HR: Hoe je een Topteam van Thaise Medewerkers Aantrekt en Beheert

In de bijna 10 jaar dat ik bedrijven run in Thailand heb ik waarschijnlijk meer dan 200 sollicitatiegesprekken gevoerd. Ik herinner me nog steeds de allereerste. Vooral mijn verrassing toen ik hoorde dat de kandidaat niet zo enthousiast was om op zaterdagen te werken. Het lijkt erop dat de managementboeken die ik las voordat ik hierheen kwam een beetje verouderd waren toen ze spraken over hoe gebruikelijk 6-daagse werkweken waren.

Door de jaren heen ben ik bijgebleven met de actuele tijden en heb ik zelf veel nieuwe recruitmentopties getest. Van vacature-advertenties in de toiletten op een IT-conferentie (grappig, maar niet succesvol) tot het inschakelen van universiteitsprofessoren in mijn headhunting inspanningen (niet grappig, maar enorm succesvol).

Uiteindelijk kwam ik met enkele solide recruitmentinzichten die resulteerden in een geweldig team en aanzienlijk verminderde verloop en Tylenol-consumptie.

Hier zijn de lessen die ik heb geleerd als Duitse ondernemer bij het opbouwen van een Thais team.

Vacatures Plaatsen

Er is slechts één vacaturewebsite die volgens mij kwaliteitsvolle Engelssprekende kandidaten levert: jobsdb.com. Er zijn aanzienlijke kortingen als je 2 of 3 posities tegelijk plaatst – op dat moment kun je rekenen op een goede THB 7000++ per advertentie.

Jobthai.com is geschikt voor het werven van niet-Engelssprekend personeel (bijvoorbeeld assistenten en junioren voor bestaande medewerkers en teams), maar het heeft de afgelopen jaren wat achteruitgang gezien. De prijs ligt rond de THB 2000++ per advertentie.

Wervingsbureaus

Ik heb geen enkele wervingsservice gebruikt, dus ik kan niet echt hun effectiviteit beoordelen. Als je erg onder tijdsdruk staat, kunnen ze een kortere weg bieden – tegen een prijs. Voor kleine bedrijven en niet-gefinancierde startups is dat waarschijnlijk meer dan je wilt uitgeven.

Ik herinner me dat ik met een van hen sprak – naast 3 maanden salaris als acquisitiekosten, wilden ze dat ik THB 120.000 zou neerleggen voor vacatures in de Bangkok Post. Het bleek dat ik niet zo dringend een office manager nodig had.

De belangrijkste kritiek die ik van zakelijke klanten heb gehoord die daadwerkelijk gebruik maakten van wervingsbureaus, was hun beperkte domeinkennis: Technische medewerkers werden doorverwezen op basis van trefwoorden in hun cv zonder verificatie van het vaardigheidsniveau. Fluctuatie van doorgestuurde medewerkers werd ook als een probleem genoemd. Mijn laatste update op dat gebied was echter een paar jaar geleden, dus dingen kunnen sindsdien veranderd zijn.

Referenties Ontvangen

Ik heb een doorlopende referentiebeloon van THB 5.000 voor medewerkers als iemand die zij verwijzen, wordt aangenomen en de proeftijd doorstaat. Op deze manier heb ik behoorlijk wat fatsoenlijke teamleden gekregen die voormalige collega’s of klasgenoten van bestaande medewerkers waren. De beloning is significant genoeg om enige outreach te rechtvaardigen, maar ook niet zo hoog dat het ongeschikte kandidaat-aanbevelingen stimuleert.

Ik vraag ook vrienden om referenties – vooral Engelse docenten aan lokale universiteiten. Er zijn zoveel Engelse universitair docenten in Bangkok dat het vrij gebruikelijk is om er meerdere in je vriendenkring te hebben. Vragen wie hun beste studenten zijn (of outreach namens jou te doen) is een goudmijn.

Met kandidaten en het bedrijf die beide vertrouwen hebben in de ’tussenpersoon’, maakt dit een goede match mogelijk en het vinden van geweldige kandidaten.

Cv’s Beoordelen

De meeste cv’s die je ontvangt bij het adverteren op jobsdb.com, zijn het resultaat van mensen die ze massaal indienen (het is op andere sites niet veel beter). Dit betekent dat er gemakkelijk 200 sollicitaties zijn bij het adverteren van een veelvoorkomende functie zoals ‘secretaresse’. Daarom heb ik een paar snelle sorteermogelijkheden nodig die ik kan delegeren om dat aantal tot een hanteerbaar aantal te verminderen:

• Iedereen die niet een gepersonaliseerde sollicitatie brief opneemt, wordt genegeerd.
• Cijfers in Thailand zijn verrassend nauwkeurig in termen van wat ik onsystematisch zou omschrijven als ‘analytische intelligentie’ – het vermogen om nieuw gepresenteerde concepten te begrijpen. Ik neig naar een harde grens van ongeveer 2,5 (niemand onder die waarde krijgt een interview) en een zachte grens van 3,0 (wat betekent dat ze moeten opvallen om een kans op een interview te hebben).
• Fluctuatie is een probleem. Mensen veranderen vaak van baan. Vooral pas afgestudeerden. Als iemand vaker van baan is veranderd dan één keer per jaar, worden ze genegeerd.

Als je alleen maar in het buitenland hebt geworven, lijken die criteria je misschien niet al te beperkend. In Duitsland worden kandidaten bijvoorbeeld routinematig afgewezen voor spelfouten in sollicitatiedocumenten en zou een baanwissel eens in de 3 jaar al overdreven lijken.

Hier ligt de lat wat lager en zal het nog steeds het aantal kandidaten met 70-80% verminderen.

Het Voeren van Interviews en Tests

De meest betrouwbare manier om harde vaardigheden te testen is het gebruik van tests. Dit zegt meer dan de eerdere ervaring, cijfers in een specifiek vak of persoonlijke indruk.

• Engels: Mijn favoriete test voor Engelse taalvaardigheden noem ik meestal de ‘Elvis’ test. Kandidaten worden gevraagd een bizarre kort verhaal (waarbij Elvis betrokken is) samen te vatten. Deze nogal ongebruikelijke test maakt het gemakkelijk om te zien hoe goed mensen het geheel begrijpen, de hoofdpunten herkennen en zich kunnen articuleren.
• Techniek: Ik laat mensen een database ontwerpen en pseudo-code voor een project schrijven met pen en papier.
• Administratie: Ik geef mensen een lijst van ’te doen’ en laat hen het organiseren naar waargenomen belangrijkheid. Ze hebben de kans om vragen te stellen en redenen voor hun keuzes te geven nadat de taak is voltooid.

Een goede algemene richtlijn voor alle interviews is om interviews samen met een bestaande medewerker te voeren. Idealiter is het een toekomstige supervisor, maar een toekomstige collega werkt ook. Dit biedt verschillende voordelen:

• Een kandidaat die ‘Westernized’ lijkt (bijv. frank, uitgesproken), kan eerder een teken zijn van tactloosheid dan van aanpassing aan buitenlandse culturele concepten. Het is moeilijk om het verschil te zien als je nog geen gevoel voor de culturele omgeving hebt ontwikkeld. Een local aan je zijde kan je een extra gezichtspunt hierover geven.
• Mensen neigen zich anders te gedragen wanneer ze in een vreemde taal worden geïnterviewd. Ze gebruiken vaker voorgekauwde zinnen in hun moedertaal en neigen directer te zijn in een vreemde taal. Maar ze zijn ook onzekerder, banger en voorzichtiger wanneer ze spreken in een taal die ze niet zo goed beheersen. Taalwisselingsinterviews laten je het verschil zien.
• Je kunt last hebben van alles variërend van een halo-effect tot een slechte buidag. Een tweede paar ogen en oren helpt je om mogelijke fouten in je eigen oordeel te compenseren.

Mijn voornaamste doel in een interview is om erachter te komen of ze bij de bedrijfscultuur passen. Nodige harde vaardigheden worden geëvalueerd door tests die relevant zijn voor het werk dat een persoon zal doen.

Het Bevorderen van Integratie

Na een interview, als de kandidaat veelbelovend is, vraag ik hen of ze met hun potentiële toekomstige team willen meelopen om te zien met wie ze zouden werken en wat ze zouden doen.

• Het is een geweldige kans voor hen om gevoel te krijgen voor de bedrijfscultuur en het daadwerkelijke werk dat ze zouden doen. Dit is belangrijk omdat zelfs geschikte kandidaten vaak te verlegen zijn om vragen te stellen in het Engels. Dat soort verlegenheid maakt me niet uit. Ik heb veel geweldige, verlegen, medewerkers.
• Het is een meer ontspannen omgeving en kandidaat en bedrijf leren elkaar beter kennen, waardoor er beter geïnformeerde beslissingen genomen kunnen worden en er minder opstappen tijdens de proeftijd aan beide kanten.
• Ik kan vrij goed feedback krijgen van mijn eigen personeel over hun indruk van nieuwe kandidaten omdat kandidaten geneigd zijn minder terughoudend, meer open en directer te zijn als de ‘baas’ er niet is.

Een Kandidaat Kiezen

De belangrijkste les die ik heb geleerd bij het aannemen van mensen is om zachte vaardigheden zoals het vermogen tot communiceren, een positieve houding en openheid meer te waarderen dan daadwerkelijke harde vaardigheden zoals Engelse vaardigheden of eerdere ervaring in een functie. Houding of culturele fit kun je niet onderwijzen. Hier zijn enkele extra factoren om rekening mee te houden:

• Bepaal hoeveel consistentie er toe doet voor de functie. Sommige mensen zullen productiever zijn, anderen loyaler. Neem mensen aan op basis daarvan.
• Neem niet gewoon de slimste persoon die je kunt krijgen aan, maar iemand die zich uitgedaagd zal voelen door het werk. Anders ben je elke 9-12 maanden op zoek naar een vervanger.
• Neem bescheiden mensen aan. Je zult ze waarschijnlijk veel dingen moeten leren of er zullen veel culturele verschillen zijn. Bescheiden mensen zorgen ervoor dat ego geen obstakel vormt voor kennisoverdracht of communicatie.

Mijn team is meestal op twee manieren betrokken wanneer er nieuwe mensen worden aangenomen. Ten eerste is dat in een directe rol – door de ‘hoofd’ van het team (of bij gebrek daaraan, een ander teamlid) te laten deelnemen aan het daadwerkelijke interview en de vragen te stellen die ze willen stellen.

Het tweede is dat ik veelbelovende kandidaten bij het team plaats om ‘vragen te laten beantwoorden en te zien hoe het werk eruitziet’ (in principe, aan het einde van het sollicitatiegesprek voor zo’n 30 minuten). Het team brengt het bedrijf en de baan eigenlijk onder de aandacht gewoon door te laten zien wat ze doen en hoe de werkkultuur is. In ruil daarvoor krijgen ze ook een zeer praktische, authentieke indruk van een kandidaat en kunnen ze extra feedback geven over de aanwervingsbeslissing.

Omgaan met Proeftijd

Het is heel zeldzaam dat ik iemand na de proeftijd niet behoud. Op dit punt ben ik meestal overtuigd dat de kandidaat potentieel heeft – zelfs als de volledige omvang daarvan niet zichtbaar wordt tijdens de relatief korte 4 maanden van proeftijd die de Thaise arbeidswet toestaat.

Op dit moment is het vermeldenswaard dat je moet zorgen dat je arbeidscontracten correct zijn opgesteld door een advocatenkantoor. Dit kost je meestal minder dan THB 10.000. Zorgvuldig je papierwerk laten doen door een advocaat die gespecialiseerd is in arbeidsrechtbeschermt je niet alleen in geval van problemen later, het geeft je medewerkers ook vertrouwen en toont aan dat je de zaken volgens het boekje regelt.

Als het niet werkt, geef ik ze meestal de rest van de maand betaald verlof of 1 maand salaris als compensatie. Ik hoef dat niet te doen, maar het houdt een goede verstandhouding met iedereen, laat mensen hun gezicht bewaren, is eerlijk tegenover iemand die het risico heeft genomen een potentieel veilige baan te verlaten en laat je resterende personeel zien dat je om hen geeft.

Talenten Behouden

Dus je hebt een goede kandidaat gevonden en ze hebben de proeftijd doorstaan. Hoe zorg je ervoor dat ze bij je blijven en niet vertrekken voordat het jaar om is? Ik heb een gids samengesteld voor intercultureel management in Thailand die veel potentiële valkuilen behandelt en je laat zien hoe je je personeel gelukkig, jezelf geestelijk gezond en je verloop laag houdt.

Ik hoop dat het bovenstaande je een goed idee geeft van enkele wervingspraktijken. Als je vragen of eigen suggesties hebt, voel je vrij ze in de reacties hieronder te plaatsen. Houd er echter rekening mee dat aanwerving slechts de eerste stap is. In volgende blogposts zal ik verder ingaan op het organiseren van je team, het ontwikkelen van je managementstijl en het bevorderen van een positieve bedrijfscultuur.