documentação. Quando chegar a altura de se mudar para um novo escritório, pode haver uma pilha de documentos que precisa de organizar.
O que normalmente fazemos é ter os nossos documentos guardados na DataSafe, um serviço de armazenamento de dados.
Guardamos apenas os últimos dois anos de documentos de contabilidade connosco e outros documentos que possamos precisar usar de tempos em tempos, como contratos e registos de colaboradores. O restante vai para armazenamento.
Encontrar um Transportador
Tem duas opções para os transportadores: transportadores profissionais ou transportadores freelance.
O que normalmente fazemos é pedir à nossa secretária para encontrar um transportador freelance. É muito mais barato e eles conseguem fazer o trabalho tão bem. Também pode falar com as empregadas ou com a administração do edifício do escritório para obter recomendações.
O nosso transportador favorito é o Tonnam. Eles são um transportador em Banguecoque que é bom e relativamente barato. Além disso, também pode usar a aplicação Lalamove.
Pode também ler o nosso artigo completo sobre como encontrar uma empresa de mudanças domésticas na Tailândia.
Atualizar o Telefone Fixo e o Pacote de Internet
Não se esqueça de atualizar ou cancelar o seu telefone fixo e o pacote de internet antes de se mudar.
Consulte o seu novo escritório sobre qual o fornecedor de internet que estão a utilizar e sobre opções de telefone fixo, pois podem estar vinculados a um fornecedor específico.
Se for o mesmo fornecedor que está a utilizar atualmente, poderá ser possível manter o seu pacote de internet e número de telefone no seu novo escritório.
Atualizar a Morada
Atualizar a sua morada é a pior parte da mudança. Precisa de visitar cada organização pessoalmente ou enviar alguém em seu nome com uma procuração.
Normalmente, atualizamos a morada nós mesmos sem recorrer a terceiros. É um processo direto, mas também pode ser demorado.
Aqui está uma lista de organizações com as quais precisa de lidar ao atualizar a morada da empresa.
Por favor, note que os documentos mencionados nesta seção estão sujeitos a alterações. Deve verificar com cada organização novamente antes de proceder.
Departamento de Finanças
Precisa de contactar o Departamento de Finanças da sua área pelo menos 15 dias antes de se mudar.
Se se mudar para uma nova área, então precisa de contactar o Departamento de Finanças em ambas as áreas.
Por exemplo, se a sua empresa está em Ratchada e pretende mudar-se para Sathorn, então precisa de contactar os Departamentos de Finanças em Ratchada e Sathorn.
Para atualizar a sua morada com o Departamento de Finanças, geralmente precisa de:
- 3 conjuntos do Formulário PP9 disponível para download no site do Departamento de Finanças
- PP20
- Contrato de arrendamento (obtido do senhorio do seu novo escritório)
- Carta de consentimento (obtida do senhorio do seu novo escritório)
- Mapa para o novo escritório
- Fotografias do seu novo escritório. Devem incluir todo o edifício, a sinalização da sua empresa e o espaço do seu escritório
Por favor, note que cada Departamento de Finanças requer um conjunto diferente de documentos. Às vezes diferentes oficiais no mesmo departamento também exigem diferentes documentos. Por isso, é importante lidar com o mesmo oficial do Departamento de Finanças durante todo o processo. É por isso que deve pedir o nome e as informações de contacto dele/dela.
Pode emitir uma procuração e pedir a alguém para atualizar a sua morada no Departamento de Finanças em seu nome.
Depois de entregar todos os documentos, deverá receber um PP20 atualizado dentro de poucas semanas.
Não deve mudar a informação de faturação para a nova morada até receber um PP20 atualizado do Departamento de Finanças.
Departamento de Desenvolvimento Empresarial
Após o Departamento de Finanças, deve atualizar a sua morada no Departamento de Desenvolvimento Empresarial. Precisa do registo da empresa atualizado para poder atualizar a sua morada em outras organizações.
É bastante simples atualizar a sua morada no Departamento de Desenvolvimento Empresarial. Eles têm as instruções completas e formulários disponíveis no seu site.
Só precisa de preencher esses formulários e depois ir ao Departamento de Desenvolvimento Empresarial.
Por favor, note que precisa de ir pessoalmente para atualizar a morada lá. Alternativamente, pode dar uma procuração e pedir a uma empresa de contabilidade para o fazer, pois precisa da assinatura e do carimbo deles.
Segurança Social
Atualizar a sua morada na Segurança Social é um processo simples. Assim que tiver o registo atualizado da empresa, vá ao escritório da Segurança Social na sua área atual com os seguintes documentos:
- Formulário SPS. 6-15 (สปส.6-15), disponível para download no site da SSO
- Mapa para o novo escritório
- Uma cópia assinada do registo da empresa
- PP20 ou PP9 do Departamento de Finanças
- Procuração
Agência de Promoção de Investimentos
Se for uma empresa promovida pela BOI, então precisa de atualizar a sua morada na BOI na sede deles.
Aqui está o que geralmente precisa:
- Uma carta com o logotipo da sua empresa para a BOI, informando que mudou para um novo escritório
- Uma cópia assinada do registo da empresa
- Certificado da BOI
- Procuração
Depois, deverá receber o certificado da BOI atualizado dentro de poucas semanas.
Bancos
Precisa de ir à agência bancária onde abriu a sua conta empresarial para atualizar a morada da empresa.
Cada banco requer documentos diferentes. Normalmente, eles exigem:
- Uma cópia assinada do registo da empresa
- O seu próprio formulário para atualizar a morada
- Uma carta com o logótipo da sua empresa a informar que mudou para um novo escritório*
*Deve conter as palavras exatas conforme exigido pelos bancos.
Por favor, note que cada conta bancária e cartão de crédito requerem um conjunto separado de documentos.
Por exemplo, se tiver duas contas bancárias e 3 cartões de crédito, significa que precisa preparar 5 conjuntos de documentos, mesmo que todos sejam do mesmo banco.
Dependendo de cada banco, pode ou não precisar de ir lá pessoalmente.
Fornecedores de Serviços
Assim que terminar com os bancos, é altura de atualizar a sua morada em todos os fornecedores de serviços que está a utilizar.
Poderão pedir-lhe para preencher alguns formulários e entregar-lhes uma cópia assinada do registo da empresa. Normalmente, é só isso.
Gestão de Correio
Mesmo depois de atualizar a morada da sua empresa em todas as organizações que possa lembrar-se, ainda há a possibilidade de algumas pessoas enviarem correio para a sua morada anterior.
Por isso, pode querer ainda visitar a sua antiga morada de vez em quando para recolher todo o seu correio. Se tiver uma boa relação com uma empregada lá, pode pedir-lhe para monitorizar o seu correio para si.
