Hay varias cosas que necesitas hacer para trasladar tu oficina a un nuevo lugar, además de ocuparte únicamente de tus cosas.
Gestionar tu contrato actual
Dependiendo de tu contrato, generalmente necesitas informar al propietario por escrito un mes o dos antes de mudarte.
Tu casero debería devolverte el depósito de seguridad unas semanas después de que te mudes. No esperes recuperarlo en su totalidad, ya que aún necesitas pagar el coste de limpieza, reparaciones, pintura y renovaciones.
Estos costes se deducirán del depósito de seguridad.
Vender artículos no utilizados
Lo primero que deberías hacer al mudarte a una nueva oficina es decidir qué artículos necesitas trasladar y cuáles vender.
Generalmente, hay dos cosas que puedes hacer para deshacerte de cosas que ya no necesitas: venderlas o donarlas.
Normalmente, primero damos o vendemos cosas no utilizadas a nuestros empleados. Después, informamos a las empleadas del edificio de oficinas de que nos estamos mudando. Estas empleadas suelen tener muchas conexiones.
Pueden difundir la noticia rápidamente, y deberías poder vender rápidamente muebles y dispositivos electrónicos no utilizados.
Siempre deberías proporcionar un recibo incluso al vender artículos. Si eres una empresa registrada en IVA, también necesitas incluir el IVA. Lo exige la ley.
Donar artículos no utilizados
Si no quieres vender, la donación es también otra buena opción. Puedes donar a templos y fundaciones en Tailandia.
Siempre deberías pedir al templo o fundación que te den un recibo por todos los artículos que dones para fines contables.
Almacenar documentos
Dirigir una empresa en Tailandia implica mucha documentación. Cuando necesites mudarte a una nueva oficina, podría haber una pila de documentos con los que necesitas lidiar.
Lo que solemos hacer es almacenar nuestros documentos en DataSafe, un servicio de almacenamiento de datos.
Solo mantenemos los dos últimos años de los documentos contables con nosotros y otros documentos que podríamos necesitar usar de vez en cuando, como contratos y registros de empleados. El resto se guarda en almacenamiento.
Encontrar un transportista
Tienes dos opciones para los transportistas: transportistas profesionales o transportistas freelance.
Lo que solemos hacer es pedir a nuestra secretaria que encuentre un transportista freelance. Es mucho más barato y pueden hacer el trabajo igual de bien. También puedes hablar con las empleadas o el administrador del edificio de oficinas para obtener recomendaciones.
Nuestro transportista favorito es Tonnam. Ellos son un transportista en Bangkok que son buenos y bastante económicos. Además, también puedes usar la aplicación Lalamove.
También puedes leer nuestro artículo completo sobre cómo encontrar una empresa de mudanzas nacional en Tailandia.
Actualizar el teléfono fijo y el paquete de internet
No olvides actualizar o cancelar tu teléfono fijo y el paquete de internet antes de mudarte.
Consulta con tu nueva oficina sobre qué proveedor de internet están utilizando y las opciones de teléfono fijo, ya que podrían estar vinculados a un proveedor específico.
Si es el mismo proveedor que utilizas actualmente, podría ser posible mantener tu paquete de internet actual y número de teléfono en tu nueva oficina.
Actualizar la dirección
Actualizar tu dirección es la peor parte de mudarse. Necesitas visitar cada organización tú mismo o enviar a alguien en tu nombre con un poder notarial.
Normalmente, actualizamos la dirección nosotros mismos sin externalizarlo. Es un proceso directo pero también puede ser lento.
Aquí tienes una lista de organizaciones con las que necesitas tratar al actualizar la dirección de la empresa.
Por favor, ten en cuenta que los documentos mencionados en esta sección están sujetos a cambios. Deberías verificar con cada organización de nuevo antes de hacerlo.
Departamento de Ingresos
Necesitas contactar al Departamento de Ingresos en tu área al menos 15 días antes de mudarte.
Si te mudas a una nueva área, entonces necesitas contactar con el Departamento de Ingresos en ambas áreas.
Por ejemplo, si tu empresa está en Ratchada y quieres mudarte a Sathorn, entonces necesitas contactar a los Departamentos de Ingresos en Ratchada y Sathorn.
Para actualizar tu dirección con el Departamento de Ingresos, esto es lo que generalmente necesitas:
- 3 juegos del formulario PP9 disponible para descargar en el sitio web del Departamento de Ingresos
- PP20
- Contrato de alquiler (obtenido del propietario de tu nueva oficina)
- Carta de consentimiento (obtenida del propietario de tu nueva oficina)
- Mapa de la nueva oficina
- Fotos de tu nueva oficina. Deben incluir todo el edificio de oficinas, la señalización de tu empresa y tu espacio de oficina
Por favor, ten en cuenta que cada Departamento de Ingresos requiere un conjunto diferente de documentos. A veces diferentes funcionarios del mismo departamento también requieren diferentes documentos. Por eso es importante tratar con el mismo funcionario del Departamento de Ingresos durante todo el proceso. Por eso deberías pedir su nombre e información de contacto.
Puedes emitir un poder notarial y pedirle a alguien que actualice tu dirección en el Departamento de Ingresos en tu nombre.
Una vez que envíes todos los documentos, deberías obtener un PP20 actualizado en unas pocas semanas.
No debes cambiar tu información de facturación a la nueva dirección a menos que obtengas un PP20 actualizado del Departamento de Ingresos.
Departamento de Desarrollo Empresarial
Después del Departamento de Ingresos, deberías actualizar tu dirección en el Departamento de Desarrollo Empresarial. Necesitas el registro de la empresa actualizado para poder actualizar tu dirección en otras organizaciones.
Es bastante sencillo actualizar tu dirección en el Departamento de Desarrollo Empresarial. Tienen las instrucciones completas y formularios disponibles en su sitio web.
Solo necesitas completar esos formularios y luego ir al Departamento de Desarrollo Empresarial.
Por favor, ten en cuenta que necesitas ir allí tú mismo para actualizar la dirección. Alternativamente, puedes dar un poder notarial y pedir a una firma contable que lo haga, ya que necesitas su firma y sello.
Seguridad Social
Actualizar tu dirección en Seguridad Social es un proceso sencillo. Una vez que tengas el registro de la empresa actualizado, acude a la oficina de Seguridad Social en tu área actual con los siguientes documentos:
- Formulario SPS. 6-15 (สปส.6-15), disponible para descargar en el sitio web de Seguridad Social
- Mapa de la nueva oficina
- Una copia firmada del registro de la empresa
- PP20 o PP9 del Departamento de Ingresos
- Poder notarial
Junta de Inversión
Si eres una empresa promovida por BOI, necesitas actualizar tu dirección con BOI en su sede.
Esto es lo que generalmente necesitas:
- Una carta con el logotipo de tu empresa para BOI, informándoles que te mudaste a una nueva oficina
- Una copia firmada del registro de la empresa
- Certificado BOI
- Poder notarial
Luego, deberías recibir el certificado BOI actualizado en unas pocas semanas.
Bancos
Necesitas ir a la sucursal bancaria donde abriste tu cuenta corporativa para actualizar la dirección de la empresa.
Cada banco requiere diferentes documentos. Por lo general, necesitan:
- Una copia firmada del registro de la empresa
- Su propio formulario para actualizar la dirección
- Una carta con el logotipo de tu empresa para informarles que te mudaste a una nueva oficina*
*Debe tener las palabras exactas según lo requerido por los bancos.
Por favor, ten en cuenta que cada cuenta bancaria y tarjeta de crédito requiere un conjunto de documentos por separado.
Por ejemplo, si tienes dos cuentas bancarias y 3 tarjetas de crédito, significa que necesitas preparar 5 conjuntos de documentos, incluso si todos son del mismo banco.
Dependiendo de cada banco, puede que necesites o no ir tú mismo.
Proveedores de servicios
Una vez que hayas terminado con los bancos, entonces es el momento de actualizar tu dirección en cada proveedor de servicios que estés utilizando.
Pueden pedirte que completes algunos formularios y les proporciones una copia firmada del registro de la empresa. Eso suele ser todo.
Gestión del correo
Incluso después de actualizar la dirección de tu empresa en todas las organizaciones que se te ocurran, todavía existe la posibilidad de que algunas personas sigan enviando correo a tu dirección anterior.
Por lo tanto, es posible que aún quieras visitar tu antigua dirección de vez en cuando para recoger todo tu correo. Si tienes una buena relación con una empleada allí, entonces puedes pedirle que monitoree tu correo por ti.
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