Tailandia es la tierra del papeleo. Esto es cierto cuando tienes un negocio aquí. Todo lo que haces requiere montones de papeleo. Incluso si es algo como actualizar tu dirección en un banco, necesitas al menos cinco documentos diferentes.
Cuando el papeleo se acumula, al final, tu oficina estará llena de documentos.
En este artículo, te guiaremos sobre los tipos de documentos que deberías conservar en Tailandia y cómo hacerlo.
Licencias y Certificados
Al recibir cualquier licencia o certificado, deberías escanearlos y mantenerlos en un lugar seguro siempre.
Esto incluye tu certificado de registro de la empresa y otros documentos que obtienes al establecer una empresa, certificado de registro de IVA, certificado de promoción BOI y otras licencias para operar tu negocio.
La mayoría de las veces no los necesitarás. Pero alguien puede solicitarlos de vez en cuando.
Documentos Contables
Deberías conservar todos los documentos contables al menos 10 años. Puede que escuches a algunas personas decir que siete años son suficientes.
Aunque es cierto en cierto punto, la ley establece que los auditores del Departamento de Ingresos tienen autoridad para inspeccionar documentos contables hasta por 10 años.
Si tu oficina no tiene suficiente espacio para guardar los documentos durante 10 años, deberías tener al menos el último año de documentos contables contigo. Los otros nueve años pueden guardarse en una instalación de autoalmacenamiento.
Los documentos contables en este contexto significan todos los documentos relacionados con los gastos de tu empresa, ingresos, recibos de presentación de impuestos, estados financieros, y demás.
Contratos
Guardar los contratos te protege si ocurren demandas o disputas en el futuro.
El número de años que necesitas conservarlos depende del propósito del contrato y su duración.
En general, es así:
- si es un contrato comercial que involucra compensación, consérvalo durante 10 años
- si está relacionado con la presentación de impuestos, consérvalo durante 10 años
- si está relacionado con un empleado, incluyendo contrato laboral, salario, pago de horas extras, etc., consérvalo durante dos años
Documentos del Empleado
Deberías conservar todos los documentos relacionados con empleados durante dos años después de que el empleado deje la empresa por la misma razón que mantener el contrato: para prevenir que un empleado determinado presente un caso contra ti en los tribunales.
Pero cuando se trata de documentos de empleados relacionados con la presentación de impuestos, deberías conservarlos durante 10 años.
Otros Documentos
Para otros documentos no importantes, incluidas las solicitudes, necesitas conservarlos durante un año antes de destruirlos.
Compañías de Autoalmacenaje
Con todos los documentos que necesitas conservar, es difícil guardar todo en tu oficina. Es aquí donde entran en juego las compañías de autoalmacenaje.
Para nuestra empresa, usamos DataSafe. Cobran 10-15 baht por caja, al mes. Cada caja puede contener 1.000 hojas de papel A4.
Les llamamos para que nos proporcionen sus cajas. Creamos nuestro código interno en cada caja, ponemos nuestros documentos dentro y les llamamos para que las recojan.
Tenemos un archivo separado para el código interno que nos permite saber qué documentos están siendo almacenados con ellos.
Cuando necesitamos un documento, les decimos el código y nos lo entregan en 24 horas.
Un punto crucial es que si almacenas tus documentos contables con ellos, necesitas informar al Departamento de Ingresos cada año. Es un requisito de la ley tailandesa.
DataSafe nos dice qué documentos necesitamos y nos recuerda cuándo debemos hacerlo.
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