عام: كم من الوقت يجب أن تحتفظ بوثائق الشركة؟

تعتبر تايلاند بلد الأعمال الورقية. هذا صحيح عندما تُدير عملاً هنا. كل شيء تقوم به يتطلب أكوامًا من الأوراق. حتى لو كان شيئًا مثل تحديث عنوانك في البنك، تحتاج على الأقل إلى خمسة مستندات مختلفة.  

عندما تتراكم الأوراق، في النهاية، سيكون مكتبك مليئًا بالمستندات.

في هذه المقالة، سنرشدك خلال أنواع المستندات التي يجب عليك الاحتفاظ بها في تايلاند، وكيفية القيام بذلك.  

التراخيص والشهادات

عند استلام أي ترخيص أو شهادة، يجب عليك مسحها وحفظها في مكان آمن في جميع الأوقات.  

يتضمن ذلك شهادة تسجيل شركتك والمستندات الأخرى التي تحصل عليها عند تأسيس شركة، شهادة تسجيل ضريبة القيمة المضافة، شهادة الترويج من BOI، وغيرها من التراخيص لتشغيل عملك.

غالبًا لن تحتاج إليها. ولكن قد يطلبها شخص ما من حين لآخر.  

المستندات المحاسبية

يجب الاحتفاظ بجميع المستندات المحاسبية لمدة لا تقل عن 10 سنوات. قد تسمع البعض يقولون إن سبع سنوات تكفي.  

بينما يكون هذا صحيحًا في مرحلة ما، ينص القانون على أن ضباط التدقيق من دائرة الإيرادات لديهم السلطة لفحص المستندات المحاسبية حتى 10 سنوات.  

إذا لم يكن لدى مكتبك مساحة كافية للاحتفاظ بالمستندات لمدة 10 سنوات، يجب أن تحتفظ على الأقل بالعام الأخير من المستندات المحاسبية لديك. يمكن الاحتفاظ بالتسع سنوات الأخرى في منشأة تخزين ذاتي.  

المستندات المحاسبية هنا تعني جميع المستندات المتعلقة بنفقات شركتك، إيراداتها، إقرارات الضرائب، البيانات المالية، وما إلى ذلك.  

العقود

حفظ العقود يحميك إذا حدثت دعاوى قضائية أو نزاعات في المستقبل.  

عدد السنوات التي تحتاج للاحتفاظ بها يعتمد على غرض العقد ومدته.  

بشكل عام، يكون كما يلي:

• إذا كان عقد عمل يتعلق بالتعويض، احتفظ به لمدة 10 سنوات
• إذا كان متعلقًا بتقديم الضرائب، احتفظ به لمدة 10 سنوات
• إذا كان متعلقًا بموظف، بما في ذلك عقد الموظف، والراتب، وقت العمل الإضافي، وما إلى ذلك، احتفظ به لمدة سنتين

مستندات الموظفين

يجب عليك الاحتفاظ بجميع المستندات المتعلقة بالموظفين لمدة سنتين بعد مغادرة الموظف الشركة، لنفس السبب في الحفاظ على العقد: لمنع موظف معين من رفع قضية ضدك في المحكمة.  

ولكن عندما يتعلق الأمر بمستندات الموظفين المتعلقة بتقديم الضرائب، يجب الاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات.  

مستندات أخرى

بالنسبة للمستندات الأخرى الغير هامة، بما في ذلك الطلبات، يجب الاحتفاظ بها لمدة سنة قبل التخلص منها.  

شركات التخزين الذاتي

مع جميع المستندات التي تحتاج للاحتفاظ بها، يصعب الاحتفاظ بكل شيء في مكتبك. هنا تأتي دور شركات التخزين الذاتي.  

بالنسبة لشركتنا، نستخدم DataSafe. يفرضون رسومًا مقدارها 10-15 باهت لكل صندوق، شهريًا. كل صندوق يمكن أن يستوعب أوراق بحجم A4 تصل إلى 1,000 ورقة.  

نقوم باستدعائهم لإعطائنا صناديقهم. نصنع رمزنا الداخلي لكل صندوق، نضع مستنداتنا فيه، ونتصل بهم ليأخذوها.  

لدينا ملف منفصل للرمز الداخلي لنوضح لنا ما هي المستندات التي يتم الاحتفاظ بها معهم.  

عندما نحتاج إلى مستند، نخبرهم بالرمز، ويقومون بتسليمه إلينا خلال 24 ساعة.

نقطة مهمة جدًا هي أنه إذا قمت بتخزين مستنداتك المحاسبية معهم، يجب عليك إبلاغ دائرة الإيرادات كل عام. هذا مطلوب بموجب القانون التايلاندي.  

DataSafe تخبرنا ما هي الوثائق التي نحتاجها وتذكرنا عند الحاجة إلى القيام بذلك.