Algemeen: Wat Je Moet Doen Bij Het Verhuizen Van Je Kantoor

Er zijn verschillende dingen die je moet doen om je kantoor naar een nieuwe locatie te verplaatsen, naast het omgaan met je items alleen.

Beheer Je Huidige Contract

Afhankelijk van je contract, moet je de verhuurder meestal schriftelijk op de hoogte stellen een maand of twee voordat je vertrekt. 

Je verhuurder zou je borg enkele weken na je vertrek moeten terugbetalen. Verwacht niet het volledige bedrag terug te krijgen, aangezien je nog steeds moet betalen voor schoonmaak-, herstel-, verf- en renovatiekosten.

Deze kosten worden van de borg afgetrokken. 

Verkoop Ongebruikte Items 

Het allereerste wat je moet doen bij het verhuizen naar een nieuw kantoor is beslissen welke items je moet meenemen en welke je moet verkopen. 

Er zijn over het algemeen twee dingen die je kunt doen om van spullen af te komen die je niet meer nodig hebt – ze verkopen of doneren. 

Normaal geven of verkopen we ongebruikte spullen eerst aan onze werknemers. Daarna vertellen we de schoonmakers in het kantoorpand dat we gaan verhuizen. Deze schoonmakers hebben meestal veel connecties. 

Zij kunnen het nieuws snel verspreiden, en je zou snel ongebruikte meubels en elektronische apparaten moeten kunnen verkopen. 

Je moet altijd een bon overhandigen, zelfs bij de verkoop van items. Als je een btw-geregistreerd bedrijf bent, moet je ook btw opnemen. Dit is wettelijk verplicht. 

Doneer Ongebruikte Items

Als je niet wilt verkopen, is doneren ook een goede optie. Je kunt doneren aan tempels en stichtingen in Thailand. 

Je moet altijd de tempel of stichting vragen om een ontvangstbewijs voor alle items die je doneert voor boekhoudkundige doeleinden. 

Bewaar Documenten

Een bedrijf runnen in Thailand brengt veel documentatie met zich mee. Tegen de tijd dat je naar een nieuw kantoor moet verhuizen, is er mogelijk een stapel documenten die je moet beheren. 

Wat wij meestal doen, is onze documenten opslaan bij DataSafe, een dataopslag dienst.

We bewaren alleen de laatste twee jaar van de boekhoudkundige documenten bij ons en andere documenten die we af en toe nodig hebben, zoals contracten en personeelsdossiers. De rest gaat in opslag.

Vind een Verhuizer

Je hebt twee opties voor verhuizers: professionele verhuizers of freelance verhuizers.  

Wat we meestal doen, is onze secretaresse vragen om een freelance verhuizer te vinden. Het is veel goedkoper en ze kunnen het werk net zo goed doen. Je kunt ook met schoonmakers of de beheerder van het kantoorpand praten voor aanbevelingen. 

Onze favoriete verhuizer is Tonnam. Zij zijn een verhuizer in Bangkok, goed en redelijk goedkoop. Daarnaast kun je ook de Lalamove-applicatie gebruiken.

Je kunt ook ons volledige artikel lezen over hoe je een binnenlands verhuisbedrijf in Thailandvindt. 

Werk Vaste Lijn Telefoon en Internetpakket Bij

Vergeet niet je vaste telefoonlijn en internetpakket bij te werken of te annuleren voordat je vertrekt. 

Controleer met je nieuwe kantoor welke internetprovider zij gebruiken en welke opties er zijn voor vaste telefoons, aangezien ze mogelijk aan een specifieke provider gebonden zijn.

Als het dezelfde provider is die je momenteel gebruikt, dan is het mogelijk je huidige internetpakket en telefoonnummer mee te nemen naar je nieuwe kantoor. 

Werk Adres Bij

Je adres bijwerken is het vervelendste deel van verhuizen. Je moet elke organisatie zelf bezoeken of iemand met een volmacht sturen. 

Meestal werken we het adres zelf bij zonder het uit te besteden. Het is een eenvoudig proces, maar kan ook tijdrovend zijn. 

Hier is een lijst van organisaties waar je mee te maken krijgt wanneer je het bedrijfsadres bijwerkt. 

Houd er rekening mee dat de documenten die in deze sectie worden genoemd onderhevig zijn aan veranderingen. Je moet opnieuw controleren bij elke organisatie voordat je het doet. 

Belastingdienst

Je moet contact opnemen met de Belastingdienst in jouw regio minstens 15 dagen voor het verhuizen. 

Als je naar een nieuw gebied verhuist, moet je contact opnemen met de Belastingdienst in beide gebieden. 

Als je bijvoorbeeld je bedrijf in Ratchada hebt en naar Sathorn wilt verhuizen, moet je contact opnemen met de Belastingdiensten in zowel Ratchada als Sathorn. 

Om je adres bij de Belastingdienst bij te werken, heb je het volgende meestal nodig:

• 3 sets van het PP9 Formulier beschikbaar voor download op de website van de Belastingdienst
• PP20
• Huurovereenkomst (verkrijgbaar bij de verhuurder van je nieuwe kantoor) 
• Toestemmingsbrief (verkrijgbaar bij de verhuurder van je nieuwe kantoor) 
• Plattegrond naar het nieuwe kantoor
• Foto’s van je nieuwe kantoor. Ze moeten het hele kantoorpand, je bedrijfsbord en je kantoorruimte omvatten 

Houd er rekening mee dat elke Belastingdienst een andere set documenten vereist. Soms vragen verschillende medewerkers binnen dezelfde afdeling om verschillende documenten. Daarom is het belangrijk om met dezelfde belastingambtenaar om te gaan gedurende het hele proces. Daarom moet je zijn/haar naam en contactinformatie opvragen. 

Je kunt een volmacht afgeven en iemand vragen om je adres bij de Belastingdienst voor je bij te werken. 

Zodra je alle documenten hebt ingediend, ontvang je een bijgewerkt PP20 binnen een paar weken. 

Je mag je factuurinformatie naar het nieuwe adres niet wijzigen tenzij je een bijgewerkt PP20 van de Belastingdienst hebt ontvangen. 

Afdeling voor Bedrijfsontwikkeling

Na de Belastingdienst moet je je adres bijwerken bij de Afdeling voor Bedrijfsontwikkeling. Je hebt de geüpdatete bedrijfsregistratie nodig om je adres bij andere organisaties bij te werken. 

Het is vrij eenvoudig om je adres bij de Afdeling voor Bedrijfsontwikkeling bij te werken. Ze hebben de volledige instructies en formulieren beschikbaar op hun website.

Je hoeft alleen die formulieren in te vullen en dan naar de Afdeling voor Bedrijfsontwikkeling te gaan.

Houd er rekening mee dat je er zelf moet zijn om het adres daar bij te werken. Alternatief kun je een volmacht geven en een accountantskantoor vragen het te doen, omdat je hun handtekening en stempel nodig hebt.

Sociale Zekerheid

Je adres bijwerken bij Sociale Zekerheid is een eenvoudig proces. Zodra je de bijgewerkte bedrijfsregistratie hebt, ga je naar het kantoor van Sociale Zekerheid in je huidige gebied met de volgende documenten:

• SPS. 6-15 formulier (สปส.6-15), beschikbaar voor download op de SSO-website
• Plattegrond naar het nieuwe kantoor
• Een ondertekende kopie van de bedrijfsregistratie
• PP20 of PP9 van de Belastingdienst 
• Volmacht 

Investeringsraad

Als je een BOI-gepromoot bedrijf bent, moet je je adres bij het BOI bij hun hoofdkantoor bijwerken. 

Dit heb je meestal nodig:

• Een brief met je bedrijfslogo aan BOI, waarin je hen vertelt dat je naar een nieuw kantoor bent verhuisd
• Een ondertekende kopie van de bedrijfsregistratie
• BOI-certificaat
• Volmacht 

Dan moet je het bijgewerkte BOI-certificaat binnen een paar weken terugkrijgen. 

Banken

Je moet naar de bankfiliaal gaan waar je je bedrijfsrekening hebt geopend om het bedrijfsadres bij te werken. 

Elke bank vereist verschillende documenten. Meestal hebben ze nodig:

• Een ondertekende kopie van de bedrijfsregistratie
• Hun eigen formulier voor het bijwerken van het adres
• Een brief met je bedrijfslogo om hen te vertellen dat je naar een nieuw kantoor bent verhuisd* 

*Het moet de exacte woorden bevatten zoals vereist door de banken. 

Houd er rekening mee dat elke bankrekening en creditcard een afzonderlijke set documenten vereisen. 

Bijvoorbeeld, als je twee bankrekeningen en drie creditcards hebt, betekent dat dat je vijf sets documenten moet voorbereiden, zelfs als ze allemaal bij dezelfde bank zijn. 

Afhankelijk van elke bank, moet je er mogelijk zelf naartoe gaan of niet. 

Dienstverleners

Zodra je klaar bent met de banken, is het tijd om je adres bij elke dienstverlener die je gebruikt bij te werken. 

Ze kunnen je vragen om een aantal formulieren in te vullen en een ondertekende kopie van de bedrijfsregistratie te geven. Dat is meestal alles. 

Afhandeling van post

Zelfs nadat je je bedrijfsadres bij elke organisatie die je kunt bedenken hebt bijgewerkt, is er nog steeds een kans dat sommige mensen nog steeds post naar je vorige adres sturen. 

Dus je zou je oude adres misschien af en toe willen bezoeken om al je post te verzamelen. Als je een goede relatie met een schoonmaker daar hebt, kun je haar vragen om je post voor je te monitoren.