Thailand is het land van papierwerk. Dit geldt zeker als je hier een bedrijf runt. Alles wat je doet vereist stapels papierwerk. Zelfs als het gaat om iets simpels als je adres bij de bank wijzigen, heb je minstens vijf verschillende documenten nodig.
Wanneer het papierwerk zich opstapelt, zal je kantoor uiteindelijk vol staan met documenten.
In dit artikel zullen we je begeleiden bij de soorten documenten die je in Thailand moet bewaren, en hoe je dat doet.
Vergunningen en Certificaten
Bij ontvangst van een vergunning of certificaat, dien je deze te scannen en altijd op een veilige plaats te bewaren.
Dit omvat je bedrijfsregistratiecertificaat en andere documenten die je krijgt bij het opzetten van een bedrijf, het btw-registratiecertificaat, het BOI-promotiecertificaat en andere vergunningen voor het voeren van je bedrijf.
Meestal heb je ze niet nodig. Maar van tijd tot tijd kan iemand erom vragen.
Boekhoudkundige Documenten
Je moet alle boekhoudkundige documenten gedurende ten minste 10 jaar bewaren. Je hoort misschien van sommige mensen dat zeven jaar voldoende is.
Hoewel dat op een bepaald moment waar is, stelt de wet dat auditmedewerkers van het belastingkantoor bevoegd zijn om boekhoudkundige documenten tot 10 jaar te inspecteren.
Als je kantoor niet genoeg ruimte heeft om de documenten 10 jaar te bewaren, zorg dan dat je tenminste het laatste jaar aan boekhoudkundige documenten bij je hebt. De overige negen jaar kunnen in een externe opslagfaciliteit worden bewaard.
Boekhoudkundige documenten op deze plaats betekent alle documenten die betrekking hebben op je bedrijfsuitgaven, inkomsten, belastingaangiften, financiële overzichten enzovoort.
Contracten
Het bewaren van contracten beschermt je als er in de toekomst rechtszaken of geschillen ontstaan.
Het aantal jaren dat je ze moet bewaren hangt af van het doel van het contract en de duur ervan.
In het algemeen gaat het zo:
- als het een zakelijk contract betreft met compensatie, bewaar het dan 10 jaar
- als het betrekking heeft op de belastingaangifte, bewaar het dan 10 jaar
- als het betrekking heeft op een werknemer, inclusief een arbeidsovereenkomst, salaris, overurenbetaling, enzovoort, bewaar het dan twee jaar
Personeelsdocumenten
Je moet alle personeelsgerelateerde documenten gedurende twee jaar bewaren nadat een werknemer de firma heeft verlaten, om dezelfde reden als het bewaren van het contract: om te voorkomen dat een bepaalde werknemer een zaak tegen je aanspant bij de rechtbank.
Maar als het gaat om personeelsdocumenten die gerelateerd zijn aan belastingaangiften, moet je ze 10 jaar bewaren.
Andere Documenten
Voor andere onbelangrijke documenten, waaronder aanvragen, moet je deze één jaar bewaren voordat je ze vernietigt.
Opslagbedrijven
Met alle documenten die je moet bewaren, is het moeilijk om alles op je kantoor te bewaren. Dit is waar opslagbedrijven van pas komen.
Voor ons bedrijf gebruiken we DataSafe. Ze rekenen 10-15 baht per doos per maand. Elke doos kan 1.000 A4-papieren bevatten.
We bellen ze om ons hun dozen te geven. We maken onze interne code in elke doos, stoppen onze documenten erin en bellen ze om het op te halen.
We hebben een apart bestand voor de interne code, zodat we weten welke documenten bij hen worden bewaard.
Wanneer we een document nodig hebben, geven we hen de code door en zij leveren het binnen 24 uur.
Eén cruciaal punt is dat als je je boekhoudkundige documenten bij hen opslaat, je jaarlijks het belastingkantoor moet inlichten. Dit is wettelijk vereist in Thailand.
DataSafe vertelt ons welke documenten we nodig hebben en herinnert ons wanneer we dat moeten doen.
English: 
Español: 
中文 (中国): 
Русский: