Generale: Cosa Devi Fare Quando Stai Trasferendo il Tuo Ufficio

Ci sono diverse cose che devi fare per trasferire il tuo ufficio in un nuovo posto, oltre a gestire i tuoi oggetti da soli.

Gestisci il tuo contratto attuale

A seconda del tuo contratto, di solito devi informare il proprietario per iscritto uno o due mesi prima di trasferirti.

Il tuo proprietario dovrebbe restituirti il deposito cauzionale alcune settimane dopo il trasferimento. Non aspettarti di riaverlo per intero, poiché devi comunque pagare il costo della pulizia, riparazione, pittura e ristrutturazioni.

Questi costi saranno detratti dal deposito cauzionale.

Vendi oggetti inutilizzati

La prima cosa da fare quando ti trasferisci in un nuovo ufficio è decidere quali oggetti vuoi portare con te e quali vendere.

In genere ci sono due cose che puoi fare per liberarti delle cose che non ti servono più: venderle o donarle.

Normalmente, regaliamo o vendiamo prima gli oggetti inutilizzati ai nostri dipendenti. Dopo di che, informiamo le cameriere nell’edificio dell’ufficio che ci stiamo trasferendo. Queste cameriere di solito hanno molte connessioni.

Possono rapidamente diffondere la notizia e dovresti riuscire a vendere velocemente mobili e dispositivi elettronici inutilizzati.

Dovresti sempre fornire una ricevuta anche quando vendi oggetti. Se sei un’azienda registrata per l’IVA, devi includere anche l’IVA. È richiesto dalla legge.

Dona oggetti inutilizzati

Se non vuoi vendere, la donazione è anche un’altra buona opzione. Puoi donare a templi e fondazioni in Thailandia.

Dovresti sempre chiedere al tempio o alla fondazione di darti una ricevuta per tutti gli oggetti che doni a fini contabili.

Conserva i documenti

Gestire un’azienda in Thailandia comporta molta documentazione. Quando devi trasferirti in un nuovo ufficio, potrebbe esserci una pila di documenti con cui devi avere a che fare.

Quello che facciamo di solito è conservare i nostri documenti presso DataSafe, un servizio di archiviazione dati.

Conserviamo solo gli ultimi due anni di documenti contabili con noi e altri documenti che potrebbero essere necessari di volta in volta, come contratti e registri dei dipendenti. Il resto va in archivio.

Trova un traslocatore

Hai due opzioni per i traslocatori: traslocatori professionali o freelance.

Di solito chiediamo alla nostra segretaria di trovare un traslocatore freelance. È molto più economico e possono fare il lavoro altrettanto bene. Puoi anche parlare con le cameriere o l’amministratore dell’edificio per le raccomandazioni.

Il nostro traslocatore preferito è Tonnam. Sono un traslocatore a Bangkok, buoni e abbastanza economici. In aggiunta, puoi anche utilizzare l’applicazione Lalamove.

Puoi anche leggere il nostro articolo completo su come trovare un’azienda di traslochi domestici in Thailandia.

Aggiorna il telefono fisso e il pacchetto Internet

Non dimenticare di aggiornare o cancellare il tuo telefono fisso e il pacchetto Internet prima di trasferirti.

Controlla con il tuo nuovo ufficio quale fornitore di Internet stanno usando e per le opzioni di telefono fisso, poiché potrebbero essere vincolati a un fornitore specifico.

Se è lo stesso fornitore che usi attualmente, allora potrebbe essere possibile mantenere il tuo attuale pacchetto Internet e numero di telefono nel tuo nuovo ufficio.

Aggiorna indirizzo

Aggiornare il tuo indirizzo è la parte peggiore del trasferimento. Devi visitare ogni organizzazione di persona o inviare qualcuno per conto tuo con una procura.

Di solito aggiorniamo l’indirizzo noi stessi senza esternalizzare il compito. È un processo semplice ma può richiedere tempo.

Ecco un elenco di organizzazioni con cui devi avere a che fare quando aggiorni l’indirizzo dell’azienda.

Si prega di notare che i documenti menzionati in questa sezione sono soggetti a modifiche. Dovresti controllare con ogni organizzazione prima di farlo.

Dipartimento delle Entrate

Devi contattare il Dipartimento delle Entrate nella tua zona almeno 15 giorni prima di trasferirti.

Se ti trasferisci in una nuova area, devi contattare il Dipartimento delle Entrate in entrambe le aree.

Per esempio, se la tua azienda è in Ratchada e vuoi trasferirti a Sathorn, allora devi contattare i Dipartimenti delle Entrate di entrambe le aree, Ratchada e Sathorn.

Per aggiornare il tuo indirizzo al Dipartimento delle Entrate, ecco cosa di solito è necessario:

3 copie del Modulo PP9 disponibili per il download sul sito del Dipartimento delle Entrate
PP20
Contratto di locazione (ottenuto dal proprietario del tuo nuovo ufficio)
Lettera di consenso (ottenuta dal proprietario del tuo nuovo ufficio)
Mappa per il nuovo ufficio
Foto del tuo nuovo ufficio. Devono includere l’intero edificio dell’ufficio, l’insegna della tua azienda e lo spazio ufficio

Si prega di notare che ogni Dipartimento delle Entrate richiede un diverso set di documenti. A volte anche diversi ufficiali nello stesso dipartimento richiedono documenti diversi. Quindi è importante continuare a trattare con lo stesso ufficiale del Dipartimento delle Entrate durante l’intero processo. Per questo motivo dovresti chiedere il suo nome e le informazioni di contatto.

Puoi emettere una procura e chiedere a qualcuno di aggiornare il tuo indirizzo al Dipartimento delle Entrate per tuo conto.

Una volta inviati tutti i documenti, dovresti ricevere un PP20 aggiornato entro poche settimane.

Non devi cambiare le informazioni di fatturazione con il nuovo indirizzo a meno che tu non ottenga un PP20 aggiornato dal Dipartimento delle Entrate.

Dipartimento dello Sviluppo delle Imprese

Dopo il Dipartimento delle Entrate, dovresti aggiornare il tuo indirizzo al Dipartimento dello Sviluppo delle Imprese. Hai bisogno della registrazione aziendale aggiornata per aggiornare il tuo indirizzo presso altre organizzazioni.

È abbastanza semplice aggiornare l’indirizzo al Dipartimento dello Sviluppo delle Imprese. Hanno istruzioni complete e moduli disponibili sul loro sito web.

Devi solo compilare quei moduli e poi andare al Dipartimento dello Sviluppo delle Imprese.

Si prega di notare che devi andare lì personalmente per aggiornare l’indirizzo. In alternativa, puoi dare una procura e chiedere a uno studio contabile di farlo poiché avrai bisogno della loro firma e timbro.

Sicurezza Sociale

Aggiornare il tuo indirizzo alla Sicurezza Sociale è un processo semplice. Una volta che hai la registrazione aziendale aggiornata, vai all’ufficio della Sicurezza Sociale nella tua area attuale con i seguenti documenti:

Modulo SPS. 6-15 (สปส.6-15), disponibile per il download sul sito SSO
Mappa per il nuovo ufficio
Una copia firmata della registrazione aziendale
PP20 o PP9 dal Dipartimento delle Entrate
Delega

Ufficio degli Investimenti

Se sei un’azienda promossa dal BOI, devi aggiornare il tuo indirizzo presso il BOI nella loro sede centrale.

Ecco cosa di solito è necessario:

Una lettera con il tuo logo aziendale al BOI, che li informa che ti sei trasferito in un nuovo ufficio
Una copia firmata della registrazione aziendale
Certificato BOI
Delega

Di seguito riceverai il certificato BOI aggiornato entro poche settimane.

Banche

Devi andare alla filiale bancaria dove hai aperto il tuo conto aziendale per aggiornare l’indirizzo aziendale.

Ogni banca richiede documenti diversi. Di solito, hanno bisogno di:

Una copia firmata della registrazione aziendale
Il loro modulo per l’aggiornamento dell’indirizzo
Una lettera con il tuo logo aziendale per informarli che ti sei trasferito in un nuovo ufficio*

*Deve avere le parole esatte richieste dalle banche.

Si prega di notare che ogni conto bancario e carta di credito richiede un set separato di documenti.

Ad esempio, se hai due conti bancari e 3 carte di credito, significa che devi preparare 5 set di documenti, anche se tutti sono della stessa banca.

A seconda di ogni banca, potresti doverci andare di persona o meno.

Fornitori di servizi

Una volta terminato con le banche, è tempo di aggiornare il tuo indirizzo presso ogni fornitore di servizi che utilizzi.

Potrebbero chiederti di compilare alcuni moduli e di fornirgli una copia firmata della registrazione aziendale. Di solito è tutto.

Gestione della posta

Anche dopo aver aggiornato il tuo indirizzo aziendale presso ogni organizzazione che puoi immaginare, c’è ancora la possibilità che alcune persone inviino ancora posta al tuo vecchio indirizzo.

Quindi potresti ancora voler visitare il tuo vecchio indirizzo di tanto in tanto per recuperare tutta la tua posta. Se hai un buon rapporto con una cameriera lì, puoi chiederle di monitorare la tua posta per te.