Hoe je een Apostille voor Verblijf in Costa Rica in 2024 Krijgt

Wanneer je een verblijfsvergunning voor Costa Rica aanvraagt, is een van de uitdagingen dat sommige van je documenten vergezeld moeten worden van een “apostille”.

In dit artikel leer je wat een apostille is, het verschil tussen een apostille en een document laten notariëren, welke verblijfsdocumenten een apostille nodig hebben, en hoe je documenten apostilleert zowel binnen de Verenigde Staten als binnen Costa Rica.

We hebben ook enkele richtlijnen voor lezers in Canada en het Verenigd Koninkrijk.

Disclaimer: This article may include links to products or services offered by ExpatDen's partners, which give us commissions when you click on them. Although this may influence how they appear in the text, we only recommend solutions that we would use in your situation. Read more in our Advertising Disclosure.

Wat is een Apostille?

Een apostille is een certificering die bewijst dat een openbaar document authentiek is.

Het apostille-certificaat bevestigt dat de handtekening, het zegel of de stempel op een openbaar document echt is, zodat het geaccepteerd wordt wanneer het in een ander land wordt voorgelegd.

Het certificaat is een apart document dat het originele openbare document vergezelt en de handtekening en stempel bevat van iemand die door hun regering bevoegd is om de echtheid van een openbaar document te certificeren.

Alleen documenten uitgegeven door openbare autoriteiten of ambtenaren kunnen een apostille verkrijgen.

Kort gezegd, een apostille wordt gebruikt als een manier voor een regering om een andere regering te laten weten dat de inhoud van het document authentiek is voor internationaal gebruik.

Apostille en Notaris

Soms is er verwarring tussen het hebben van een apostille voor een document en het laten notariëren van het document.

Een notaris kan alleen bevestigen dat de handtekening van een cliënt authentiek is, aangezien hij/zij degene observeert die het document ondertekent.

Een notaris kan niet bevestigen dat de informatie, stempels, zegels of andere handtekeningen van het document authentiek zijn.

Een notarisdienst wordt meestal uitgevoerd door een advocatenkantoor.

Welke documenten hebben een apostille nodig voor een verblijfsvergunning in Costa Rica?

Wanneer je een verblijfsvergunning aanvraagt en expat wordt in Costa Rica, zijn deze drie documenten normaal gesproken vereist met een apostille:

• Geboorteakte
• Huwelijksakte
• Strafblad (bijv. Federal Bureau of Investigation (FBI) Identity History Summary (FBI achtergrondonderzoek))

Je kunt je document zowel binnen als buiten Costa Rica laten apostilleren.

Hoe je een apostille krijgt vanuit de Verenigde Staten

Er zijn drie hoofdzaken bij het verkrijgen van een apostille:

• Verkrijg een gecertificeerd kopie
• Laat het notariëren
• Verkrijg de apostille

Laten we eens kijken wat je moet doen voor elk document.

Geboorte- en huwelijksacte

De eerste stap is het verkrijgen van gecertificeerde kopieën van de documenten die je nodig hebt.

Let op dat gecertificeerde kopieën van geboorte- en huwelijksakten moeten worden ingediend voor apostilles. Ongedocumenteerde fotokopieën worden niet geaccepteerd door apostille-agenten.

Om gecertificeerde kopieën van geboorten en huwelijksakten te beveiligen, bezoek de CDC-website.

Het geeft per staat de kosten, contactinformatie en aanvraagprocedures voor het verkrijgen van gecertificeerde kopieën weer.

Advertisement

De site biedt ook directe links naar de websites van de staten met statistieken zodat je ervoor kunt zorgen dat de informatie actueel is.

Normaal gesproken moet je een aanvraagformulier ondertekenen en een betaling versturen naar de Vital Records Department. Het kost ongeveer US$5 tot US$30 per document.

Notarieel

Geboorteakten en huwelijksakten moeten notarieel worden bekrachtigd door een erkende notaris. Gebruik een notaris die is aangesteld door een Amerikaanse staat. De notaris brengt kosten voor deze dienst in rekening.

Veel banken en bedrijven bieden deze dienst gratis aan voor klanten, of tegen een minimale vergoeding voor niet-klanten.

Notarize.com biedt ook notarisdiensten online aan. (Ik heb persoonlijk gebruikgemaakt van deze dienst, en het was uitstekend.)

Sommige staten vereisen dat het document wordt genoteerd door een notaris die is erkend door de staat die het document heeft uitgegeven, dus als je online notariële diensten gebruikt, zorg ervoor dat ze kunnen notariëren voor die staat.

Wanneer deze twee documenten notarieel zijn, ben je klaar om de apostilles te verkrijgen.

Verkrijg de apostilles

Aangezien apostilles moeten worden verstrekt door staatssecretarissen voor door de staat uitgegeven documenten (geboorteakten en huwelijksakten), moeten aanvragers contact opnemen met de staatssecretaris van de staat die de documenten heeft uitgegeven.

Een zoekopdracht in de webbrowser voor ‘secretaris van staat in [noem de staat]’ zou de contactinformatie moeten geven. 

Of je kunt deze webpagina raadplegen voor een lijst van de contactinformatie van de staatssecretarissen. (Scroll naar beneden om de lijst te vinden.)

Elke staat zal zijn vereisten voor een apostille vermelden op zijn website van de staatssecretaris. Het is verstandig om dit vroeg na te gaan om ervoor te zorgen dat je voorbereid bent op de eisen van die staat.

In de meeste gevallen is het gewoon het hebben van een gecertificeerd kopie van je document en het laten notariëren, maar sommige staten vereisen notarieel binnen de staat waar het document is uitgegeven.

Volg de instructies gegeven door de staatssecretaris. De meeste apostille-aanvragen worden alleen per post geaccepteerd. Je moet voorgefrankeerde retourpost met je verzoek indienen. Voor deze dienst worden kosten in rekening gebracht.

FBI Achtergrondonderzoek

In het geval van een FBI-achtergrondonderzoek of bewijs dat iemand geen strafblad heeft, moeten Amerikaanse aanvragers deze website bezoeken: https://www.edo.cjis.gov/.

Volg de stappen onder het ‘Verkrijgen van je Identity History Summary’ gedeelte. Het zal je alles vertellen wat je moet weten om zowel de officiële vingerafdrukken te verkrijgen die vereist zijn voor het rapport als de stappen die moeten worden voltooid om het rapport te verkrijgen.

De regering van Costa Rica vereist ook dat FBI-achtergrondonderzoeken worden geapostilleerd.

Aangezien dit een federaal document is, moet het een apostille krijgen van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken. Instructies voor dit proces zijn hier uiteengezet volgens de informatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken op de website van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken.

Verzoeken om apostilles kunnen alleen per post worden gedaan aan het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voeg het volgende toe aan je postpakket:

1. Een origineel History Summary (FBI-achtergrondonderzoek of strafblad) document van de FBI, geen fotokopie.
2. Het ingevulde gedrukte aanvraagformulier op: https://eforms.state.gov/Forms/ds4194.PDF. Geef het land van gebruik van het document aan in Sectie 4.
3. Benodigde kosten. Authenticatiekosten zijn $20 per document voor alle diensten. Kosten zijn te betalen aan het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken via cheque of postwissel. Ze kunnen geen tijdelijke cheques, startercheques, of bank-invulcheques accepteren. Alle chequenummers moeten hoger zijn dan 100 en gedateerd binnen de laatste zes maanden.
4. Een zelfgeadresseerde, betaalde envelop voor teruggave van je document aan een adres in de Verenigde Staten. Gebruik USPS of UPS. Gebruik a.u.b. geen FedEx. Trackbare post van USPS wordt aanbevolen. Je ontvangt een update wanneer je post het distributiecentrum in Sterling, VA heeft bereikt, maar niet de fysieke kantoorlocatie in Washington, DC.
5. Stuur het pakket met alles hierboven vermeld naar het volgende adres: Office of Authentications U.S. Department of State CA/PPT/S/TO/AUT 44132 Mercure Circle P.O. Box 1206 Sterling, VA 20166-1206

De website van het ministerie van Buitenlandse Zaken geeft aan dat apostille-aanvragen binnen 11 weken na ontvangst worden verwerkt.

Apostille-dienst

Het moet worden opgemerkt dat er bedrijven zijn die apostille-diensten aanbieden die alle bovenstaande details voor je kunnen afhandelen als je het proces niet zelf wilt voltooien.

Geboorteakten, huwelijksakten en FBI-achtergrondonderzoeken moeten nog steeds door het individu persoonlijk worden verkregen, maar de online diensten kunnen het resterende deel van de procedure voor de apostille voor een vergoeding afhandelen.

Hoe apostilles te verkrijgen vanuit Costa Rica

Ongeacht of de aanvrager zich in de Verenigde Staten of in Costa Rica bevindt, moet de persoon nog steeds de gecertificeerde kopieën van de geboorte- en huwelijksakten en het FBI-achtergrondonderzoek verkrijgen.

Er zijn twee manieren waarop je dit kunt doen: 

• laat iemand met een Amerikaans adres het namens jou doen
• Gebruik een immigratieadvocaat

Doe het namens jou

Het is mogelijk voor individuen om hetzelfde proces als hierboven (binnen de Verenigde Staten) vanuit Costa Rica te doorlopen, maar het vereist dat je iemand met een Amerikaans adres hebt die je gecertificeerde geboortecertificaat of huwelijksakte kan ontvangen, evenals je FBI-achtergrondcontrole per post en stuur het naar jou in Costa Rica hetzij via diensten zoals DHL of US Mail (zeer traag) of persoonlijke koerier.

Dan zouden de documenten vervolgens worden ingediend met je verblijfsaanvraag in Costa Rica.

Gebruik een immigratieadvocaat

De meeste mensen binnen Costa Rica die apostilles nodig hebben voor Amerikaanse documenten gebruiken immigratieadvocaten of diensten die uitgerust zijn om apostilles te verkrijgen.

Dit bespaart tijd, verwarring, en fouten.

Als je een immigratieadvocaat of dienst gebruikt, kun je meestal de gecertificeerde certificaten en FBI-achtergrondonderzoek direct naar de advocaat of dienst laten sturen, en dan nemen zij het vanaf daar over en begeleiden ze je documenten door het apostille-proces.

Ze hebben over het algemeen kantoren in de VS, zodat ze dingen veel gemakkelijker kunnen faciliteren. Het kan een ingewikkeld proces zijn om zelf aan te pakken, dus het gebruik van een immigratieadvocaat of dienst die gekwalificeerd en ervaren is in het verkrijgen van apostilles wordt aanbevolen.

Als je een immigratieadvocaat of dienst gebruikt voor je verblijfsproces in het algemeen, kies er dan een die je kan helpen met het apostille-proces. Als ze dat niet kunnen, vraag hen dan wie kan helpen.

Een betrouwbare apostille-dienst binnen Costa Rica voor Amerikaanse documenten is William Edward Licht. Informatie over zijn diensten, prijzen, en vereisten zijn te vinden op zijn website. 

Hij kan helpen met het hele proces, zelfs helpen bij het faciliteren van het verkrijgen van gecertificeerde geboorten/huwelijkscertificaten en FBI-achtergrondonderzoeken. 

Ik heb deze service persoonlijk niet gebruikt; echter, ik heb verschillende malen direct met hem gecorrespondeerd. Het is goed bekend in Costa Rica en staat erom bekend efficiënte en professionele apostille-diensten te bieden.

Apostilles specifiek voor een FBI Identity History Summary (achtergrondonderzoek) kunnen online verkregen worden bij https://fbiapostilleservices.com/. Deze service verwerkt maandelijks honderden FBI-apostilles en heeft een doorlooptijd van 2-3 weken. De kosten zijn $150 per document. Ze weten precies wat er gedaan moet worden om snel en efficiënt een FBI-apostille te verkrijgen.

Kan ik apostille-diensten krijgen op de ambassade?

Apostille-diensten worden niet verleend door de ambassades van de Verenigde Staten, Canada of het Verenigd Koninkrijk in Costa Rica.

Apostille voor Canadezen

Procedures voor apostilles en andere authenticatiediensten voor Canadese documenten zijn aanzienlijk veranderd op 11 januari 2024, vanwege Canada’s toetreding tot het Haagse Verdrag.

Informatie over apostilles en documentauthenticatie is te vinden op de website van de Canadese overheid.

Apostille voor Britse burgers

Procedures voor apostilles in het Verenigd Koninkrijk kunnen hier worden gevonden op de site van de regering van VK website. 

Prijzen worden vermeld en variëren van 35 tot 100 Britse ponden, afhankelijk van of het papier of elektronisch is.

Nu, op naar jou

Hoewel het proces ingewikkeld lijkt, is het een eenvoudig proces.

Advertisement

Echter, als je al in Costa Rica bent, kan het gebruik van een immigratieadvocaat je enige overgebleven optie zijn.

Dus, als je van plan bent om een verblijfsvergunning in Costa Rica aan te vragen, is het het beste om al je documenten vooraf te laten apostilleren voordat je daarheen vliegt.