Cómo obtener una apostilla para la residencia en Costa Rica en 2024

Al solicitar la residencia en Costa Rica, un desafío es que algunos de tus documentos deberán estar acompañados por una «apostilla».

En este artículo, aprenderás qué es una apostilla, la diferencia entre una apostilla y tener un documento notariado, qué documentos de residencia necesitan una apostilla y cómo apostillar documentos tanto dentro de los Estados Unidos como desde dentro de Costa Rica.

También tenemos algunas pautas para lectores de Canadá y el Reino Unido.

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¿Qué es una apostilla?

Una apostilla es una certificación que demuestra que un documento público es auténtico.

El certificado de apostilla confirma que la firma, sello o estampilla en un documento público es genuino para que sea aceptado cuando se presente en otro país.

El certificado es un documento separado que acompaña al documento público original y lleva la firma y el sello de alguien autorizado por su gobierno para certificar la autenticidad de un documento público.

Solo los documentos emitidos por autoridades públicas o funcionarios públicos pueden obtener una apostilla.

En términos simples, una apostilla se usa como un medio para que un gobierno le informe a otro gobierno que el contenido del documento es auténtico para el uso internacional de documentos.

Apostilla y notario

A veces hay confusión entre tener una apostilla para un documento y tener el documento notariado.

Un notario solo puede confirmar que la firma de un cliente es auténtica mientras observa a la persona firmando un documento.

Un notario no puede confirmar que la información del documento, sellos, estampillas u otras firmas sean auténticas.

El servicio de notaría generalmente lo proporciona un bufete de abogados.

¿Qué documentos requieren una apostilla para la residencia en Costa Rica?

Al solicitar la residencia y convertirte en expatriado en Costa Rica, normalmente se necesitan estos tres documentos con una apostilla:

• Certificado de nacimiento
• Certificado de matrimonio
• Informe criminal (por ejemplo, Resumen de Identidad del FBI (verificación de antecedentes del FBI))

Puedes obtener tus documentos apostillados tanto dentro como fuera de Costa Rica.

Cómo obtener apostillas desde dentro de los Estados Unidos

Hay tres pasos principales para obtener una apostilla:

• Obtener una copia certificada
• Hacer que el documento sea notariado
• Obtener la apostilla

Veamos qué necesitas hacer para cada documento.

Certificado de nacimiento y de matrimonio

El primer paso es obtener copias certificadas de los documentos que necesites.

Por favor, ten en cuenta que las copias certificadas de los certificados de nacimiento y de matrimonio deben ser presentadas para apostillas. Las fotocopias no certificadas no son aceptadas por los agentes de apostilla.

Para obtener copias certificadas de los certificados de nacimiento y de matrimonio, visita el sitio web del CDC.

Muestra por estado el costo, la información de contacto y los procedimientos de solicitud para obtener copias certificadas.

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El sitio también proporciona enlaces directos a los sitios web de las oficinas de estadísticas vitales de cada estado para que puedas asegurarte de que la información esté actualizada.

Normalmente, debes firmar un formulario de solicitud y enviar un pago al Departamento de Registros Vitales. Cuesta alrededor de 5 a 30 USD por documento.

Notariado

Los certificados de nacimiento y matrimonio deben ser notariados por un notario autorizado. Usa un notario comisionado por un estado de EE. UU. El notario cobrará una tarifa por este servicio.

Muchos bancos y empresas ofrecen este servicio gratis para clientes, o por un cargo mínimo para no clientes.

Notarize.com también proporciona servicios de notaría en línea. (Personalmente, he utilizado este servicio, y fue excelente).

Algunos estados requieren que el documento sea notariado por un notario comisionado por el estado que emitió el documento, por lo que si usas notarios en línea, asegúrate de que puedan notarizar para ese estado.

Cuando estos dos documentos han sido notariados, ya estás listo para obtener las apostillas.

Obtener las apostillas

Dado que las apostillas deben ser otorgadas por secretarios de estado para documentos emitidos por el estado (certificados de nacimiento y de matrimonio), los solicitantes necesitarán contactar al secretario de estado del estado que emitió los documentos.

Una búsqueda en el navegador por «secretario de estado en [nombre del estado]» debería proporcionar la información de contacto. 

O puedes consultar esta página web para un listado de la información de contacto de los secretarios de estado. (Desplázate hacia abajo para encontrar la lista).

Cada estado listará sus requisitos para una apostilla en el sitio web de su secretario de estado. Es prudente verificar esto desde el principio para asegurarte de estar preparado para los requisitos de ese estado.

En la mayoría de los casos, solo es tener una copia certificada de tu documento y tenerlo notariado, pero algunos estados requieren notaría dentro del estado donde se emitió el documento.

Sigue las instrucciones dadas por el secretario de estado. La mayoría de las solicitudes de apostilla solo se aceptan por correo. Necesitarás proporcionar un correo de retorno prepagado con tu solicitud. Se cobrará una tarifa por este servicio.

Verificación de antecedentes del FBI

En el caso de una verificación de antecedentes del FBI o prueba de que uno no tiene antecedentes penales, los solicitantes de Estados Unidos tendrán que visitar este sitio web: https://www.edo.cjis.gov/.

Sigue los pasos en la sección «Obtención de su resumen de historia de identidad». Te dirá todo lo que necesitas saber para obtener tanto las huellas dactilares oficiales requeridas para el informe como los pasos a completar para obtener el informe.

El gobierno de Costa Rica también requiere que las verificaciones de antecedentes del FBI sean apostilladas.

Dado que este es un documento federal, necesitará obtener una apostilla del Departamento de Estado de EE. UU. Las instrucciones para este proceso están descritas aquí según la información del Departamento de Estado en el sitio web del Departamento de Estado de EE. UU..

Las solicitudes de apostillas solo se pueden hacer por correo al Departamento de Estado. Incluye lo siguiente en tu paquete de correo:

1. Un documento original de resumen de historia de identidad (verificación de antecedentes del FBI o historia criminal) del FBI, no una fotocopia.
2. El formulario de solicitud impreso completado en: https://eforms.state.gov/Forms/ds4194.PDF. Indica el país de uso del documento en la Sección 4.
3. Tarifas requeridas. Las tarifas de autenticación son 20 USD por documento para todos los servicios. Las tarifas se pagan al Departamento de Estado de EE. UU. por cheque o giro postal. No pueden aceptar cheques temporales, iniciales o bancarios. Todos los números de cheque deben ser superiores a 100 y con una fecha dentro de los últimos seis meses.
4. Un sobre pre-pagado y auto-dirigido para el retorno de tu documento a una dirección de los Estados Unidos. Usa USPS o UPS. Por favor, no use FedEx. Se recomienda el correo rastreable de USPS. Recibirás una actualización cuando tu correo haya llegado al centro de distribución de correo en Sterling, VA, pero no a la ubicación física de la oficina en Washington, DC.
5. Envía el paquete con todo lo listado arriba a la siguiente dirección: Oficina de Autenticaciones Departamento de Estado de EE. UU. CA/PPT/S/TO/AUT 44132 Mercure Circle P.O. Box 1206 Sterling, VA 20166-1206

El sitio web del Departamento de Estado indica que las solicitudes de apostilla se procesarán 11 semanas a partir de la fecha en que se reciba.

Servicio de apostilla

Cabe señalar que existen empresas de servicio de apostilla que se encargan de todos los detalles mencionados por ti si no deseas completar el proceso por ti mismo.

Los certificados de nacimiento, certificados de matrimonio y los informes de antecedentes del FBI aún deben ser obtenidos por la persona individualmente, pero los servicios en línea pueden encargarse de la parte restante del procedimiento para la apostilla por una tarifa.

Cómo obtener apostillas desde dentro de Costa Rica

Independientemente de si el solicitante está presente en los Estados Unidos o en Costa Rica, la persona aún debe obtener las copias certificadas de los certificados de nacimiento y matrimonio y la verificación de antecedentes del FBI.

Hay dos maneras de hacerlo: 

• tener a alguien con una dirección en EE. UU. que lo haga en tu nombre
• Usar un abogado de inmigración

Hazlo en tu nombre

Es posible que los individuos pasen por el mismo proceso mencionado anteriormente (dentro de los Estados Unidos) desde Costa Rica, pero requiere que tengas a alguien con una dirección en EE. UU. que pueda recibir tu certificado de nacimiento o tu certificado de matrimonio certificado, así como tu verificación de antecedentes del FBI por correo y luego enviártelo a Costa Rica ya sea a través de servicios como DHL o Correo de los EE. UU. (muy lento) o mensajería personal.

Luego, los documentos serían presentados junto con tu solicitud de residencia en Costa Rica.

Usar un abogado de inmigración

La mayoría de las personas dentro de Costa Rica que necesitan apostillas para documentos de EE. UU. utilizan abogados de inmigración o servicios que están equipados para asegurar apostillas.

Esto reduce el tiempo, la confusión y los errores.

Si usas un abogado o servicio de inmigración, generalmente puedes enviar los certificados certificados y la verificación de antecedentes del FBI directamente al abogado o servicio, y luego ellos se encargarán de allí y guiarán tus documentos a través del proceso de apostilla.

Por lo general, tienen oficinas en los EE. UU., por lo que pueden facilitar las cosas con mucha más facilidad. Puede ser un proceso complicado para abordar por cuenta propia, por lo que se recomienda usar un abogado de inmigración o un servicio que esté calificado y tenga experiencia en la obtención de apostillas.

Si estás utilizando un abogado o servicio de inmigración para tu proceso de residencia en general, elige uno que pueda ayudarte con el proceso de apostilla. Si no pueden, pregúntales quién puede ayudarte.

Un servicio de apostilla de confianza dentro de Costa Rica para documentos de EE. UU. es William Edward Licht. La información sobre sus servicios, precios y requisitos se puede encontrar en su sitio web. 

Él puede asistir con todo el proceso, incluso ayudando a facilitar la obtención de certificados de nacimiento/matrimonio certificados y verificaciones de antecedentes del FBI. 

No he utilizado personalmente este servicio; sin embargo, he correspondido directamente con él en varias ocasiones. Es bien conocido en Costa Rica y se informa que ofrece servicios de apostilla eficientes y profesionales.

Las apostillas específicamente para un Resumen de Historia de Identidad del FBI (verificación de antecedentes) se pueden obtener en línea en https://fbiapostilleservices.com/. Este servicio procesa cientos de apostillas del FBI mensualmente y tiene un tiempo de respuesta de 2-3 semanas. El costo es de 150 USD por documento. Saben exactamente qué se necesita hacer para obtener una apostilla del FBI rápida y eficientemente.

¿Puedo obtener un servicio de apostilla en la embajada?

Los servicios de apostilla no son proporcionados por las embajadas de Estados Unidos, Canadá o el Reino Unido en Costa Rica.

Apostilla para canadienses

Los procedimientos para apostillas y otros servicios de autenticación para documentos canadienses cambiaron significativamente el 11 de enero de 2024 debido a que Canadá se unió al Convenio de La Haya.

La información sobre apostillas y autenticación de documentos se puede encontrar en el sitio web del Gobierno de Canadá.

Apostille for UK Citizens

Apostilla para ciudadanos del Reino Unido Los procedimientos para apostillas en el Reino Unido se pueden encontrar aquí en el sitio web del Gobierno del. 

Reino Unido

Los precios están listados y van de 35 a 100 libras esterlinas, dependiendo de si es en papel o electrónico.

Ahora, para ti

Mientras que el proceso parece complicado, es un proceso sencillo.

Sin embargo, si ya estás dentro de Costa Rica, usar un abogado de inmigración puede ser tu única opción que te quede. Entonces, si planeassolicitar la residencia en Costa Rica